Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Brawijaya dimulai sejak terbentuknya Benefit Monitoring Evaluation (BME) pada tahun 2003 yaitu organisasi yang dibentuk oleh Rektor dan berfungsi melaksanakan Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) Program Hibah Kompetisi (PHK) Dikti Due-Like dan TPSDP yang diperoleh UB. Bertambahnya fungsi yang tidak hanya melaksanakan monevin PHK, namun juga mengembangkan sistem penjaminan mutu akademik dan akreditasi program studi (prodi), maka nama BME berubah menjadi Pusat Jaminan Mutu (PJM) pada tahun 2005. Selanjutnya, sistem penjaminan mutu yang semula dikembangkan pada tahun 2005 adalah Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) dan dikonversi menjadi SPMI pada tahun 2007 dengan mencakup bidang akademik dan non akademik.

Pengembangan SPMI UB Tahun 2003 s.d sekarang

 

SPMI tersebut disusun dan dijalankan sesuai kebijakan dan regulasi yang berlaku di tingkat nasional dan internasional. Pelaksanaan dan pengembangan SPMI di UB dimaksudkan sebagai kegiatan integral untuk mencapai standar/kriteria Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) yang diterapkan melalui akreditasi, sertifikasi dan pengakuan-pengakuan lain. Untuk itu, skema penjaminan mutu di UB menggabungkan SPMI dan SPME untuk pencapaian mutu yang ditetapkan.

Skema Penjaminan Mutu UB

Secara umum, SPMI tersebut memiliki tujuan sebagai berikut:

  1. Mencapai visi-misi melalui pemenuhan standar mutu dengan cara perbaikan berkelanjutan/continous improvement), menggunakan manajemen berbasis proses;
  2. Kepuasan pelanggan (customer satisfaction);
  3. Kepuasan pelanggan terpelihara (customer care).

Secara khusus SPMI UB memiliki tujuan sebagai berikut:

  1. Meningkatkan kinerja manajemen unit kerja di lingkungan UB dengan: (a) Memenuhi standar mutu atau sasaran mutu yang telah ditetapkan, sehingga visi dan misi UB dapat dicapai; (b) Meningkatkan pelayanan, sehingga dapat memenuhi harapan atau kepuasan pengguna jasa layanan;
  2. Meningkatkan akreditasi/sertifikasi Institusi, Program Studi dan laboratorium;
  3. Mendapatkan pengakuan eksternal dan peningkatan reputasi;
  4. Akselerasi pencapaian World Class Entrepreneurial University (WCEU).

Untuk menginisiasi SPMI, UB menerapkan langkah-langkah yang disebut “siklus penjaminan mutu”, yaitu OSDAT yang diturunkan dari siklus manajemen Plan Do Check Action (PDCA). Terkait standar mutu, pada prinsipnya OSDAT ini menyerupai siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan Standar). OSDAT memiliki singkatan dari:

  1. Menyusun organisasi penjaminan mutu (O);
  2. Menyusun sistem berupa Kebijakan dan Sistem Dokumen (standar mutu, manual mutu, manual prosedur dan instruksi kerja) (S);
  3. Sistem dijalankan (sosialisasi dan menjadi acuan kerja) (D);
  4. Melakukan Audit Internal Mutu (AIM). (satu siklus penjaminan mutu) (A);
  5. Tindak Lanjut (T).
Siklus SPMI di UB

 

Secara umum, organisasi penjaminan mutu di UB adalah unit kerja fungsional yang melekat dengan unit kerja struktural, sehingga dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi (Tupoksi) selalu melibatkan pejabat struktural. Dalam hal ini, antara unit penjaminan mutu di universitas (Pusat Jaminan Mutu PJM), fakultas/program (Gugus Jaminan Mutu GJM) dan jurusan/PS (Unit Jaminan Mutu UJM) terdapat hubungan koordinasi, serta masing-masing bertanggung jawab terhadap pimpinan unit kerja (Gambar 1.4).

Organisasi Penjaminan Mutu UB

Pusat Jaminan Mutu (PJM) di tingkat universitas mempunyai tugas pokok membantu Rektor dalam menyusun dan mengkoordinasikan implementasi SPMI di UB. Sesuai mandat tersebut, maka struktur organisasi PJM disesuaikan dengan kebutuhan pemenuhan tugas dan fungsi.

Struktur Organisasi PJM UB

Pusat Jaminan Mutu (PJM) UB memiliki visi “membudayakan sistem penjaminan mutu internal (SPMI) di UB dalam rangka menuju world class enterpreneurial university”. Untuk mewujudkan visi tersebut, PJM UB menetapkan misi berikut:

  1. Mengembangkan dan mengimplementasikan SPMI di UB secara berkelanjutan.
  2. Berpartisipasi aktif dalam pengembangan early warning system.
  3. Menjadikan UB sebagai center of excellence dalam SPMI.

Pelaksanaan SPMI UB juga dalam rangka menyiapkan penjaminan mutu eksternal (akreditasi nasional BAN-PT/LAM, akreditasi/sertifikasi internasional, sertifikasi ISO 9001 untuk seluruh unit kerja UB, akreditasi ISO 17025 untuk Laboratorium Uji/Kalibrasi dan Standar Pelayanan Prima Kementerian PAN-RB), sehingga Pusat Jaminan Mutu UB membangun SPMI dengan model yang khas UB, yaitu sistem penjaminan mutu yang menggabungkan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPMPT) DIKTI, SMM ISO 9001, sistem akreditasi BAN-PT/LAM, Standar Pelayanan Prima serta kriteria akreditasi/sertifikasi internasional.

Sistem dokumentasi UB mengacu pada sistem dokumentasi SPMPT (Dikti) yang diintegrasikan dengan sistem dokumentasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001, sehingga sistem dokumentasi SPMI menjadi khas UB. Dokumen SPMI terdiri dari dokumen induk dan dokumen mutu. Dokumen induk menjadi acuan dalam penyusunan dokumen mutu.

* Sesuai persyaratan dokumentasi SPMI (Permenristekdikti 62/2016)
** Bersifat opsional sesuai kebijakan fakultas
*** Meliputi rencana strategis pengembangan keilmuan masing-masing PS