Ditulis pada tanggal 6 Juni 2018, oleh admin, pada kategori Berita

linguas_no_mundoSesuai dengan himbauan dari Bagian Kerjasama UB pada hari Kamis 31 Mei 2018, maka dengan ini kami informasikan prosedur baru untuk pengurusan Surat Persetujuan Sekretariat Negara (SP Setneg) dan Paspor Dinas.

Adapun peraturan umum yang sementara ini disampaikan adalah :

  • Semua perjalanan dinas luar negeri (PDLN) baik itu kunjungan, tugas belajar, seminar/conference, dan PDLN lain harus mengajukan persetujuan melalui Bagian Kerjasama Kantor Pusat UB (Gedung Rektorat lantai 2)
  • Persetujuan PDLN maks. harus diajukan 1 bulan sebelum pelaksanaan (untuk pengurusan paspor dinas maka maks. 2 bulan sebelumnya harus diajukan) kepada Bagian Kerjasama Kantor Pusat UB. Lebih dari itu, tidak akan diproses
  • Prosedur untuk mengajukan persetujuan PDLN adalah dengan menyediakan softcopy dokumen sebagai berikut dalam bentuk pdf :
    1. Daftar Riwayat Hidup/Curriculum Vitae, dan di dalamnya harus mencantumkan nomor handphone yang aktif
    2. KTP
    3. Surat Tugas dari Rektor untuk melakukan PDLN
    4. Surat Pengantar dari Rektor UB ditujukan kepada Dikti untuk pemrosesan izin PDLN
    5. Surat Undangan/Invitation Letter
    6. Surat Jaminan Pembiayaan selama kunjungan/Guarantee Letter
    7. Jadwal/Itinerary PDLN
    8. Poster kegiatan yang akan dihadiri jika ada
    9. Pas Foto dengan standar ICAO dan kualitas studio foto
    10. Dokumen MoU jika agenda PDLN adalah penandatanganan MoU
    11. Kartu Pegawai yang sudah dilegalisir
    12. SK Pegawai yang sudah dilegalisir
    13. Akta lahir, bagi yang mengurus paspor dinas
    14. Kartu Keluarga, bagi yang mengurus paspor dinas
    15. Formulir Paspor Dinas, bagi yang mengurus paspor dinas
  • Softcopy dokumen diatas dikirim ke email : kerjasama@ub.ac.id (dengan kontak person Ibu Pranatalia sbg Kasubbag Kerjasama UB dan Pak Adhi Poejo sbg operator PDLN Online)
  • Prosedur pelaksanaan PDLN di lingkungan UB akan disosialisasikan dalam waktu dekat kepada civitas UB

Untuk tugas belajar, ada sedikit perbedaan di bagian persyaratan dokumen yaitu sebagai berikut :

  1. Daftar Riwayat Hidup/Curriculum Vitae, dan di dalamnya harus mencantumkan nomor handphone yang aktif
  2. Surat Perjanjian Tugas Belajar versi Dikti dengan materai
  3. Surat Izin dari Rektor untuk melakukan tugas belajar
  4. Surat Pengantar dari Rektor UB ditujukan kepada Dikti untuk pemrosesan izin tugas belajar
  5. Letter of Acceptance
  6. Surat Jaminan Pembiayaan/Guarantee Letter
  7. Jadwal PDLN
  8. Pas Foto dengan standar ICAO dan kualitas studio foto
  9. Kartu Pegawai yang sudah dilegalisir
  10. SK Pegawai yang sudah dilegalisir
  11. KTP
  12. Akta lahir, bagi yang mengurus paspor dinas
  13. Kartu Keluarga, bagi yang mengurus paspor dinas
  14. Formulir Paspor Dinas, bagi yang mengurus paspor dinas