Sosialisasi dan Konversi Dokumen SPMI UB

Menindaklanjuti sosialisasi tentang Kebijakan SPMI di UB pada tanggal 14 Juni 2017 yang lalu, maka PJM mengadakan kembali sosialisasi teknis konversi dan penyusunan dokumen SPMI pada hari Jum’at, tanggal 29 September 2017.

Sosialisasi ini diperuntukkan bagi para Ketua Gugus Jaminan Mutu (GJM) Fakultas/Program di UB. Kegiatan ini bertempat di Gedung Layanan Bersama UB, Lantai 4. Sosialisasi ini sebagai jawaban atas kebutuhan dokumen SPMI di UB yang mengikuti Permenristekdikti Nomor 62 Tahun 2016 tentang SPM-Dikti, serta untuk memenuhi persyaratan SMM ISO 9001.

Berikut ini bahan sosialisasinya (download link menggunakan otentifikasi):

UB luncurkan Program Kompetisi Peningkatan Mutu dan Relevansi Laboratorium (PK-PMRL)

Quality LabUniversitas Brawijaya (UB) memiliki mandat menjadi World Class Enterpreneurial University, dengan tahapan pengembangan dalam Rencana Strategis (Renstra) UB. Dalam Renstra tahun 2016-2019, telah ditargetkan UB mencapai daya saing di tingkat Asia tahun 2020 dan tingkat global pada tahun 2025. Untuk mencapai target daya saing tersebut, maka peningkatan kualitas layanan dan kualitas aspek akademik, termasuk kualitas layanan laboratorium merupakan prioritas utama.

Dalam 10 tahun terakhir, telah disadari bahwa ketersediaan dan relevansi peralatan laboratorium untuk mendukung proses pendidikan dan penelitian, dinilai perlu ditingkatkan. Pengadaan dan pembaruan peralatan laboratorium secara masif sudah dilakukan lebih dari 10-15 tahun yang lalu. Beberapa program studi mendapatkan pendanaan hibah pengembangan dari Dikti, dan sebagian dana telah dialokasikan untuk keperluan pengembangan laboratorium. Pengadaan dan pembaruan peralatan selanjutnya dilakukan melalui pendanaan mandiri UB, dengan jumlah relatif terbatas, karena selama ini prioritas masih pada penyediaan prasarana dasar (gedung).

Guna menindaklanjuti temuan AIM UKPA Labortorium siklus 5 tahun 2016, UB mengalokasikan anggaran untuk peningkatan mutu dan relevansi layanan laboratorium untuk mendukung pengembangan laboratorium, baik dalam hal kuantitas maupun kualitas peralatan melalui Program Kompetisi Peningkatan Mutu dan Relevansi Laboratorium (PK-PMRL). Program PK-PMRL UB ini sekaligus merupakan program perencanaan pengembangan peralatan laboratorium yang ditujukan untuk meningkatkan mutu dan relevansi pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat berupa penerapan produk IPTEK, serta meningkatkan layanan penggunaan laboratorium dan resource sharing. Pengembangan laboratorium dilakukan melalui mekanisme terbuka menggunakan pendekatan merit based berdasarkan usulan dari masing-masing laboratorium. Selanjutnya usulan dipergunakan oleh pimpinan UB (Rektor) sebagai bahan pertimbangan untuk menentukan prioritas pengadaan peralatan.

Sasaran dari program ini adalah Laboratorium-laboratorium yang berada di bawah pengelolaan fakultas dan atau jurusan yang telah ditetapkan oleh Dekan atau Rektor dan menyelenggarakan layanan untuk kegiatan pendidikan dan atau penelitian. Keberadaan laboratorium ditunjukkan dengan adanya SK penetapan oleh Dekan atau Rektor sebelum tanggal 25 Agustus 2017. Laboratorium dimaksud sudah menyelenggarakan kegiatan praktikum dan atau kegiatan penelitian untuk pengerjaan tugas akhir mahasiswa (skripsi, thesis, disertasi) dan penelitian dosen.

Program PK-PMRL menggunakan mekanisme kompetisi melalui pengajuan proposal pengadaan peralatan laboratorium oleh Kepala/Ketua Laboratorium yang diketahui oleh Dekan. Proposal disusun dengan mengikuti panduan penyusunan proposal dan diajukan pada tanggal 16 Oktober 2017 di Ruang Pusat Jaminan Mutu (PJM) UB. Panduan Penyusunan Proposal PK-PMRL bisa diunduh DISINI menggunakan akun e-mail official ub.ac.id.

Proposal akan dinilai sesuai dengan deskripsi pada panduan yang bersifat kuantitatif dan kualitatif oleh dua orang reviewer. Selanjutnya, hasil penilaian akan disampaikan kepada Rektor sebagai bahan pertimbangan untuk memutuskan alokasi anggaran pengadaan peralatan laboratorium yang akan dibebankan pada dana PNBP atau APBN UB pada tahun 2018.

Sosialisasi PK-PMRL diadakan untuk Dekan dan Kepala Laboratorium prodi eksakta dan humaniora di Ruang Auditorium Ir. Surjono, Gedung Dekanat Fakultas Teknik Lantai 2 pada hari Selasa, 12 September 2017 jam 09.00-11.00, dipimpin langsung oleh Rektor, Prof. Dr. Ir Mohammad Bisri, MS. Ketua tim pelaksana PK-PMRL (Dr.Eng. Setyawan P. Sakti, MSc.) akan mempresentasikan teknis pelaksanaan hibah dilanjutkan dengan diskusi. Materi presentasi penjelasan PK-PMRL dapat diunduh DISINI. Informasi lebih lanjut terkait program kompetisi ini bisa diperoleh dengan menghubungi Sdr. Dian Wahyu Yunianto, SAB. di Ruang PJM, Gedung Layanan Bersama UB Lantai 4.

Keberhasilan Program Studi di Universitas Brawijaya yang telah mendapatkan Akreditasi dari BAN – PT

PUSAT JAMINAN MUTU

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Menyampaikan Selamat atas keberhasilan Program Studi:

  1. S1 Sastra Jepang (FIB)
  2. S1 Agrobisnis (FP)
  3. S1 Agroekoteknologi (FP)
  4. S2 Ilmu Ekonomi (FEB)
  5. S2 Kimia (FMIPA)

Atas keberhasilannya yang telah meraih Akreditasi A dari BAN-PT untuk Periode 2017 – 2022

Semoga kedepannya Program Studi yang lain bisa mengikuti dan mendapat Akreditasi A

Pesyaratan pencairan dana bantuan penyusunan Borang Akreditasi dan bantuan dana Visitasi Akreditasi

Dalam upaya peningkatan Akreditasi PS (Program Studi) di Universitas Brawijaya, maka PJM (Pusat Jaminan Mutu) memberikan bantuan dalam penyusunan borang akreditasi dan bantuan dana untuk visitasi akreditasi, tetapi semua itu mempunyai syarat dan ketentuan yang harus dipenuhi, syarat dan ketentuannya sebagai berikut

A.  Syarat – Syarat  Pengajuan  Bantuan dana  Penyusunan Borang Akreditasi.

  1. Prodi mengajukan bantuan dana penyusunan borang akreditasi kepada  Wakil Rektor II dengan melampirkan  bukti tanda terima  dokumen atau berita acara/ validasi  dari  Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT)/LAM-PTKes
  2. Pengajuan sudah di setujui oleh Wakil  Rektor II dengan mendisposisi pada  Kepala  Biro Keuangan.
  3. Kepala Biro Keuangan memeriksa dan mendisposisikan kepada Kabag. Keuangan.
  4. Kabag Keuangan mendisposisi kepada  Kasubag.Pengeluaran, Kasubag Pengeluaran mendisposisikan pada Pusat Jaminan Mutu  Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan mutu (LP3M) .
  5. Ketua / Sekretaris LP3M  membuat Surat Perintah Membayar kepada Bendahara Pengeluaran Pembantu  (BPP) PJM
  6. BPP PJM  membayarkan  bantuan dengan ketentuan yang berlaku untuk tahap pertama. Sebesar  70%  dan 30 % sisanya diberikan apabila SPJ dan bukti pendukung telah lengkap.

Syarat pencairan PS menyerahkan  laporan kegiatan  sebanyak 3 rangkap.

Laporan kegiatan terdiri dari.

1.       Latar belakang.

2.       Tujuan.

3.       Pelaksanaan kegiatan.

4.       Tempat dan Jadwal Pelaksanaan.

5.       Anggaran .

Lampiran.

  1. Penggunaan  dana bantuan untuk membayar Honorarium Penyusun dan Tim Pendukung  dibayarkan pajak sesuai dengan pangkat dan Golongan  Gol.I dan II. Rp. 0. Golongan III dibayarkan Pajak 5% dan  Golongan IV dibayarkan Pajak  sebesar 15 %.
  2. Untuk Pembelian konsumsi  dan  jasa dibayarkan pajak 2 % dari Pembelian dan harus dilampiri  daftar  Hadir..
  3. PS membuat  DRK  untuk masing – masing transaksi dan di legaliasi oleh toko,  dan  diketahui  oleh Ketua  Program Studi  atau pejabat yangbertanggungjawab.
  4. Apabila sudah lengkap  dokumen di Jilid dan dikirimkan ke PJM.
  5. PJM mencairkan bantuan dana  yang 30 %

B.  Syarat – Syarat  Pengajuan  Bantuan dana  Visitasi  Akreditasi.

  1. Prodi Mengajukan bantuan dana penyusunan borang akreditasi kepada  Wakil Rektor II dengan melampirkan  bukti tanda terima  dokumen atau berita acara/ validasi  dari  Badan Akreditasi Nasional Perguruan tinggi (BAN-PT)/LAM-PTKes
  2. Pengajuan sudah di setujui oleh Wakil  Rektor II dengan mendisposisi pada  Kepala  Biro Keuangan.
  3. Kepala Biro Keuangan memeriksa dan mendisposisikan kepada Kabag. Keuangan.
  4. Kabag Keuangan mendisposisi kepada  Kasubag.Pengeluaran, Kasubag Pengeluaran mendisposisikan Pada Pusat Jaminan Mutu  Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan mutu (LP3M) .
  5. Ketua / Sekretaris LP3M  membuat Surat Perintah Membayar Kepada Bendahara Pengeluaran Pembantu  PJM
  6. BPP PJM  membayarkan  bantuan dengan ketentuan yang berlaku untuk tahap pertama. Sebesar  70%  dan 30 % sisanya diberikan apabila SPJ dan bukti pendukung telah lengkap.

Syarat- Syarat  SPJ yang dikumpulkan terdiri dari 3 rangkap.

Laporan kegiatan Terdiri dari.

1.       Latar belakang.

2.       Tujuan.

3.       Pelaksanaan kegiatan.

4.       Tempat dan Jadwal Pelaksanaan.

5.       Anggaran .

6.       Berita Acara  Visitasi Akreditasi

Lampiran.

  1. Penggunaan dana bantuan untuk  membayar Honorarium Penyusun dan Tim Pendukung  dibayarkan pajak sesuai dengan pangkat dan Golongan  Gol.I dan II. Rp. 0. Golongan III dibayarkan Pajak 5% dan  Golongan IV dibayarkan Pajak  sebesar 15 %.
  2. Untuk Pembelian konsumsi  dan  jasa dibayarkan pajak 2 % dari Pembelian dan harus dilampiri  daftar  Hadir..
  3. PS membuat  DRK  untuk masing – masing transaksi dan di legaliasi oleh toko,  dan  diketahui  oleh Ketua  Program Studi  atau pejabat yangbertanggungjawab.
  4. Apabila sudah lengkap  dokumen di Jilid dan dikirimkan ke PJM.
  5. PJM mencairkan bantuan dana  yang 30 %.

Upload Perdana Usulan Akreditasi PS S-1 Sastra Jepang melalui SAPTO

SastraJepang1Jumat, 19 Mei 2017 di Kantor Pusat Jaminan Mutu (PJM) lantai 4 Gedung Layanan Bersama UB, operator Sistem Akreditasi Perguruan Tinggi Online (SAPTO) Universitas Brawijaya telah melakukan pengunggahan (upload) perdana dokumen akreditasi melalui sistem tersebut untuk Program Studi S-1 Sastra Jepang. Di Universitas Brawijaya, untuk menjaga ketertiban dan kelancaran proses pengajuan akreditasi, operator SAPTO berada di bawah kewenangan PJM. Meskipun demikian, ketua program studi diminta untuk mendampingi dan menyaksikan proses pengunggahan dokumen.

Dari pengalaman proses upload tersebut, berikut adalah beberapa hal yang bisa dijadikan sebagai proses pembelajaran bagi program studi lain yang akan mengajukan proses re-akreditasi dengan menggunakan sistem ini.

Dalam proses pengunggahan dokumen akreditasi, jaringan internet haruslah stabil. Dokumen yang harus di-upload terdiri dari 8 file. Jika jaringan terputus, maka proses pengunggahan akan terganggu.

Untuk data kuantitatif, gunakan form excel yang disediakan oleh BAN PT melalui website https://sapto.banpt.or.id/

Isilah data sesuai dengan data kuantitatif yang dilaporkan pada Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDDikti). Jika ada data yang bernilai nol, isian dalam form excel haruslah dinyatakan kosong. Jangan menuliskannya dalam bentuk angka ‘0’.

Jika secara tidak sengaja terjadi kesalahan pengunggahan data, maka operator akan mengulangi proses dengan mengunggah dokumen yang benar. Dengan cara demikian, dokumen lama akan terhapus dan sistem akan mengenali dokumen yang terbaru. Jika terdapat dokumen yang salah, proses penggantian harus dilakukan sesegera mungkin sebelum sistem SAPTO menyatakan proses pengunggahan dokumen sudah diterima. Pada tanggal 26 Mei 2017, Prodi S-1 Sastra Jepang sempat melakukan perbaikan setelah proses pengunggahan pada tanggal 19 Mei 2017. Rentang waktu ini memberikan pembelajaran bahwa revisi proses pengunggahan dapat dilakukan maksimal 2 minggu.

Pengajuan akreditasi menggunakan SAPTO memiliki keunggulan dibandingkan dengan sistem offline yang menggunakan hardcopy. Dari pengalaman Prodi S-1 Sastra Jepang, saat ini borang akreditasi telah dinyatakan telah sampai proses asesmen kecukupan (AK). Secara ringkas, rentang waktu yang dibutuhkan sejak data dinyatakan lengkap dan diterima dalam SAPTO hingga terbitnya status AK adalah kurang lebih 20 hari. Penggunaan SAPTO juga menjamin kemampuan proses pengajuan akreditasi untuk dilacak (traceability) oleh Program Studi (PS).

SastraJepang2

Tips dan Trick Sistem Akreditasi Perguruan Tinggi Online (SAPTO)

Tips dan Trick, supaya dalam penguploadannya tidak terjadi kesalahan, yang kedua adalah pengisian borang data kuantitatif masih ada yg salah jadi masih harus diperbaiki, seperti Prodi S1 Sastra jepang, Tetapi kendala tersebut sudah bisa teratasi,

Kelebihan Sistem ini lebih cepat daripada kita memakai hardcopy, dari pertama peng-upload-annya data tersebut, PS S1 Sastra Jepang melakukan perbaikan selama kurang lebih dua minggu, dari tanggal 19 Mei 2017 sampai 26 Mei 2017, setelah data lengkap, SAPTO menerima berkas tersebut dan sekarang PS S1 Sastra Jepang sudah sampai Proses AK (Asesmen Kecukupan), sehingga waktu yang diperlukan untuk sampai proses AK sekitar 20 hari dari awal peng-upload-annya, sehingga lebih cepat daripada yang offline.

Pengguna dapat memantau status pada menu daftar pengajuan pada SAPTO. Ada 12 status yang menunjukkan kemajuan dari proses pengajuan akreditasi yaitu:

1) Submit dokumen

2) Revisi dokumen

3) Menunggu proses AK

4) Proses AK

5) Tidak lulus AK

6) Tunda AL

7) Proses AL

8) Menunggu penetapan hasil AL

9) Menunggu penerbitan SK

10) SK dan sertifikat terbit

11) SK dan sertifikat terkirim

12) Tidak terakreditasi

Sosialisasi Kebijakan dan Dokumen SPMI

Keterkaitan yang sangat erat antara sistem penjaminan mutu internal (SPMI) dan sistem penjaminan mutu eksternal (SPME) melatarbelakangi terbitnya Permenristekdikti Nomor 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. Peraturan ini juga merupakan muara dari peraturan sebelumnya tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi dan peraturan tentang akreditasi program studi dan Perguruan Tinggi.

Peraturan tersebut merupakan guideline dalam pengembangan SPMI di masing-masing PT. Meskipun berupa guideline, peraturan tersebut mensyaratkan beberapa hal yang harus dipenuhi oleh PT dalam membangun sistem terintegrasi kegiatan penjaminan mutu.

Berdasarkan hal itu, maka Universitas Brawijaya (UB) merespon persyaratan tersebut dengan menetapkan program dan serangkaian kegiatan untuk menerapkan SPMI UB “yang baru”. Program awal yang dilakukan adalah melakukan sosialisasi kebijakan tentang SPMI dan persyaratan dokumentasi yang harus dipenuhi.

Sosialisasi ini dilaksanakan pada hari Rabu, tanggal 14 Juni 2017, bertempat di Ruang Jamuan Gedung Kantor Pusat Lantai 6. Kegiatan ini ditujukan bagi para pimpinan tingkat universitas dan fakultas, beserta Tim PJM dan Tim GJM.

Kegiatan sosialisasi ini membawakan materi tentang kebijakan nasional SPMI yang disampaikan oleh Achmad Wicaksono, PhD. dan materi tentang sistem dokumentasi SPMI yang disampaikan oleh Dr. Shinta Hadiyantina. Materi sosialisasi dapat diunduh di bagian bawah posting artikel ini. Kegiatan sosialisasi ini juga merupakan awal dari kegiatan-kegiatan berikutnya dalam rangka membudayakan penjaminan mutu hingga level organisasi terkecil.

Berikut ini adalah materi sosialisasi yang dapat diunduh dengan menggunakan akun official:

  • Kebijakan SPMI
  • Penyusunan SOP
  • Template SOP
  • Kode Dokumen SPMI
  • Skema Klasifikasi Arsip UB

Sosialisasi Mekanisme Pengajuan Akreditasi Prodi melalui SAPTO

Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dalam upayanya meningkatkan efisiensi dan pelayanan akreditasi institusi perguruan tinggi (PT) dan program studi (prodi), maka telah dilakukan perubahan dalam mekanisme pengajuan usulan akreditasi.

Perubahan mekanisme tersebut terutama dalam efisiensi proses pengajuan usulan akreditasi. Jika sebelumnya harus dilakukan dengan datang ke Sekretariat BAN-PT dengan menyerahkan dokumen persyaratan secara fisik, maka mekanisme yang baru sudah dapat dilakukan secara online.

Mekanisme online ini menggunakan bantuan sistem informasi yang terintegrasi dengan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDikti). Sistem informasi ini dinamakan Sistem Akreditasi Perguruan Tinggi Online (SAPTO). Sistem yang baru ini bahkan telah diberlakukan sejak tanggal 10 April 2017. BAN-PT juga mengadakan pelatihan penggunaan SAPTO pada akhir April 2017 bagi para penanggungjawab SAPTO PT Negeri yang telah mendaftar secara resmi, termasuk Universitas Brawijaya yang diwakili oleh Ketua Pusat Jaminan Mutu (PJM).

Sebagai tindaklanjut pelatihan tersebut, maka diperlukan penyebarluasan informasi tentang mekanisme pengajuan akreditasi prodi melalui SAPTO, terutama bagi prodi-prodi di UB yang sudah masuk masa penyusunan dokumen dan pendampingan, yaitu 1,5 tahun bagi prodi lama yang akan habis masa akreditasinya. Sedangkan bagi prodi baru adalah 2 tahun bagi prodi sarjana, 1 tahun bagi prodi magister, dan 1,5 tahun bagi prodi doktor sejak memperoleh akreditasi minimal.

Kegiatan sosialisasi SAPTO ini dijadwalkan pada hari Kamis dan Jum’at, 4 dan 5 Mei 2017, bertempat di Ruang Jamuan Kantor Pusat UB, Lantai 6. Kegiatan ini mengundang perwakilan 46 prodi dari 13 fakultas/program, juga mengundang Wakil Dekan Bidang Akademik masing-masing.

Dalam sosialisasi SAPTO ini disampaikan landasan kebijakan penerapan SAPTO oleh BAN-PT, penjelasan teknis tentang SAPTO dan juga usulan alur prosedur baru untuk pendampingan akreditasi prodi hingga mengajukan usulan akreditasi melalui SAPTO.

Berikut ini disertakan pula beberapa materi terkait SAPTO yang bisa diunduh dan dipelajari (klik nama file berikut untuk mengunduh berkas):

[pdf] Kebijakan SAPTO

[pdf] Materi Pelatihan SAPTO untuk PT

[pdf] Panduan Penggunaan SAPTO untuk PT

[pdf] Usulan Alur Prosedur Pendampingan, Simulasi dan Pengajuan Akreditasi Prodi

[rar] Template Borang Akreditasi Prodi Diploma

[rar] Template Borang Akreditasi Prodi Sarjana

[rar] Template Borang Akreditasi Prodi Magister

[rar] Template Borang Akreditasi Prodi Doktor

[rar] Template Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi

[xls] Template Umpan Balik Asesmen Lapangan

UB Berbagi : Klinik SPMI dan SPME untuk PT di NTT

Kebijakan nasional tentang penjaminan mutu telah memberikan arahan bagi pengelola perguruan tinggi untuk mengembangkan model penjaminan mutu. Beberapa kebijakan yang ditetapkan pemerintah tersebut antara lain:

  1. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.
  2. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.
  3. Peraturan Presiden RI Nomor 8 Tahun 2012 tentang Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI).
  4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.
  5. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 32 Tahun 2016 tentang Akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi.
  6. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.

Berdasarkan kebijakan tersebut, maka skema penjaminan mutu perguruan tinggi di Indonesia dibagi menjadi dua bagian, yaitu Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang dikembangkan oleh masing-masing perguruan tinggi dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) yang ditetapkan oleh pemerintah melalui mekanisme akreditasi. Selain itu, bahwa kegiatan SPMI ditetapkan untuk diupayakan guna memenuhi kebutuhan SPME.

Skema Penjaminan Mutu PT

Skema SPMI dan SPME tersebut memiliki persamaan mendasar yaitu penetapan standar mutu yang menjadi ukuran keberhasilan penjaminan mutu perguruan tinggi. Perguruan tinggi sebagai satuan kerja di bawah kementerian, memiliki kewajiban yang sama dan setara dalam menerapkan dan memenuhi standar mutu yang ditetapkan tersebut. Pemenuhan standar mutu tersebut diterjemahkan dalam bentuk kebijakan internal perguruan tinggi yang bervariasi sesuai model sistem manajemen yang digunakan.

Universitas Brawijaya (UB) sebagai salah satu perguruan tinggi (PT) model dalam penerapan SPMI, telah menjalankan kegiatan penjaminan mutu sistemik sejak tahun 2007. Sejak saat itu hingga saat ini (2016), Universitas Brawijaya telah melakukan pengembangan SPMI, baik dari aspek lingkup maupun mekanismenya. Strategi pengembangan SPMI UB ini mengandung praktek baik yang dapat disebarluaskan kepada PT lain yang sedang dalam proses pengembangan sistem dan dalam upaya peningkatan kinerja PT memenuhi SPME. Semangat UB untuk menyebarluaskan praktek baik penjaminan mutu ini yang mendorong dicetuskannya kegiatan UB Berbagi dalam bentuk klinik atau konsultasi strategi penerapan SPMI dan pemenuhan SPME untuk PT di tanah air.

Hasil evaluasi akreditasi perguruan tinggi dan program studi oleh Direktorat Penjaminan Mutu Ditjen Dikti Kemristekdikti, menunjukkan bahwa masih banyak program studi di Indonesia bagian tengah dan timur yang terakreditasi C oleh BAN-PT. Salah satunya adalah Propinsi Nusa Tenggara Timur (NTT) (Gambar 2). Berdasarkan hal tersebut, serta dengan pertimbangan biaya, maka kegiatan UB Berbagi ini memilih tempat di Kota Kupang, sebagai perwakilan tempat strategis dan terjangkau bagi PT di NTT.

Konsentrasi program studi terakreditasi “C” berdasarkan wilayah (Sumber: Presentasi Direktur Penjaminan Mutu Ditjen Dikti berdasarkan data akreditasi BAN-PT Desember 2015)

Tujuan kegiatan UB Berbagi ini adalah sharing pengalaman penerapan dan strategi pengembangan SPMI yang ada di UB kepada PT di NTT, serta memberikan klinik konsultasi strategi penerapan SPMI untuk mendukung kebutuhan SPME.

Kegiatan UB Berbagi ini dibatasi berupa presentasi, diskusi dan konsultasi SPMI/SPME bagi PT yang ada di Propinsi NTT, terutama kepada PT dengan peringkat akreditasi intitusi (AIPT) dan program studi (APS) maksimal C, baik PTN maupun PTS. Kegiatan ini tidak memungut biaya kepada peserta, sementara transportasi dan akomodasi di luar kegiatan menjadi tanggungan peserta.

Kegiatan UB Berbagi ini dirancang dengan durasi waktu dua hari, yaitu pada hari Kamis dan Jum’at, tanggal 26 dan 27 Januari 2017. Tempat kegiatan direncanakan di Hotel Neo Eltari, Jl. Piet A Tallo, Oesapa, Kota Kupang.

Kegiatan ini dibagi dalam dua tahap. Tahap pertama (Kamis, 26 Januari 2017) adalah penyampaian materi dan diskusi tentang kebijakan-kebijakan nasional terkait penjaminan mutu dan praktek baik penerapan SPMI di UB. Tahap kedua (Jum’at, 27 Januari 2017) adalah klinik/konsultasi tentang SPMI dan SPME untuk kelompok program studi dan PT dengan permasalahan serupa.

Kegiatan di tahap pertama diisi oleh empat pembicara dari UB yang dibagi dalam dua sesi panel dengan dipandu oleh moderator. Penyampaian materi dibuat panel untuk dapat memberikan waktu yang cukup bagi peserta untuk tanya-jawab dengan pembicara.

Lokasi Hotel Neo Eltari Kupang

Kegiatan di tahap kedua diisi oleh enam orang fasilitator UB. Peserta dibagi dalam dua kelompok besar, yaitu kelompok SPMI dan kelompok SPME. Masing-masing kelompok didampingi oleh tiga fasilitator. Masing-masing kelompok berdiskusi dan konsultasi tentang SPMI dan SPME. Pembagian kelompok peserta didasarkan pada Need Assessment (terlampir) yang dikumpulkan ke PJM UB oleh peserta pada saat pendaftaran.

Peserta kegiatan adalah perwakilan perguruan tinggi se-Nusa Tenggara Timur. Masing-masing wakil perguruan tinggi dibatasi maksimal dua (2) orang dosen yang mendapat mandat sebagai pengembang SPMI atau tim akreditasi PS di PTnya. Jumlah peserta dibatasi sebanyak 40 orang. Saat kuota tersebut terpenuhi, maka pendaftaran ditutup. Setiap peserta diharuskan mengisi form kesediaan mengikuti kegiatan hingga selesai, serta untuk mendukung efektifitas kegiatan maka setiap perwakilan PT diharuskan mengisi kuisioner Need Assessment yang sudah harus disampaikan ke sekretariat PJM melalui email pjmbrawijaya@gmail.com sebelum tanggal 21 Januari 2017. Fasilitas yang disediakan bagi peserta antara lain: sharing kit, snack dan makan siang, serta sertifikat.

Untuk keperluan komunikasi, maka ditetapkan contact person yaitu Sdr. Yudie Wiro Eko Setyawan, S.Si.; Nomor ponsel 081555-651356; Telpon Kantor dan Faksimil 0341-575797; Alamat E-mail pjm@ub.ac.id, pjmbrawijaya@gmail.com; Alamat Sekretariat di Gedung Layanan Bersama, Lantai 3, Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu (LP3M), Jl. Veteran, Malang, JATIM, 65145.

Berikut ini link download susunan acara, form pendaftaran dan kuisioner:

Monevin PHK Research Group Tahun 2016

Program monitoring dan evaluasi (Monev) terhadap Program Hibah Kompetisi (PHK) Universitas Brawijaya, sebagai kegiatan rutin tahunan Pusat Jaminan Mutu (PJM), ditujukan untuk menjalankan penjaminan mutu proses dan output kegiatan PHK agar sesuai dengan usulan pihak penerima hibah (grantee). Fokus reviewer PJM antara lain adalah 1) untuk mengevaluasi pencapaian tujuan program yang telah ditetapkan dan disepakati dalam dokumen Rencana Implementasi Program (RIP) yang diajukan oleh grantee, 2) untuk mengetahui pengelolaan atau manajemen pelaksanaan kegiatan, dan 3) untuk menjawab bagaimana hasil kegiatan grantee dapat berdampak dan bermanfaat tidak hanya pada tim pelaksana yang terlibat, tetapi juga bagi UB.

Pada tahun anggaran 2016, UB mengalokasikan dana hibah kepada 23 Research Group (RG) sebagai bagian dari upaya pengembangan kelompok penelitian dan pusat studi di UB. Aktifitas Monev tahun 2016 terbagi menjadi dua tahap, yaitu tahap 1 dimana reviewer melakukan desk evaluation draft laporan akhir dan site visit di lokasi pengelola RG, dan tahap 2 dimana reviewer melakukan desk evaluation atas hasil perbaikan draft laporan akhir (setelah mendapatkan saran/masukan/komentar dari reviewer).

Berikut ini adalah beberapa dokumen yang digunakan reviewer dan grantee dalam mempersiapkan dan melaksanakan program Monev PHK 2016.

00 Cross Reference untuk Penyusunan Borang Penilaian dan Komentar Terkonsolidasi

01 Checklist Capaian Indikator PHK 2016

02 Checklist  Kegiatan Monevin PHK-RG

03 Borang Penilaian Monevin PHK 2016

04 Borang Komentar Terkonsolidasi Monevin PHK 2016

05 Daftar Grantee, NoHP & E-mail

06 Daftar Reviewer, NoHP & E-mail update 15 Nopember 2016

07 Panduan Penyusunan Laporan PHK RG 2016

08 Materi Refreshing Monevin PHK 2016

09. Distribusi Reviewer Monevin PHK 2016 (Updated 14 Nopember 2016)

10. Dokumen Grantee

11. Lembar Umpan Balik Reviewer

12. Evaluasi Kepuasan terhadap Pelaksanaan Monevin

 

 

AIM UKPA Siklus 15 Tahun 2016

Universitas Brawijaya (UB) sebagai perguruan tinggi yang menerapkan sistem manajemen mutu dituntut untuk selalu melakukan continuous quality improvement, terutama dalam penyelenggaraan tri dharma perguruan tinggi. Upaya untuk melakukan improvement memerlukan masukan strategis yang dapat digunakan sebagai acuan pengambilan keputusan dan action plan di masa mendatang.

Salah satu upaya tersebut dilakukan melalui mekanisme Audit Internal Mutu (AIM) bagi Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA), terdiri dari fakultas, program studi, dan laboratorium. Kegiatan sistemik ini telah memasuki putaran/siklus ke-15 pada tahun 2016 ini.

Dalam AIM UKPA Siklus 15 Tahun 2016 ini, Rektor UB menetapkan ada empat lingkup audit internal yang harus dijalani oleh setiap unit kerja, yaitu:

No. Ruang Lingkup (Scope) Fak. PS Lab.
1. Tindakan Koreksi atas temuan AIM UKPA Siklus 14 Tahun 2015 V V V
2. Implementasi Standar Pengelolaan Laboratorium - - V
3. Tinjauan Manajemen V V V
4. Kontrak Kinerja V - -

Lingkup AIM UKPA Siklus 15 Tahun 2016 ini difokuskan pada tindakan perbaikan (improvement) yang telah dilakukan berdasarkan hasil audit internal tahun 2015. Sesuai hasil evaluasi pemenuhan lingkup AIM tahun lalu, masih banyak standar yang belum dipenuhi oleh auditee. Hal ini memerlukan perhatian dan tindakan koreksi, mengingat pemenuhan standar-standar tersebut merupakan upaya Universitas Brawijaya menuju daya saing internasional.

Hasil AIM 14

Penyelenggaraan AIM UKPA Siklus 15 Tahun 2016 ini dikelola oleh masing-masing fakultas dengan dikoordinir oleh Gugus Jaminan Mutu (GJM) dengan berkoordinasi bersama Pusat Jaminan Mutu (PJM). Instrumen AIM tetap disiapkan oleh PJM.

Setiap GJM diberikan kewenangan dan tugas untuk mengelola audit internal di tingkat program studi dan laboratorium, sedangkan pengelolaan audit internal di tingkat fakultas menjadi tugas PJM. Khusus untuk Program Vokasi, semua level organisasinya diaudit oleh PJM.

Berikut ini adalah materi dan instrumen yang berkaitan dengan pelaksanaan AIM UKPA Siklus 15 Tahun 2016:

  • Surat Tugas Tim AIM UKPA Siklus 15 Tahun 2016
  • Instrumen AIM:
    1. Borang Waktu Audit – Auditor Internal (.doc) revisi
    2. Borang Waktu Audit – Auditee (.doc) revisi
    3. Borang AIM UKPA Siklus 15 – Fakultas (.xls)
    4. Borang AIM UKPA Siklus 15 – Program Studi (.xls) revisi
    5. Borang AIM UKPA Siklus 15 – Laboratorium (.xls)
    6. Borang Umpan Balik Auditor Internal (.doc)
    7. Borang Umpan Balik Auditee (.doc)
  • Lain-lain:
    1. Template Laporan Tinjauan Manajemen (.doc)