Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dipandang sebagai salah satu cara untuk menjawab berbagai permasalahan pendidikan tinggi di Indonesia. Selain itu, SPMI dianggap mampu untuk menjawab tantangan pendidikan tinggi.

Secara umum, pengertian penjaminan mutu (quality assurance) pendidikan tinggi adalah:

  1. Proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pendidikan secara konsisten dan berkelanjutan sehingga pelanggan memperoleh kepuasan.
  2. Proses untuk menjamin agar mutu lulusan sesuai dengan kompetensi yang ditetapkan/dijanjikan sehingga mutu dapat dipertahankan secara konsisten dan ditingkatkan secara berkelanjutan.

Dengan kata lain, perguruan tinggi dikatakan bermutu apabila mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya (aspek deduktif), serta mampu memenuhi kebutuhan/memuaskan stakeholders (aspek induktif) yaitu kebutuhan masyarakat, dunia kerja dan profesional. Sehingga, perguruan tinggi harus mampu merencanakan, menjalankan dan mengendalikan suatu proses yang menjamin pencapaian mutu.

Untuk mewujudkan itu semua, diperlukan syarat-syarat normatif yang wajib dipenuhi oleh setiap PT. Syarat-syarat tersebut tertuang dalam beberapa asas, yaitu:

  1. Komitmen
  2. Internally driven
  3. Tanggungjawab/pengawasan melekat
  4. Kepatuhan kepada rencana
  5. Evaluasi
  6. Peningkatan mutu berkelanjutan

Tujuan penjaminan mutu adalah memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berkelanjutan, yang dijalankan secara internal untuk mewujudkan visi dan misi PT, serta untuk memenuhi kebutuhan stakeholders melalui penyelenggaraan tridharma perguruan tinggi.

Hal tersebut dapat dilaksanakan secara internal oleh PT yang bersangkutan, dikontrol dan diaudit melalui kegiatan akreditasi yang dijalankan oleh Badan Akreditasi Nasional (BAN) Perguruan Tinggi atau lembaga lain secara eksternal. Sehingga obyektifitas penilaian terhadap pemeliharaan dan peningkatan mutu akademik secara berkelanjutan di suatu perguruan tinggi dapat diwujudkan.

Landasan kebijakan implementasi SPMI di Universitas Brawijaya (UB) meliputi:

  1. Undang-undang nomor 20 tahun 2003 tentang  SISDIKNAS
  2. Higher Education Long Term Strategy (HELTS) 2003 – 2010
  3. Pedoman Penjaminan Mutu PT, Dikti 2003
  4. Pokja Penjaminan Mutu (Quality Assurance), Dikti 2003
  5. Peraturan Pemerintah nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan
  6. Peraturan Pemerintah nomor 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan
  7. Peraturan Pemerintah nomor 66 tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah nomor 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.

Selain kebijakan-kebijakan tersebut, SPMI di UB juga merujuk kepada instrumen akreditasi nasional yang diterbitkan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dan instrumen evaluasi Times Higher Education Supplement Quacquarelli Symons (THES-QS) sebagai standar internasional. Sehingga skema penjaminan mutu di UB dapat digambarkan sebagai berikut:

Skema Penjaminan Mutu UB

Gambar Skema Penjaminan Mutu UB

Skema tersebut memiliki tujuan antara lain:

  1. Mencapai visi-misi melalui pemenuhan standar mutu dengan cara perbaikan berkelanjutan/continous improvement (PDCA = Plan Do Check Act), menggunakan manajemen berbasis proses.
  2. Kepuasan pelanggan (customer satisfaction)
  3. Kepuasan pelanggan terpelihara (customer care)

Untuk menjalankan SPMI, UB menerapkan langkah-langkah yang disebut “siklus penjaminan mutu”, yaitu OSDAT, singkatan dari:

  1. Menyusun organisasi penjaminan mutu(O)
  2. Menyusunsistem (Kebijakan, Sistem Dokumen (standar mutu, manual mutu, manual prosedur dsb) (S)
  3. Sistem dijalankan (sosialisasi dan menjadi acuan kerja) (D)
  4. Melakukan Audit Internal Mutu (AIM). (satu siklus penjaminan mutu) (A)
  5. Tindak Lanjut (T)

Siklus tersebut dapat digambarkan menjadi sebuah bagan sebagai berikut:

Siklus-SPMI-UB-1024x599

Siklus SPMI UB

Secara umum, organisasi penjaminan mutu di UB adalah lembaga fungsional yang melekat dengan lembaga struktural, sehingga dalam menjalankan tupoksi-nya selalu melibatkan pejabat struktural. Dalam hal ini, antara unit penjaminan mutu universitas (PJM), fakultas/program (GJM) dan jurusan/PS (UJM) tidak terdapat hubungan, karena masing-masing bertanggungjawab terhadap pimpinan unit kerja. Berikut ini adalah bagan struktur organisasi UB secara keseluruhan dan struktur organisasi penjaminan mutu di UB.

Struktur Organisasi UB

Struktur Organisasi BLU UB

Struktur-Organisasi-Penjaminan-Mutu-UB

Struktur Organisasi Penjaminan Mutu di UB

Sistem

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) UB memiliki tujuan sebagai berikut:

  1. Meningkatkan kinerja manajemen unit kerja di lingkungan UB dengan: (a) Memenuhi standar mutu atau sasaran mutu yang telah ditetapkan, sehingga visi dan misi UB dapat dicapai; (b) Meningkatkan pelayanan, sehingga dapat memenuhi harapan atau kepuasan pengguna jasa layanan.
  2. Meningkatkan akreditasi Institusi dan Jurusan (Program Studi).
  3. Mendapatkan pengakuan eksternal dengan melakukan sertifikasi ISO.
  4. Akselerasi World Class Entrepreneur University (WCEU).

Salah satunya adalah sistem dokumentasi yang mengacu pada sistem dokumentasi SPMPT (Dikti) dan sistem dokumentasi ISO 9001, sehingga sistem dokumentasi SPMI menjadi khas Universitas Brawijaya (UB). Sistem dokumentasi SPMI juga dimaksudkan dalam rangka persiapan audit eksternal, baik Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN PT) maupun The Internasional Organization for Standardization (ISO), selain audit internal yang dikoordinir oleh Pusat Jaminan Mutu UB. Berikut ini adalah struktur dokumen SPMI di UB.

Jenis-Dokumen-SPMI-UB

Struktur Dokumen SPMI di UB

Selain itu, di UB juga disusun sistem kode dokumen SPMI yang terdiri dari 10 (sepuluh) digit angka. Pemberian kode dokumen disusun dengan mempertimbangkan identitas unit kerja pemangku dokumen dan identitas jenis dokumen. Untuk itu, ditetapkan bahwa lima (5) digit pertama adalah kode unit kerja, yang urutannya telah ditentukan, sedangkan lima (5) digit berikutnya adalah kode jenis dokumen, dimana urutannya sesuai prioritas seperti yang ditunjukkan pada tabel di atas.

Layanan bidang SPMI dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu Pengembangan SPMI dan ISO.

Dokumen SPMI UB

  1. Visi-Misi dan Tujuan UB
  2. Statuta UB
  3. Organisasi dan Tata Kerja UB
  4. Rencana dan Strategi UB 
  5. Program Kerja Rektor UB
  6. Pedoman Pendidikan UB
  7. Manual Mutu UB 
  8. Standar Mutu UB dan Fakultas – Program
  9. Standar Mutu Jurusan-Program Studi
  10. MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman UB
  11. MP Pengendalian Produk Tidak Sesuai UB
  12. MP Tindakan Korektif dan Pencegahan UB
  13. MP Evaluasi Kepuasan Pimpinan dan Satuan Kerja
  14. MP Implementasi Renstra
  15.  MP Monev Implementasi Renstra

Kegiatan Bidang Pengembangan SPMI

Program dan kegiatan Bidang Pengembangan SPMI sebagian besar terkait dengan penyempurnaan dokumen SPMI di UB, baik di tingkat universitas maupun di tingkat unit kerja (UKPA dan UKPPA).

Pada tahun 2010, beberapa dokumen SPMI yang telah disusun PJM dilimpahkan menjadi dokumen universitas. Dokumen-dokumen tersebut adalah manual prosedur (MP) yang memiliki lingkup universitas, sehingga PJM hanya mengelola dan mengembangkan dokumen untuk lingkup PJM sendiri. Beberapa dokumen tersebut antara lain MP terkait kegiatan AIM, Pendampingan Akreditasi, Monevin PHK, UBAQA dan Penanganan Keluhan.

Namun, dengan pertimbangan bahwa pelaksana prosedur-prosedur di atas adalah PJM, maka di tahun 2011 dokumen-dokumen tersebut dikembalikan lagi ke PJM. Daftar dokumen yang saat ini dikelola PJM adalah sebagai berikut: dokumen SPMI PJM

Kegiatan lain yang menjadi lingkup Bidang Pengembangan SPMI adalah berpartisipasi dalam kegiatan pengembangan SPM di tingkat nasional dan internasional. Pada tanggal 3 s.d 5 Agustus 2011, PJM berpartisipasi dalam Workshop SPMI yang diadakan oleh Dikti, yaitu dengan mengirim Prof. Dr. Ir. Soebarinoto untuk mengikuti kegiatan tersebut. Selain itu, pada tanggal 25 dan 26 Mei 2011, PJM berpartisipasi dalam Workshop tentang Kriteria Malcolm Baldrige yang diadakan di Kuala Lumpur, Malaysia oleh IBN International. PJM mengirimkan dua orang wakil, yaitu Prof. Dr. Ir. Mohammad Bisri, MS. dan Ir. Achmad Wicaksono, MEng., PhD.

Bidang Pengembangan SPMI juga beberapa kali mengadakan workshop terkait awareness dan implementasi SPMI dan ISO 9001:2008. Workshop tersebut diawali dengan awareness tentang SPMI dan ISO 9001 bagi UKPPA (pimpinan unit dan kepala bagian) pada tanggal 25 Maret dan 1 April 2011. Kemudian dilanjutkan dengan workshop untuk implementasi SPMI berbasis ISO 9001:2008 yang diadakan dalam tiga tahap. Tahap pertama untuk personil Gugus Jaminan Mutu (GJM), tahap kedua untuk Tim PJM dan tahap ketiga untuk UKPPA.

(1)      Manual Mutu PJM (dalam proses revisi)