Pelaksanaan Monevin PHK di UB mulai tertata rapi sejak dibentuknya Pusat Jaminan Mutu (PJM) pada tahun 2005 yang kemudian menerima mandat sebagai penanggungjawab kegiatan Monevin PHK, dengan frekuensi Monevin PHK sebanyak dua kali dalam satu tahun, yaitu tengah tahun dan akhir tahun.

Secara umum, keberadaan PHK di UB sejak tahun 1999 hingga tahun 2013 ini berdampak baik pada kualitas kinerja di UB, khususnya bagi unit penerima PHK. Dampak secara nyata dapat dilihat pada beberapa aspek, yaitu terutama pada aspek struktur pendanaan. Aspek lain yang menerima dampak baik keberadaan PHK antara lain proses belajar-mengajar, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Bahkan beberapa kebijakan UB diadopsi dari PHK, yaitu antara lain:

  1. Pengembangan Quality Assurance System dalam rangka otonomi UB
  2. Integrasi Good Practices PHK-I dalam memperbaiki Renstra 2000-2005 menjadi 2006-2010 dan 2011-2014, Monev Renstra Tahunan serta Evaluasi Diri UB.
  3. Target Perbaikan Program Akademik (misal: IPK, nilai TOEIC, lama studi, kurikulum berbasis kompetensi, student centered learning, tracer study, dll.)
  4. Anggaran Berbasis Kinerja
  5. Peningkatan kualifikasi akreditasi PS
  6. Penguatan daya saing riset dan inovasi UB

Saat ini (2013), UB mengelola tiga jenis PHK Dikti, yaitu

  1. PHK-I Tema B Batch 4, dipercayakan kepada tiga program studi, yaitu: PS S-1 Budidaya Perairan FPIK, PS S-1 Fisika FMIPA dan PS S-1 Keteknikan Pertanian FT.
  2. PHK-I Tema C Batch 4, dipercayakan kepada Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM).
  3. PHK PKPD Skema A Batch 1, dipercayakan kepada Fakultas Kedokteran.

Dengan meningkatnya kinerja serta untuk menyebarluaskan good practices PHK Dikti, maka sejak tahun 2013, UB menyelenggarakan PHK secara mandiri dengan mekanisme seleksi, pelaporan dan Monevin seperti halnya PHK Dikti, yaitu yang disebut PHK UB.

Secara umum, implementasi PHK di UB sudah baik, hal ini ditunjukkan dengan kesungguhan tim pelaksana PHK dalam mencapai indikator kinerja program yang telah dijanjikan, walaupun masih ada beberapa kendala, khususnya terkait pembiayaan program. Hal ini perlu komitmen pimpinan untuk membuat kebijakan yang dapat membantu pelaksanaan PHK dengan baik.

Secara umum pelaksanaan program sudah sesuai dengan jadwal yang direncanakan, dengan kemajuan yang bervariasi sesuai kendala dan keaktifan tim. Beberapa kendala yang ditemui dalam pelaksanaan PHK antara lain:

  1. Komunikasi yang kurang optimal antara pimpinan unit kerja penerima PHK, sehingga kegiatan yang bersifat institusional kurang berjalan dengan baik.
  2. Keterlambatan turunnya dana hibah, sehingga menggunakan dana mandiri.

Berdasarkan penilaian yang diberikan oleh reviewer internal, menunjukkan bahwa semua pelaksana program hibah kompetisi telah memenuhi target skor minimal yang ditetapkan (skor 300). Walaupun demikian, ada program hibah yang kinerjanya dinilai masih kurang. Hal ini memerlukan peran pimpinan institusi untuk lebih dioptimalkan, khususnya koordinasi yang kurang baik antar pimpinan PS dalam membantu pelaksanaan kegiatan.

Perkembangan Nilai Hasil Monevin PHK Dikti di UB
Perkembangan Nilai Hasil Monevin PHK Dikti di UB

Secara umum, proses kegiatan Monevin PHK yang dilaksanakan oleh PJM, telah berjalan lancar. Namun masih ada ketidaksesuaian dengan perencanaan awal. Beberapa kendala yang terjadi selama proses Monevin PHK antara lain:

  1. Keterlambatan grantee dalam menyerahkan laporan akhir tahun dan RIP ke PJM, sehingga proses Monevin oleh reviewer internal juga terlambat.
  2. Ada reviewer internal yang kurang aktif, sehingga berdampak kepada sulitnya melakukan konsolidasi dalam penyusunan laporan Monevin.

Selain itu, untuk menindaklanjuti hasil Monevin Tengah Tahun 2011 dan hasil Monev Dikti untuk PHK-I Tema B dan Tema C pada tanggal 17-18 Oktober 2011, bahwa kinerja Tim Monevin UB masih terlalu umum dan kurang detail, sehingga perlu ada perubahan dalam sistem Monevin PHK di UB, khususnya dalam proses evaluasi masing-masing unit penerima PHK.

Untuk itu, pada akhir tahun 2011, Sistem Monevin PHK di UB sudah mengadopsi checklist kegiatan Monevin dan checklist capaian indikator, capaian fisik dan serapan dana seperti pada Kerangka Acuan Monitoring dan Evaluasi Tahunan PHK-I Ditjen Dikti Tahun 2011 serta Panduan Monevin PHK-I Ditjen Dikti Tahun 2011. Checklist tersebut juga telah membantu reviewer internal dalam memberikan analisis dan penilaian yang lebih rinci, khususnya tentang kegiatan-kegiatan yang harus mendapatkan perhatian lebih dari aspek capaian indikator kinerja. Berdasarkan checklist kegiatan Monevin, dapat ditunjukkan bahwa pelaksanaan PHK di UB telah sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tidak keluar dari norma-norma yang telah ditetapkan oleh Dikti.

Kinerja Monevin PHK di UB telah mendapat pengakuan dari Dikti, hal ini terbukti dengan adanya undangan dari Dikti untuk menjadi narasumber dalam Pelatihan Monevin PHK. Sistem Monevin PHK di UB juga menjadi model dan sasaran benchmark bagi beberapa PTN dan PTS di Indonesia, terutama PT yang mendapatkan dana PHK.

Perolehan Dana PHK
Perkembangan Penerimaan Dana PHK

Selain kegiatan Monevin PHK, PJM juga mendampingi dalam penyusunan proposal PHK, sehingga dapat meningkatkan daya saing proposal PHK di UB. Hal ini terlihat dari daya saing proposal PHK di UB yang terus meningkat.

Daya Saing Proposal PHK

Daya Saing Proposal PHK

Pada tahun 2008, UB tidak boleh mengajukan proposal PHK. Hal yang sama terjadi juga setelah tahun 2010, dimana PHK Dikti telah difokuskan bagi PTS.