Audit Internal Mutu (AIM) UKPPA Siklus 6 dilaksanakan pada tanggal 8 s.d 29 Oktober 2013. Auditor internal yang terlibat ada 20 orang, sedangkan auditee yang terlibat sebanyak 30 unit kerja. Lingkup kegiatan AIM UKPPA Siklus 6 adalah sebagai berikut:

  1. Tindakan perbaikan atas temuan AIM UKPPA sebelumnya,
  2. Tindakan perbaikan atas temuanSurveillance ISO 9001:2008 oleh LRQA,
  3. Implementasi SPMI berbasis ISO 9001:2008,
  4. Implementasi SPMI berbasis Pelayanan Prima,
  5. Implementasi Standar Website Unit Kerja.

Standar website mulai diterapkan tidak hanya untuk UKPPA, namun juga untuk UKPA hingga tingkat program studi. Standar website ini diterapkan dengan tujuan utama untuk mempermudah pengguna/pelanggan memperoleh informasi yang sejenis di tempat/menu website unit kerja yang berbeda, selain itu juga membudayakan auditee untuk selalu updating website.

Setelah melakukan kompilasi laporan auditor internal AIM UKPPA Siklus 6, diperoleh informasi yang sangat penting terkait implementasi SPMI di UKPPA UB. Informasi utama yang dapat disajikan dari data kompilasi tersebut adalah bahwa implementasi SPMI di UB masih banyak kekurangan. Sesuai lingkup AIM UKPPA Siklus 6, implementasi SPMI di UKPPA masih kurang dari 80%, artinya pemahaman, kesiapan dan ketertiban dalam implementasi SPMI masih perlu kontinuitas dan pendampingan.

Dari kelima lingkup AIM UKPPA Siklus 6, implementasi standar website dan tindak lanjut temuan audit sebelumnya, baik audit internal maupun audit eksternal, sangat kurang. Untuk tindak lanjut temuan audit sebelumnya, sebagian besar auditee belum memperbaiki manajemen unit kerjanya berdasarkan hasil audit/temuan sebelumnya, sehingga sebagian besar auditee tidak menindaklanjuti temuan. Hal ini dapat dilihat pada daftar temuan masing-masing unit kerja, dimana masih banyak temuan yang statusnya masih open, bahkan ada beberapa temuan yang masih open walaupun sudah dua kali dilakukan audit internal, sedangkan rekaman yang menunjukkan usaha untuk memperbaiki temuan tersebut belum dapat ditunjukkan.

Selain itu, sebagian besar auditee belum menyusun klarifikasi atas temuan audit, sehingga ada kesulitan untuk melakukan verifikasi atas tindaklanjut temuan audit sebelumnya.

Untuk implementasi standar website, sebagian besar unit kerja telah memiliki website dengan pengelolaan mandiri, namun kesesuaiannya dengan standar menu website masih rendah. Meskipun demikian, semua informasi yang dipersyaratkan sudah dapat tersedia.

Rerata Implementasi SPMI AIM UKPPA Siklus 6
Gambar Implementasi SPMI berdasarkan Hasil AIM UKPPA Siklus 6

 Untuk pemenuhan persyaratan SMM ISO 9001:2008, masing-masing unit kerja menunjukkan variasi yang besar dalam implementasinya. Persyaratan yang belum dapat dipenuhi dengan baik adalah pelaksanaan tinjauan manajemen dan rekaman kegiatannya. Hal ini disebabkan oleh kurangnya pemahaman tentang pentingnya tinjauan manajemen sebagai dasar untuk perbaikan kinerja secara berkelanjutan. Selain itu, budaya tinjauan manajemen belum terintegrasi dengan kegiatan evaluasi rutin yang telah dilakukan, sehingga belum semua persyaratan masukan tinjauan manajemen dapat terpenuhi.

Rerata Nilai SMM ISO 9001 AIM UKPPA Siklus 6
Gambar Rata-rata pemenuhan persyaratan SMM ISO 9001:2008

Jika melihat tren capaian implementasi SMM ISO 9001:2008 UKPPA, maka dapat diketahui bahwa variasi tersebut ditunjukkan dengan adanya beberapa UKPPA yang baru berpartisipasi dalam AIM UKPPA Siklus 6. Hal ini juga dapat diketahui dari rendahnya nilai SMM ISO 9001:2008 di beberapa UKPPA baru tersebut, misalnya ULP, UB Media, UB Hotel, Yubi Travel, Griya Brawijaya L2SR, PPIKID, MKU, dan Pengelola Program Double Degree. Sedangkan untuk Unit Bisnis sebagai wadah bagi pengelolaan usaha bisnis UB belum dapat dievaluasi, karena ketidaksiapan pengelola/auditee dan belum adanya kejelasan wewenang dan tanggungjawab.

Nilai SMM ISO 9001 AIM UKPPA Siklus 6

Gambar Nilai SMM ISO 9001:2008 oleh masing-masing UKPPA

Untuk implementasi standar pelayanan prima sesuai PERMENPAN-RB 38/2012, juga menunjukkan variasi yang besar. Hal ini mencerminkan bahwa dalam implementasinya, masih belum semua standar dapat dipenuhi. Terutama tentang standar pelayanan yang mengacu pada UU 25/2009 tentang Pelayanan Publik, pelaksanaan dan pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) yang mengacu pada KEPMENPAN 25/2004, dan penetapan target kinerja serta pencapaiannya. Sedangkan untuk sistem dan prosedur, SDM, sarana-prasarana, penanganan keluhan dan sistem informasi sudah baik. Hal ini berkorelasi positif dengan nilai SMM ISO 9001:2008 di atas.

Hasil AIM juga menunjukkan bahwa UKPPA baru memiliki nilai capaian implementasi pelayanan prima lebih rendah dibandingkan dengan UKPPA lama. Hal ini juga ditengarai sebab yang sama dengan implementasi ISO 9001:2008, yaitu kurangnya pemahaman dan sosialisasi tentang pelayanan prima yang lebih rinci padahal UB telah menjadi duta PTN bagi KEMENDIKBUD dalam Ajang Citra Pelayanan Prima.

Rerata Nilai Pelayanan Prima AIM UKPPA Siklus 6

Gambar Rata-rata Nilai Implementasi Standar Pelayanan Prima

Standar website baru diterapkan di tahun 2013 ini, sehingga masih banyak kekurangan dalam penerapannya. Hal ini tidak terlepas dari kurangnya sosialisasi tentang standar itu sendiri. Namun demikian sebagai bagian dari sarana-prasarana dan sistem informasi di UB, maka standar website ini dianggap penting untuk dievaluasi, karena sistem penjaminan mutu tidak mungkin dapat berjalan baik tanpa dukungan sistem informasi yang handal.

Nilai Pelayanan Prima AIM UKPPA Siklus 6

Gambar Nilai Implementasi Standar Pelayanan Prima oleh masing-masing UKPPA

Sebagai institusi PT yang terdepan dan besar, UB harus mampu menyediakan informasi yang akurat, khususnya melalui website. Hal ini juga terkait dengan nilai pemeringkatan PT berbasis website (Webometrics), dimana UB masih kurang dibandingkan dengan PT di level ASEAN.

Rerata Nilai Website AIM UKPPA Siklus 6

Gambar Rata-rata Nilai Implementasi Standar Website

Hal yang perlu menjadi perhatian bagi pimpinan UB bahwa masih banyak UKPPA yang belum menampilkan jenis layanannya sesuai tupoksi/mandat, sehingga stakeholders kesulitan mencari informasi yang diinginkan. Hal ini terkait dengan standar website tentang sistem dokumentasi, bahwa sebagian besar UKPPA belum memberikan informasi sistem dokumentasi dan jenis dokumen yang dikelolanya.

Nilai Website AIM UKPPA Siklus 6

Gambar Nilai Implementasi Standar Website oleh masing-masing UKPPA

Secara umum, hasil kompilasi penilaian tersebut di atas menunjukkan bahwa UKPPA yang telah berpartisipasi dalam AIM sebelumnya lebih siap daripada UKPPA yang belum terlibat. Hal ini dapat dilihat dari tren nilai yang menunjukkan sebagian besar UKPPA baru memiliki capaian yang rendah. Namun demikian, ada juga UKPPA lama yang menunjukkan penurunan capaian dibandingkan dengan AIM sebelumnya, serta ada juga UKPPA baru yang menunjukkan capaian yang baik.

Nilai SPMI AIM UKPPA Siklus 6

Gambar Nilai Kepatuhan masing-masing UKPPA dalam AIM UKPPA Siklus 6