Audit Internal Mutu (AIM) adalah pemeriksaan sistematik dan independen untuk mengetahui apakah implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) efektif dan sesuai perencanaan yang dilakukan oleh unit kerja di Universitas Brawijaya (UB). AIM di UB dilakukan untuk memeriksa kesesuaian antara standar mutu yang ditetapkan, dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) Akademik, Keuangan dan Administrasi dengan pelaksanaannya oleh unit kerja di UB.

Audit Internal Mutu (AIM) sangat bermanfaat untuk:

  • Membantu mengidentifikasi setiap ketidaksesuaian yang telah dan atau sedang terjadi, serta hal-hal yang kemudian hari mempunyai kecenderungan untuk menimbulkan masalah (terjadi ketidaksesuaian).
  • Menjamin kesesuaian sistem terdokumentasi terhadap persyaratan standar yang diacu.
  • Menjamin kesesuaian aktivitas yang diterapkan dengan sistem terdokumentasi.
  • Menjamin konsistensi penerapan sistem.
  • Memastikan keefektifan penerapan sistem.
  • Meningkatkan/mengembangkan sistem.

Hasil AIM untuk PJM

Sebagai salah satu bagian atau unit kerja di UB, PJM juga diwajibkan untuk menjalani dan mengikuti AIM bagi Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA). Sejak diterapkan SMM ISO 9001:2008 di seluruh unit kerja di UB, yaitu tahun 2011, PJM telah mengikuti AIM sebanyak empat (4) siklus audit.

Pada AIM UKPPA Siklus 1 Tahun 2011, dengan lingkup audit yang masih mendasar yaitu tinjauan desain dan sistem manajemen mutu, termasuk ketersediaan dokumen dan rekaman, maka PJM yang telah mempelopori implementasi ISO 9001 di UB dari tahun 2008 dianggap telah memenuhi persyaratan ISO 9001. Sehingga pada AIM UKPPA Siklus 1, PJM tidak termasuk dalam daftar auditee.

Pada AIM UKPPA Siklus 2 Tahun 2011, PJM diaudit oleh dua orang auditor internal, yaitu Tri Wahono dan Pranatalia Pratami Nugraheni. Pada audit tersebut, PJM mendapatkan 24 temuan ketidaksesuaian (KTS) dan empat (4) observasi/saran. Temuan-temuan tersebut sebagian besar berupa perbaikan dokumen mutu (isi dan format). Temuan-temuan tersebut telah ditindaklanjuti dengan memperbaiki dokumen mutu sesuai masukan dari auditor internal.

Pada AIM UKPPA Siklus 3 Tahun 2011, PJM diaudit oleh dua orang auditor internal, yaitu Tri Wahono dan Syaifuddin. Pada audit tersebut, PJM mendapatkan 2 temuan ketidaksesuaian (KTS) dan dua (2) observasi/saran. Temuan dan saran pada audit tersebut adalah terkait perbaikan proses penyelenggaraan AIM di UB yang menjadi mandat PJM, selain juga ada temuan terkait kelengkapan rekaman kegiatan. Beberapa temuan penting dalam AIM UKPPA Siklus 3 tersebut telah dapat ditindaklanjuti. Sedangkan beberapa temuan yang lain masih belum dapat terselesaikan, terutama terkait perbaikan sistem dan dokumen yang masih dalam proses.

AIM UKPPA Siklus 3

Kunjungan Auditor Internal (Tri Wahono dan Syaifuddin) dalam rangka AIM UKPPA Siklus 3

Pada AIM UKPPA Siklus 4 Tahun 2012, PJM diaudit oleh dua orang auditor internal, yaitu Tri Wahono dan Pranatalia Pratami Nugraheni. Pada audit tersebut, PJM mendapatkan 2 temuan ketidaksesuaian (KTS) dan tiga (3) observasi/saran. Temuan dan saran pada audit tersebut adalah tentang perbaikan sistem dan dokumen serta kelengkapan rekaman kegiatan. Beberapa temuan terkait perbaikan sistem dan dokumen yang ditemukan pada AIM UKPPA Siklus 3 dan Siklus 4 telah dapat ditindaklanjuti. Temuan dan saran tentang rumusan ketidaksesuaian produk jasa PJM, tentang kode rekaman kegiatan dan tentang sarana-prasarana PJM masih belum dapat terselesaikan.

AIM UKPPA Siklus 4

Kunjungan Auditor Internal (Tri Wahono dan Pranatalia P.N.) dalam rangka AIM UKPPA Siklus 4

Pada AIM UKPPA Siklus 5 Tahun 2012, PJM diaudit oleh dua orang auditor internal, yaitu Syaifuddin dan Titis Sari Kusuma. Pada audit tersebut, PJM tidak mendapatkan temuan baru. Namun demikian dari hasil verifikasi, terdapat beberapa temuan lama yang masih belum terselesaikan, yaitu tentang rumusan ketidaksesuaian produk jasa PJM, tentang kode rekaman kegiatan dan tentang sarana-prasarana PJM.

AIM UKPPA Siklus 5

Kunjungan Auditor Internal (Syaifuddin dan Titis Sari Kusuma) dalam rangka AIM UKPPA Siklus 5

Dari hasil AIM UKPPA Siklus 6, PJM dianggap konsisten dalam dalam menjalankan Sistem manajemen Mutu (SMM) ISO 9001-2008. Temuan-temuan yang ada bersifat saran perbaikan (observasi), sedangkan ketidaksesuaian (KTS) terhadap sistem sudah ditindaklanjuti (closed). Beberapa saran perbaikan (observasi) yang sulit untuk ditindaklanjuti, seperti perluasan ruangan PJM dan kebijakan top management tentang tindak lanjut hasil tinjauan manajemen unit kerja di UB, dianggap dapat ditutup (consider closed), mengingat saran tersebut sangat tergantung dengan faktor eksternal PJM.