Sebagai organisasi yang menerapkan sistem manajemen mutu (SMM) berbasis ISO 9001:2008, maka PJM secara berkala menjalani evaluasi terhadap implementasi SMM ISO 9001:2008 oleh pihak eksternal, yaitu, badan sertifikasi ISO Lloyd’s Register Quality Assurance (LRQA) dengan nomor sertifikat JKT6003728.

Kegiatan evaluasi dilakukan berkala setiap 6 bulan, yaitu melalui asesmen sebelum sertifikasi dan surveillance program setelah sertifikasi. Kegiatan ini berlangsung selama kontrak sertifikasi yaitu dalam waktu tiga tahun, mulai tahun 2011 s.d 2014.

Hasil Audit Eksternal oleh LRQA

Pada First Stage Assessment SMM ISO 9001:2008 tanggal 27-28 Juni 2011, PJM diaudit oleh Rusli Ananda. Lingkup asesmen tahap I ini adalah review dokumen mutu. Pada asesmen tahap I ini, PJM dianggap telah memenuhi persyaratan ISO 9001, sehingga tidak didapatkan temuan. Hal ini dianggap sebagai salah satu nilai positif bagi implementasi SMM ISO 9001 di UB.

Pada Second Stage Assessment SMM ISO 9001:2008 tanggal 11-19 Oktober 2011, PJM diaudit oleh Dede Gunawan. Lingkup asesmen tahap II ini adalah implementasi SMM ISO 9001 dan keberadaan rekaman kegiatan. Pada asesmen tahap II ini, PJM memperoleh satu temuan minor NC, yaitu tentang tenggat waktu penyerahan laporan AIM oleh masing-masing auditor internal dan tenggat waktu auditee AIM dalam menyerahkan rencana tindakan perbaikan. Temuan ini telah ditindaklanjuti dengan memperbaiki prosedur AIM dan telah disosialisasikan kepada auditor internal dan auditee menjelang pelaksanaan AIM. Selain itu, PJM mendapatkan masukan/saran (observasi) tentang updating kualifikasi auditor internal yang terlibat dalam AIM.

Kunjungan Asesor LRQA ke PJM dalam Asesmen Tahap II

Kunjungan Asesor LRQA (Dede Gunawan) dan AUT (Firda Basbeth) dalam rangka Asesmen ISO 9001 Tahap II

Berdasarkan hasil asesmen tahap I dan asesmen tahap II SMM ISO 9001:2008, Universitas Brawijaya mendapatkan rekomendasi team assessor LRQA untuk memperoleh sertifikat ISO 9001:2008 (JKT6003728) dengan lingkup sertifikasi untuk “layanan akademik beserta aktivitas pendukungnya”. Hal ini merupakan kebanggaan yang patut disyukuri semua warga UB. Sertifikat ISO 9001:2008 diserahkan oleh LRQA pada saat perayaan Dies Natalis Emas (ke-50) UB pada tanggal 5 Januari 2012.

Penyerahan Sertifikat ISO 9001 oleh LRQA saat Dies Natalis UB

Penyerahan Sertifikat ISO 9001:2008 oleh LRQA kepada Rektor UB pada saat perayaan Dies Natalis Emas (ke-50) UB

Pada First Surveillance SMM ISO 9001:2008 tanggal 9-11 Mei 2012, PJM diaudit oleh Rusli Ananda. Lingkup surveillance tahap I ini adalah perbaikan atas temuan asesmen tahap II dan implementasi ISO 9001. Pada surveillance ini, PJM mendapatkan apresiasi positif terkait beberapa terobosan untuk meningkatkan capaian program, salah satunya adalah pengembangan aplikasi Sistem Informasi Data Elektronik Akreditasi (SIDEA) untuk menunjang proses pendampingan akreditasi program studi. Dalam surveillance ini, asesor LRQA juga mendapati temuan bahwa PJM belum melakukan audit internal untuk unit Biro Administrasi Kemahasiswaan (BAK) disebabkan oleh adanya restrukturisasi organisasi di UB. Temuan ini telah ditindaklanjuti dengan memasukkan BAK sebagai auditee pada AIM UKPPA Siklus 5 Tahun 2012.

Kunjungan Asesor LRQA ke PJM dalam Surveillance tahap I

Kunjungan Asesor LRQA (Rusli Ananda) dalam rangka Surveillance ISO 9001 Tahap I

Pada Second Surveillance SMM ISO 9001:2008 tanggal 12-14 Desember 2012, PJM diaudit oleh Luhut Siahaan. Lingkup surveillance tahap II ini sama dengan tahap I, yaitu perbaikan atas temuan sebelumnya dan implementasi ISO 9001. Pada surveillance ini, PJM mendapatkan masukan/saran (observasi) tentang pelaksanaan AIM, yaitu untuk melakukan audit internal berdasarkan hasil temuan yang dianggap umum untuk seluruh UB. Hal ini telah dilaksanakan pada AIM UKPA Siklus 12. Selain itu, ada saran agar PJM melakukan kajian dan analisis terhadap hasil akreditasi BAN-PT (temuan-temuan asesor BAN-PT) sehingga dapat menjadi masukan untuk pelaksanaan pendampingan akreditasi dan untuk AIM selanjutnya.

Kunjungan Asesor LRQA ke PJM dalam Surveillance tahap II

Kunjungan Asesor LRQA (Luhut Siahaan) dalam rangka Surveillance ISO 9001 Tahap II

Pada Third Surveillance SMM ISO 9001:2008 tanggal 24-26 April 2013, PJM diaudit oleh Sugeng Hartono. Lingkup surveillance tahap III ini sama dengan tahap II, yaitu perbaikan atas temuan sebelumnya dan implementasi ISO 9001. Pada surveillance ini, PJM mendapatkan temuan terkait pelaksanaan pemantauan pendampingan akreditasi program studi. Hal ini dianggap sebagai defisiensi program pendampingan akreditasi. Selain itu, juga terdapat temuan dalam pengendalian tindakan perbaikan auditee dalam AIM perlu perbaikan prosedur dan sistem.

Kunjungan Asesor LRQA ke PJM dalam Surveillance tahap III

Kunjungan Asesor LRQA (Sugeng Hartono) dalam rangka Surveillance ISO 9001 Tahap III

Pada Fourth Surveillance SMM ISO 9001:2008 tanggal 27 s.d 30 Januari 2014, PJM diaudit oleh Sugeng Hartono. Lingkup surveillance tahap IV ini sama dengan tahap III, yaitu perbaikan atas temuan sebelumnya dan implementasi ISO 9001. Pada surveillance ini, temuan-temuan sebelumnya telah dapat ditutup (closed). Ada beberapa catatan dari auditor untuk saran perbaikan bagi PJM, yaitu:

  • Perbaikan prosedur pendampingan akreditasi PS, sebaiknya mengatur periodisitas updating data akreditasi.
  • Pengendalian dokumen yang menuju paperless seharusnya menjadi concern PJM.
  • Sebaiknya menggunakan teknologi informasi dalam kegiatan AIM, khususnya dalam mengendalikan dan memantau tindakan perbaikan atas hasil AIM.
  • Penyusunan standar mutu UB, yang merupakan “jantung” kegiatan PJM, perlu lebih detil perencanaan program dan kegiatannya.

PJM edit

Kunjungan Asesor LRQA (Sugeng Hartono) dalam rangka Surveillance ISO 9001 Tahap IV