Monitoring dan Evaluasi Hibah Penguatan Kelompok Kajian dan Pusat Studi

Tahun 2017 pengelolaan program hibah untuk penelitian dilakukan oleh Lembaga Penelitian Dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM), dengan pengelolaan program hibah di bawah LPPM UB diharapkan dapat meningkatkan performa penelitian, baik dari sisi manajemen, fasilitas penelitian dan kualitas sumberdaya manusia.

Penerima hibah adalah Kelompok Kajian dan Pusat Studi yang telah lolos seleksi dan memiliki sasaran pada pusat studi-pusat studi yang telah resmi diakui oleh Rektor Universitas Brawijaya dan kelompok kajian-kelompok kajian yang diakui oleh Dekan/Direktur/Ketua Program. Pengakuan kelembagaan Pusat Studi dan Kelompok Kajian tersebut berdampak baik pada upaya pembinaan dan pendampingan penerima hibah.

Mengingat pendanaan program penguatan hibah kelompok kajian dan pusat studi tersebut melalui dana mandiri oleh Universitas Brawijay, tidak lagi didanai oleh Dikti pada program Program Hibah Kompetisi (PHK) Dikti, maka perlu dilakukan Monitoring dan Evaluasi (Monev) Program Penguatan Kelompok Kajian dan Pusat Studi oleh Pusat Jaminan Mutu dibawah Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu (LP3M).

Fokus Monev antara lain adalah 1) untuk mengevaluasi pencapaian tujuan program 2) untuk mengetahui pengelolaan atau manajemen pelaksanaan kegiatan, dan 3) untuk mengetahui dan menganalisa bagaimana hasil kegiatan Kelompok Kajian dan Pusat Studi penerima hibah dapat berdampak dan bermanfaat tidak hanya pada tim pelaksana yang terlibat, tetapi juga bagi UB.

Pada tahun anggaran 2017, UB mengalokasikan dana hibah kepada 34 penerima hibah sebagai bagian dari upaya pengembangan Kelompok Kajian dan Pusat Studi di UB. Aktifitas Monev tahun 2017 terbagi menjadi dua tahap, yaitu: tahap 1 dimana reviewer melakukan desk evaluation laporan akhir penerimaan 70% anggaran dan site visit di lokasi pengelola Kelompok Kajian dan Pusat Studi, dan tahap visitasi dimana reviewer melakukan klarifikasi hasil desk evaluation.

Berikut ini adalah beberapa dokumen yang digunakan reviewer dan penerima hibah (Kelompok Kajian dan Pusat Studi) dalam mempersiapkan dan melaksanakan program Monev PHK 2017.

  1. Buku Panduan Penyusunan Proposal
  2. Jadwal Visitasi Monev Kelompok Kajian dan Pusat Studi (Revised 17 Nopember 2017)
  3. Nomor Telepon Ketua Kelompok Kajian dan Pusat Studi
  4. Nomor Telepon Reviewer Monev Kelompok Kajian dan Pusat Studi
  5. Dokumen 00 Cross Reference untuk Penyusunan Borang Penilaian dan Komentar Terkonsolidasi Pusat Studi dan Kelompok Kajian
  6. Dokumen 01 Checklist Capaian Indikator Pusat Studi dan Kelompok Kajian
  7. Dokumen 02 Checklist  Kegiatan Monev Pusat Studi dan Kelompok Kajian
  8. Dokumen 03 Borang Penilaian Monev Pusat Studi dan Kelompok Kajian
  9. Dokumen 04 Borang Komentar Terkonsolidasi Monev Pusat Studi dan Kelompok Kajian
  10. Dokumen 05 Instrument Pemetaan Pusat Studi dan Kelompok Kajian
  11. Umpan Balik Reviewer
  12. Umpan Balik Penerima Hibah (Grantee)

Monevin PHK Akhir Tahun 2013

Featured

Seperti halnya Audit Internal Mutu (AIM), kegiatan Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) Program Hibah Kompetisi (PHK) juga dilaksanakan secara rutin setiap tengah tahun dan akhir tahun. Tahun 2013, Universitas Brawijaya mengelola dua jenis PHK, yaitu PHK Dikti dan PHK UB.

Jenis PHK Dikti yang diperoleh UB adalah sebagai berikut:

  • PHK-I Tema B, yaitu tentang peningkatan mutu, relevansi dan efisiensi PS. Program ini diperoleh oleh UB sejak tahun 2011 dan saat ini memasuki tahun terakhir implementasi program. Unit kerja program studi (PS) yang mendapatkan mandat mengelola hibah ini adalah PS S-1 Budidaya Perairan FPIK; PS S-1 Fisika FMIPA dan PS S-1 Keteknikan Pertanian FTP.
  • PHK-I Tema C, yaitu pengembangan program unggulan. Program ini juga dimulai pada tahun 2011, seperti halnya PHK-I Tema B, program ini juga memasuki tahun terakhir implementasi program. Unit kerja yang menerima mandat melaksanakan program ini adalah Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM).
  • PHK Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PKPD), yaitu program yang dikhususkan bagi PS Pendidikan Dokter. Program ini diberikan kepada Fakultas Kedokteran. Saat ini juga memasuki tahun terakhir implementasi program.

Atas dasar praktek baik implementasi PHK Dikti di tahun-tahun sebelumnya, sehingga Rektor UB memiliki kebijakan untuk menerapkan model PHK yang sama dengan PHK Dikti dengan pendanaan mandiri, yaitu PHK UB. Model klasifikasi PHK UB juga hampir sama dengan PHK Dikti, yaitu sebagai berikut:

  • PHK UB Tema A, yaitu program peningkatan mutu, relevansi dan efisiensi PS. Program ini diberikan kepada empat (4) PS, yaitu: PS S-1 Ilmu Kelautan FPIK, PS S-1 Teknik Kimia FT, PS S-1 Ilmu Komputer PTIIK, dan PS S-1 Sastra Inggris FIB.
  • PHK UB Tema B, yaitu pengembangan program unggulan PS. Program ini diberikan kepada 7 PS, yaitu: PS S-1 Matematika FMIPA, PS S-1 Biologi FMIPA, PS S-1 Peternakan FPT, PS S-2 Ilmu Ekonomi FEB, PS S-1 Ilmu dan Teknologi Pangan FTP, PS S-2 Akuntansi FEB, dan PS S-2 Manajemen FEB.
  • PHK UB Tema C, yaitu program penguatan dan pengembangan kelompok peneliti (research group). Program ini diberikan kepada 9 kelompok penelitian, yaitu sebagai berikut:
  1. Biopeptida, Perangkat Deteksi Medis dan Imunokontrasepsi – (Prof. Dr. Aulanni’am, drh., DES)
  2. Grup Riset dan Enterpreneurial Agroindustri Atsiri (GUREEA) – (Prof. Dr. Ir. Chandrawati Cahyani, MS.)
  3. Central of Low Cost and Automated Method and Instrumentation Analysis (Hermin Sulistyarti, PhD.)
  4. International Research Centre for the Management of Degraded and Mining Lands (IRC-MEDMIND) – (Prof. Ir. Eko Handayanto, MSc, PhD.)
  5. Pusat Kajian Autoimun, Reumatik dan Alergi – (Prof. Dr. dr. Handono Kalim, SpPD-KR)
  6. Pusat Kajian dan Peneliti Sosio Legal – (Dr. Jazim Hamidi, SH., MH.)
  7. Pusat Penelitian dan Pengembangan Porang Indonesia – (Prof. Dr. Simon Bambang Widjanarko, M.App.Sc.)
  8. Smart Molecule of Natural Genetics Resource (SMONAGENES) – (Prof. Dr. Ir. Fatchiyah, MKes., PhD.)
  9. Teknologi Sistem dan Material Maju (ASMAT) – (Dr.Sc. Akhmad Sabarudin, MSc.)

Kegiatan Monevin PHK Akhir Tahun 2013 difokuskan pada beberapa seperti yang disyaratkan Dewan Pendidikan Tinggi (DPT) Dikti Kemdikbud, yaitu meliputi:

  • Kepemimpinan dan Komitmen Insitusi
  • Kemampuan Melaksanakan Progam
  • Dampak dan Keberlanjutan Program
  • Keberhasilan indikator target (rate of success)
  • Kemajuan fisik kegiatan (target kemajuan fisik kegiatan untuk akhir tahun adalah 100%)

Sesuai mandat yang diberikan oleh Rektor UB, kegiatan Monevin PHK menjadi tugas Pusat Jaminan Mutu (PJM) dengan berkoordinasi dengan Tim Koordinasi Program Hibah Kompetisi (TKPHK), Satuan Pengawasan Internal (SPI), Reviewer Internal dan Grantee (unit penerima hibah). Sesuai hasil koordinasi pihak-pihak tersebut disepakati jadwal Monevin PHK (visitasi) dan distribusi reviewer internal sebagai berikut:

Untuk PHK-I Tema B dan Tema C, kegiatan visitasi telah dilakukan pada tanggal 4 Desember 2013 dan 11 Desember 2013. Jadwal visitasi untuk PHK UB Tema A dan B dilaksanakan pada tanggal 18 dan 23 Desember 2013, sedangkan jadwal visitasi untuk PHK UB Tema C dilaksanakan pada tanggal 16 dan 17 Desember 2013. Jadwal visitasi dan distribusi reviewer internal dapat diunduh di bagian bawah posting berita ini.

Dalam kegiatan Monevin PHK, grantee harus mempersiapkan proposal yang telah diperbaiki, rencana implementasi program (RIP) tahun berjalan dan laporan kemajuan implementasi program yang disusun sesuai panduan yang telah diberikan. Sedangkan bagi reviewer internal, diharapkan melakukan desk evaluation implementasi PHK sesuai proposal, RIP dan laporan yang ada. Selain itu, masing-masing tim reviewer harus menyusun laporan terkonsolidasi yang terdiri dari komentar terkonsolidasi, penilaian, checklist kegiatan Monevin PHK dan checklist capaian indikator kinerja dan capaian fisik. Reviewer internal juga dijadwalkan untuk bertemu dengan grantee untuk melakukan klarifikasi atas hasil desk evaluation.

Berikut ini diberikan link download materi dan dokumen terkait Monevin PHK Akhir Tahun 2013

  1. Jadwal Visitasi Monevin PHK UB Tema A dan Tema B (revised), perbaikan terkait pelaksanaan Monev Dikti untuk PHK-I Tema B dan Tema C pada tanggal 19-20 Desember 2013
  2. Jadwal Visitasi Monevin PHK UB Tema C (revised), perbaikan terkait pelaksanaan Monev Dikti untuk PHK-I Tema B dan Tema C pada tanggal 19-20 Desember 2013
  3. Panduan Penyusunan Laporan Akhir PHK UB Tema A dan Tema B
  4. Panduan Penyusunan Laporan Akhir PHK UB Tema C
  5. Borang Komentar Terkonsolidasi
  6. Panduan Penyusunan Komentar Terkonsolidasi
  7. Borang Penilaian
  8. Checklist Kegiatan Monevin PHK
  9. Checklist Capaian Indikator dan Capaian Fisik (revised), perbaikan terkait kemudahan grantee dan reviewer internal dalam menetapkan dan mengukur capaian.
  10. Daftar Nomor Ponsel dan Alamat E-mail Reviewer dan Auditor Monevin PHK 2013 (revised)
  11. Daftar Contact Person Grantee (revised)

AIM UKPPA Siklus 6 Tahun 2013

Sosialisasi AIM UKPPA Siklus 6Dalam rangka evaluasi implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Brawijaya melalui Audit Internal Mutu (AIM) bagi Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA) Siklus 6 Tahun 2013, maka ditetapkan ruang lingkup sebagai berikut:

  1. Tindakan perbaikan atas temuan AIM UKPPA sebelumnya,
  2. Tindakan perbaikan atas temuan Surveillance ISO 9001:2008 oleh LRQA,
  3. Implementasi SPMI berbasis ISO 9001:2008,
  4. Implementasi SPMI berbasis Pelayanan Prima,
  5. Implementasi Standar Website Unit Kerja.

Audit Internal Mutu (AIM) UKPPA Siklus 6 Tahun 2013 bertujuan untuk:

  • Mempersiapkan diri untuk menghadapi audit eksternal (mis. Surveillance ISO 9001 oleh LRQA, IRJEN, BPK, BPKP, Asesmen Pelayanan Prima)
  • Meningkatkan ketertiban administrasi, database, kinerja dan perbaikan manajemen mutu secara terus-menerus.
  • Memenuhi kepuasan pelanggan/stakeholders

Sebagai persiapan, telah dilakukan sosialisasi kepada auditee dan refreshing AIM UKPPA Siklus 6 kepada auditor internal pada hari Rabu, tanggal 18 September 2013.  Adapun waktu pelaksanaan AIM UKPPA Siklus 6 Tahun 2013 adalah tanggal 3 s.d 7 Oktober 2013 (desk evaluation), 7 s.d 10 dan 17 s.d 18 Oktober 2013 (visitasi).

Audit Internal Mutu (AIM) UKPPA Siklus 6 Tahun 2013 melibatkan 20 auditor internal dan 30 auRefreshing AIM UKPPA Siklus 6ditee (UKPPA). Masing-masing auditee mempersiapkan diri untuk menghadapi AIM UKPPA Siklus 6 dengan menyediakan dokumen-dokumen berikut:

  • Laporan perbaikan atas temuan AIM UKPPA Siklus sebelumnya (bukti pendukung disediakan saat visitasi/kunjungan)
  • Laporan perbaikan atas temuan Surveillance ISO 9001:2008 oleh LRQA (bukti pendukung disediakan saat visitasi/kunjungan).
  • Manual Mutu (MM).
  • Program Kerja.
  • Manual Prosedur (MP) Wajib ISO, yaitu Prosedur: (a) Pengendalian Dokumen dan Rekaman, (b) Pengendalian Produk/Jasa Tidak Sesuai, (c) Tindakan Korektif dan Pencegahan.
  • Manual Prosedur terkait proses bisnis atau tupoksi masing-masing unit kerja
  • Laporan Tinjauan Manajemen yang terakhir.

Untuk memudahkan proses pelaksanaan AIM UKPPA Siklus 6, berikut ini diberikan link download materi yang terkait:

  1. Jadwal Kegiatan AIM UKPPA Siklus 6
  2. Materi Sosialisasi dan Refreshing AIM UKPPA Siklus 6
  3. Daftar Auditee
  4. Distribusi Auditor dan Jadwal Visitasi (revised)
  5. Daftar Contact Person Auditee dan Nomor HP
  6. Daftar Auditor dan Nomor HP
  7. Borang AIM UKPPA Siklus 6 bagi Auditor Internal: (a) Borang Daftar Temuan (gunakan borang yang telah diberikan PJM dan sudah terisi dengan temuan-temuan AIM sebelumnya dan temuan Surveillance ISO 9001:2008); (b) Borang Penilaian; (c) Borang Umpan Balik Auditor.
  8. Borang AIM UKPPA Siklus 6 bagi Auditee: (a) Borang Klarifikasi Temuan; (b) Borang Umpan Balik Auditee.
  9. Regulasi terkait lingkup AIM UKPPA Siklus 6: (a) PP No.42 Tahun 2004 tentang Pembinaan Jiwa Korps dan Kode Etik PNS; (b) Peraturan Senat UB No.318 Tahun 2008 tentang Kode Etik Dosen; (c) SK Rektor UB No.317 Tahun 2008 tentang Kode Etik Tenaga Penunjang Akademik; (d) UU No.25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik; (e) PERMENPAN-RB No.13 Tahun 2009 tentang Pedoman Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik dg Partisipasi Masyarakat; (f) PERMENPAN-RB No.38 Tahun 2012 tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit Pelayanan Publik.

Hasil Seleksi Proposal PHK UB Tema C (Research Group)

Setelah melalui seleksi secara desk evaluation sejak tanggal 1 s.d 21 Juni 2013, akhirnya didapatkan 9 (sembilan) research group yang dinyatakan memenuhi kualifikasi dan akan mendapatkan bantuan melalui Program Hibah Kompetisi Universitas Brawijaya (PHK UB) Tema C Batch 1. Proses seleksi ini melibatkan 6 (enam) reviewer DPT dari internal UB dan dari luar UB, yaitu:

  • Agus Suharyanto (UB)
  • Sutiman Bambang Sumitro (UB)
  • Mohammad Bisri (UB)
  • Pudjo Sukarno (ITB)
  • Lilik Soetiarso (UGM)
  • Ambariyanto (UNDIP)

Berikut ini adalah daftar kelompok penelitian (beserta ketua peneliti) yang mendapatkan PHK UB Tema C Batch 1:

  1. Biopeptida, Perangkat Deteksi Medis dan Imunokontrasepsi – (Prof. Dr. Aulanni’am, drh., DES)
  2. Central of Low Cost and Automated Method and Instrumentation Analysis (Hermin Sulistyarti, PhD.)
  3. Grup Riset dan Enterpreneurial Agroindustri Atsiri (GUREEA) – (Prof. Dr. Ir. Chandrawati Cahyani, MS.)
  4. International Research Centre for the Management of Degraded and Mining Lands (IRC-MEDMIND) – (Prof. Ir. Eko Handayanto, MSc, PhD.)
  5. Pusat Kajian Autoimun, Reumatik dan Alergi – (Prof. Dr. dr. Handono Kalim, SpPD-KR)
  6. Pusat Kajian dan Peneliti Sosio Legal – (Dr. Jazim Hamidi, SH., MH.)
  7. Pusat Penelitian dan Pengembangan Porang Indonesia – (Prof. Dr. Simon Bambang Widjanarko, M.App.Sc.)
  8. Smart Molecule of Natural Genetics Resource (SMONAGENES) – (Prof. Dr. Ir. Fatchiyah, MKes., PhD.)
  9. Teknologi Sistem dan Material Maju (ASMAT) – (Dr.Sc. Akhmad Sabarudin, MSc.)

Selanjutnya, masing-masing kelompok penelitian diharuskan melakukan revisi terhadap proposal dengan mengacu kepada komentar terkonsolidasi dari reviewer, serta menyusun Rencana Implementasi Program (RIP) tahun pertama (2013). Hasil revisi proposal dan penyusunan RIP akan digunakan untuk proses negosiasi pembiayaan (costing negotiation) dan penandatanganan kontrak.

Berikut ini diberikan link download dokumen dan materi terkait PHK UB Tema C: