Persiapan Surveillance Implementasi SMM ISO 9001:2008

Menindaklanjuti sertifikasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 di Universitas Brawijaya (UB), maka Lloyd’s Register Quality Assurance (LRQA) Indonesia akan melakukan pemantauan setiap enam bulan dalam rangka Surveillance Program. Kunjungan yang telah direncanakan pada bulan Mei dan Oktober tahun 2012 ini, bermaksud untuk memantau (monitoring) keberlanjutan implementasi SMM ISO 9001:2008 di UB.

Pemantauan tahap pertama (first surveillance) tahun ini dilaksanakan pada tanggal 9-11 Mei 2012, melibatkan empat assessor LRQA dan 19 unit kerja di UB yang menjadi obyek audit (auditee), yaitu (7 fakultas dan 12 unit kerja penunjang). Fakultas yang diaudit adalah FH, FIA, FPt, FTP, FISIP, FIB dan PKH. Adapun 12 Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik(UKPPA) yang diaudit adalah BAAK, BAKP, BAUK, BAK, LP3, LPPM, SPI, PJM, Poliklinik, JPC, Unit TIK dan Perpustakaan.

Dalam rangka menghadapi surveillance tersebut, Rektor UB telah menugaskan Tim Implementasi SMM ISO 9001:2008 UB tahun 2012. Pembantu Rektor I sebagai Management Representative (MR) mengharapkan partisipasi dari civitas academica di UB untuk memperbaiki implementasi SMM ISO 9001:2008. Untuk itu, masing-masing unit kerja diharapkan untuk:

  • Memperbaiki temuan ketidaksesuaian (NC Minor) dan saran (Observation) pada 2nd stage assessment tanggal 11-19 Oktober 2011. Mengingat lingkup sertifikasi SMM ISO 9001:2008 di UB adalah untuk layanan akademik dan penunjang akademik, maka temuan yang terjadi di suatu unit kerja merupakan temuan bagi semua unit di UB. Oleh karena itu, masing-masing unit kerja diharapkan mempelajari rangkuman temuan Second Stage Assessment Report.
  • Memperbaiki temuan ketidaksesuaian dan saran pada AIM UKPA Siklus 10 dan AIM UKPPA Siklus 4. Diharapkan semua unit kerja telah merumuskan klarifikasi (dengan mengisi borang klarifikasi) dan membuat Laporan Perbaikan atas temuan AIM tersebut (contoh).
  • Universitas Brawijaya telah menetapkan Tim Pendamping bagi unit kerja untuk membantu perbaikan SMM dan implementasinya sebelum pelaksanaan surveillance. MR unit kerja dapat menentukan waktu pendampingan sesuai kesepakatan pendamping dan tim ISO di unit kerja.
  • Memperhatikan penjelasan teknis dan jadwal rinci pelaksanaan surveillance.

Dengan menindaklanjuti hal tersebut, maka UB dapat mempertahankan sertifikat ISO 9001:2008 dan dapat memperbaiki implementasi SMM secara berkelanjutan menuju World Class Entrepreneurial University.

Informasi lebih rinci dan pertanyaan terkait dapat diperoleh dengan menghubungi: PJM, telp.0341-575797 atau pwst.374 atau email: pjm@ub.ac.id atau pjmbrawijaya@gmail.com

Prosedur AIM UKPPA Siklus 4 tahun 2012

Sebagai tindak lanjut kegiatan sosialisasi Audit Internal Mutu (AIM) bagi Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA) siklus 4 pada hari Rabu, 28 Maret 2012, Pusat Jaminan Mutu (PJM) merasa perlu untuk menyampaikan detil pelaksanaan dari rangkaian kegiatan AIM UKPPA Siklus 4. Untuk itu, PJM berusaha memberikan informasi kepada civitas academica (khususnya auditee UKPPA dan auditor internal) di lingkungan Universitas Brawijaya (UB) setiap proses yang telah dilaksanakan dalam bentuk flowchart. Beberapa tahap yang telah dilalui terdapat rekaman proses yang bisa diunduh. selengkapnya

Sosialisasi AIM UKPPA Siklus 4 Tahun 2012

Pembantu Rektor II, Warkum Sumitro, didampingi Tim PJM telah melakukan sosialisasi pelaksanaan Audit Internal Mutu (AIM) bagi Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA) siklus 4 pada hari Rabu, 28 Maret 2012, bertempat di Ruang Pertemuan Perpustakaan UB. Warkum Sumitro, menyampaikan dengan diperolehnya sertifikat ISO, sangat penting untuk selalu meningkatkan mutu pelayanan. AIM UKPPA merupakan bentuk evaluasi diri untuk menjaga dan memperbaiki mutu layanan.

Lebih lanjut, Wakabid AIM PJM (Dr. dr. Loeki Enggar Fitri, MKes., SpParK.) menyampaikan bahwa AIM UKPPA Siklus 4, yang akan dilaksanakan pada tanggal 16 hingga 20 April 2012, memiliki tujuan mempersiapkan UKPPA menghadapi surveillance visit SMM ISO 9001; 2008 oleh LRQA pada akhir bulan Mei 2012, serta audit dari KEMENDIKBUD tentang Pelayanan Prima pada bulan Juli 2012. Wakabid AIM juga mengingatkan bahwa second stage assessment oleh LRQA dilakukan dengan sampling, namun temuan yang didapat berlaku untuk semua unit, karena lingkup/scope sertifikasi ISO 9001:2008 di UB adalah untuk layanan akademik dan aktivitas pendukungnya. Untuk itu, Wakabid AIM menyampaikan bahwa lingkup AIM UKPPA Siklus 4 adalah:

selengkapnya

Restrukturisasi Tim PJM

Dengan terbitnya Surat Keputusan Rektor Universitas Brawijaya No.114/SK/2012 tentang Personalia Tim Pusat Jaminan Mutu (PJM) maka terdapat perubahan dalam struktur organisasi PJM untuk periode 2012-2013. Perubahan tersebut terkait dengan jabatan Ketua PJM yang diemban oleh Prof. Dr. Ir. Soebarinoto sejak berdirinya PJM tahun 2005 hingga tahun 2011.

selengkapnya

Pelatihan SPMI dan Audit Internal Angkatan XVI

Selama lima hari, tanggal 10-11 dan 13-15 Pebruari 2012, Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya (PJM UB) telah menyelenggarakan Pelatihan Perancangan SPMI dan Sertifikasi Auditor Internal Mutu Perguruan Tinggi. Kegiatan yang merupakan permintaan dari Fakultas Kedokteran UB dan Fakultas Kedokteran Universitas Islam Malang (UNISMA) tersebut merupakan angkatan ke-16, bertempat di Ruang PJM dan Perpustakaan UB.

selengkapnya

Sosialisasi AIM UKPA Siklus 10 Tahun 2012

Sebagai persiapan dari proses evaluasi terhadap implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di lingkungan Universitas Brawijaya (UB), maka pada hari Rabu, tanggal 8 Pebruari 2012, diadakan sosialisasi tentang Audit Internal Mutu (AIM) Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) Siklus 10. Kegiatan Sosialisasi tersebut bertempat di Ruang Sidang Gedung Kantor Pusat Lantai 8. Sosialisasi melibatkan tim PJM dan Tim Pendamping Implementasi SPMI, mengundang para Management Representative (MR) fakultas/program dan jurusan/PS di lingkungan UB beserta Ketua GJM/UJM.

selengkapnya

Pelatihan Mengisi Borang Akreditasi untuk SIDEA

Menindaklanjuti beberapa pertemuan sebelumnya terkait pengembangan Sistem Informasi Data Elektronik Akreditasi (SIDEA) di Universitas Brawijaya, maka Pusat Jaminan Mutu (PJM) mengadakan Pelatihan Mengisi Borang Akreditasi bagi beberapa Tenaga Kependidikan di lingkungan Kantor Pusat UB. Kegiatan tersebut dilaksanakan pada hari Jum’at, tanggal 3 Pebruari 2012, bertempat di Ruang PJM, diikuti oleh 11 orang staf dari PJM, LP3, LPPM, BAK dan PIDK. selengkapnya