AIM UKPPA Siklus 11 Tahun 2018

Sebagai bentuk evaluasi terhadap penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Universitas Brawijaya, serta untuk mempersiapkan institusi dan unit kerja menghadapi Akreditasi Perguruan Tinggi (APT), serta updating ISO 9001 dari versi 2008 ke versi 2015, maka dilaksanakan Audit Internal Mutu (AIM) bagi Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA) Siklus 11 Tahun 2018.

Seperti tahun sebelumnya, kegiatan audit internal untuk UKPPA tahun ini dititikberatkan pada pengelolaan (manajerial) unit kerja dengan tujuan utama untuk membantu unit kerja menerapkan sistem manajemen mutu dan memperbaiki kinerja. Unit kerja yang dilibatkan dalam AIM UKPPA Siklus 11 ini berdasarkan Permenristekdikti Nomor 4 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja UB, terdiri dari:

  1. Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM)
  2. Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu (LP3M)
  3. UPT Perpustakaan
  4. UPT Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)
  5. UPT Pengembangan Karir dan Kewirausahaan (UPKK)
  6. UPT Laboratorium Sentral Ilmu Hayati (LSIH)
  7. UPT Laboratorium Sentral Sains dan Rekayasa (LSSR)
  8. Satuan Pengawas Internal (SPI)
  9. Biro Akademik dan Kemahasiswaan (BAK)
  10. Biro Umum dan Kepegawaian (BUK)
  11. Biro Keuangan (BK)
  12. Badan Usaha Akademik (BUA)
  13. Badan Usaha Non Akademik (BUNA)

Lingkup AIM UKPPA Siklus 11 tahun 2018 ini adalah:

  1. Tindaklanjut Temuan AIM Sebelumnya
  2. Tinjauan Manajemen (TM). Lingkup ini ditujukan untuk persiapan menuju implementasi ISO 9001:2015 (baca: ISO 9001 versi 2015). Untuk itu, pada lingkup ini yang dievaluasi adalah keberadaan laporan dan lingkup bahasan sesuai persyaratan ISO 9001:2015. Untuk memudahkan unit kerja dalam menyusun laporan tinjauan manajemen, maka PJM telah menyiapkan template laporan tinjauan manajemen.
  3. Konversi Dokumen SPMI (Manual Mutu) sesuai SPMI Dikti. Sejak terbitnya Permenristekdikti Nomor 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, maka perguruan tinggi (termasuk UB) harus melakukan perubahan sistem dokumentasi SPMI sesuai pedoman dari Kemenristekdikti. Untuk itu, UB telah menyiapkan perubahan dan format baru sistem dokumentasi di UB yang menggabungkan persyaratan dari Kemenristekdikti, sistem kearsipan (ANRI) dan memenuhi persyaratan ISO 9001. Untuk itu, lingkup AIM ini dikhususkan pada konversi dokumen SPMI UKPPA (terutama MM).
  4. Konversi SOP sesuai Permenpan-RB Nomor 35 Tahun 2012. Konversi ini dilakukan untuk memenuhi aturan Kemenpan-RB tersebut mengingat UB juga bagian dari instansi pelayanan publik. Konversi SOP sesuai Permenpan-RB Nomor 35 Tahun 2015 tersebut secara praktis mengikuti template SOP yang bisa diunduh di bagian bawah posting berita ini.

Kegiatan AIM UKPPA Siklus 11 Tahun 2018 ini disosialisasikan kepada para pimpinan unit pada hari Selasa, 24 Juli 2018, bertempat di Gedung Kantor Pusat UB, Lantai 8.  Bahan-bahan sosialisasi dapat diunduh di melalui tautan berikut:

  1. Diseminasi dan Sosialisasi AIM UKPPA Siklus 11
  2. Instrumen AIM UKPPA Siklus 11
  3. Distribusi Auditor Internal
  4. Template Laporan Tinjauan Manajemen
  5. Kode Dokumen SPMI UB
  6. Template SOP sesuai Permenpan-RB Nomor 35 Tahun 2012
  7. Template Lembar Pengesahan
  8. Peraturan Rektor UB Nomor 24 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas
  9. Skema Klasifikasi Arsip UB
  10. Lembar Umpan Balik Auditee
  11. Lembar Umpan Balik Auditor Internal

AIM UKPA Siklus 17 Tahun 2018

Sejak tahun 2007, Universitas Brawijaya (UB) telah menyelenggarakan evaluasi internal untuk semua unit kerja, baik unit kerja akademik (UKPA) maupun non akademik atau supporting units (UKPPA). Kegiatan tersebut dikenal dengan Audit Internal Mutu (AIM), yang mengendalikan capaian mutu penyelenggaraan tri dharma perguruan tinggi, serta membangun budaya mutu melalui implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).

Kegiatan AIM untuk Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) tahun ini merupakan siklus ke-17 yang diperuntukkan bagi auditees tingkat fakultas, jurusan, program studi (prodi) dan laboratorium. Lingkup AIM UKPA Siklus 17 Tahun 2018 ditetapkan oleh Rektor UB berbeda-beda untuk tiap level unit.

Seperti tahun sebelumnya, ada pembagian tugas pelaksana kegiatan AIM, hal ini mempertimbangkan tingkat resiko kegiatan tri dharma UB. Lingkup dan unit yang masuk kategori resiko tinggi diaudit oleh auditor internal universitas dan dikoordinir Pusat Jaminan Mutu (PJM), yaitu lingkup audit standar kinerja fakultas dan prodi lama (termasuk jurusan yang memiliki prodi) terakreditasi “B”, prodi terakreditasi “C” dan prodi baru (belum terakreditasi, serta 19 prodi terakreditasi/tersertifikasi internasional. Kegiatan audit oleh PJM dilakukan dengan dua tahapan, yaitu desk evaluation dan site visit. PJM akan menyempaikan hasil audit kepada Rektor.

Untuk unit yang tidak termasuk kategori beresiko tinggi (mis. Prodi terakreditasi “A” dan laboratorium) diaudit oleh auditor internal fakultas dan dikoordinir Wakil Dekan I dibantu Gugus Jaminan Mutu (GJM) fakultas/program. Untuk audit unit kerja yang didelegasikan kepada GJM dilakukan dengan desk evaluation. GJM akan menyampaikan hasil audit kepada Dekan/Pimpinan

Seperti AIM sebelumnya, instrumen AIM UKPA Siklus 17 disusun oleh PJM dimana instrumen tersebut berbeda-beda untuk tiap level unit. Berikut ini matriks lingkup AIM UKPA Siklus 17 tahun 2018 dan pelaksana auditnya.

No

Ruang Lingkup (Scope)

Pelaksana

UKPA

UKPPA

Fak/Prog

Jur.

Prodi

Lab.

1.

Tindaklanjut Temuan AIM Sebelumnya PJM/GJM

V

V

V

V

V

2.

Tinjauan Manajemen (TM) PJM/GJM

V

V

V

V

V

3.

Akreditasi Nasional Prodi dan Standar SPMI (Prodi Lama “B”, Prodi “C”, Prodi Baru) PJM

V

V

V

-

-

4.

Standar Kinerja PJM

V

-

-

-

-

5.

Konversi Dokumen SPMI (Manual Mutu) PJM/GJM

V

V

-

-

V

6.

Konversi SOP sesuai Permenpan-RB 35/2015 PJM/GJM

V

V

V

V

V

7.

Tindaklanjut Temuan Asesor Akreditasi/Sertifikasi Internasional PJM

-

-

V

-

-

Untuk kebutuhan AIM UKPA Siklus 17, PJM menyediakan web ini sebagai media informasi untuk auditor internal dan auditees. Berikut ini download link berkas-berkas dan instrumen AIM yang bisa digunakan oleh auditor internal dan auditees. (download link menggunakan otentifikasi)

  1. Jadwal AIM
  2. Materi Diseminasi AIM UKPA Siklus 16
  3. Materi Sosialisasi AIM UKPA Siklus 17
  4. Daftar fakultas/jurusan/prodi dan pembagian tugas audit
  5. Daftar auditor internal fakultas/program
  6. Instrumen AIM (fakultas/program, jurusan, program studi, laboratorium)
  7. Form Rekap Data Dukung Capaian Kinerja Fakultas
  8. Matriks Penilaian Akreditasi BAN-PT (fakultas, jurusan, prodi S-1, Prodi S-2, prodi S-3)
  9. Form Laporan AIM
  10. Form Umpan Balik Auditee
  11. Form Umpan Balik Auditor Internal
  12. Template Tinjauan Manajemen
  13. Template Lembar Identifikasi
  14. Template SOP sesuai Permenpan-RB Nomor 35 Tahun 2012
  15. Permenpan-RB Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan
  16. Kode Dokumen SPMI UB
  17. Peraturan Rektor Nomor 24 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas
  18. Skema Klasifikasi Arsip UB

Syarat Pengajuan Izin Perjalanan Dinas ke Luar Negeri

linguas_no_mundoSesuai dengan himbauan dari Bagian Kerjasama UB pada hari Kamis 31 Mei 2018, maka dengan ini kami informasikan prosedur baru untuk pengurusan Surat Persetujuan Sekretariat Negara (SP Setneg) dan Paspor Dinas.

Adapun peraturan umum yang sementara ini disampaikan adalah :

  • Semua perjalanan dinas luar negeri (PDLN) baik itu kunjungan, tugas belajar, seminar/conference, dan PDLN lain harus mengajukan persetujuan melalui Bagian Kerjasama Kantor Pusat UB (Gedung Rektorat lantai 2)
  • Persetujuan PDLN maks. harus diajukan 1 bulan sebelum pelaksanaan (untuk pengurusan paspor dinas maka maks. 2 bulan sebelumnya harus diajukan) kepada Bagian Kerjasama Kantor Pusat UB. Lebih dari itu, tidak akan diproses
  • Prosedur untuk mengajukan persetujuan PDLN adalah dengan menyediakan softcopy dokumen sebagai berikut dalam bentuk pdf :
    1. Daftar Riwayat Hidup/Curriculum Vitae, dan di dalamnya harus mencantumkan nomor handphone yang aktif
    2. KTP
    3. Surat Tugas dari Rektor untuk melakukan PDLN
    4. Surat Pengantar dari Rektor UB ditujukan kepada Dikti untuk pemrosesan izin PDLN
    5. Surat Undangan/Invitation Letter
    6. Surat Jaminan Pembiayaan selama kunjungan/Guarantee Letter
    7. Jadwal/Itinerary PDLN
    8. Poster kegiatan yang akan dihadiri jika ada
    9. Pas Foto dengan standar ICAO dan kualitas studio foto
    10. Dokumen MoU jika agenda PDLN adalah penandatanganan MoU
    11. Kartu Pegawai yang sudah dilegalisir
    12. SK Pegawai yang sudah dilegalisir
    13. Akta lahir, bagi yang mengurus paspor dinas
    14. Kartu Keluarga, bagi yang mengurus paspor dinas
    15. Formulir Paspor Dinas, bagi yang mengurus paspor dinas
  • Softcopy dokumen diatas dikirim ke email : kerjasama@ub.ac.id (dengan kontak person Ibu Pranatalia sbg Kasubbag Kerjasama UB dan Pak Adhi Poejo sbg operator PDLN Online)
  • Prosedur pelaksanaan PDLN di lingkungan UB akan disosialisasikan dalam waktu dekat kepada civitas UB

Untuk tugas belajar, ada sedikit perbedaan di bagian persyaratan dokumen yaitu sebagai berikut :

  1. Daftar Riwayat Hidup/Curriculum Vitae, dan di dalamnya harus mencantumkan nomor handphone yang aktif
  2. Surat Perjanjian Tugas Belajar versi Dikti dengan materai
  3. Surat Izin dari Rektor untuk melakukan tugas belajar
  4. Surat Pengantar dari Rektor UB ditujukan kepada Dikti untuk pemrosesan izin tugas belajar
  5. Letter of Acceptance
  6. Surat Jaminan Pembiayaan/Guarantee Letter
  7. Jadwal PDLN
  8. Pas Foto dengan standar ICAO dan kualitas studio foto
  9. Kartu Pegawai yang sudah dilegalisir
  10. SK Pegawai yang sudah dilegalisir
  11. KTP
  12. Akta lahir, bagi yang mengurus paspor dinas
  13. Kartu Keluarga, bagi yang mengurus paspor dinas
  14. Formulir Paspor Dinas, bagi yang mengurus paspor dinas

Persiapan Sertifikasi AUN-QA 2018 untuk 4 Prodi Unggulan di UB

Sejalan dengan visi-misi Universitas Brawijaya (UB) untuk internasionalisasi program studi (prodi), maka tahun 2018 ini telah dipilih empat perwakilan prodi unggulan di UB untuk mengajukan sertifikasi ASEAN University Network Quality Assurance (AUN-QA). Keempat prodi tersebut adalah:

1)   Prodi S-2 Ilmu Ternak FPt

2)   Prodi S-1 Budidaya Perairan FPIK

3)   Prodi S-1 Ilmu Komunikasi FISIP

4)   Prodi S-1 Sastra Jepang FIB

Tahun ini, keempat prodi tersebut menyusun Self Assessment Report (SAR) sebagai dokumen usulan sertifikasi AUN-QA yang akan dikirimkan ke AUN Secretariat pada bulan Agustus 2018.

Pusat Jaminan Mutu (PJM) LP3M sebagai unit kerja yang diberi tugas mengkoordinir kegiatan akreditasi/sertifikasi internasional telah memiliki program dan rangkaian kegiatan untuk membantu dan mendampingi prodi-prodi tersebut hingga saat visitasi/asesmen.

Sebagai koordinasi awal, maka PJM mengadakan pertemuan dengan Wakil Dekan Bidang Akademik dari empat fakultas beserta Ketua Prodi dan Tim Task Force masing-masing. Koordinasi ini dilaksanakan pada hari Senin, tanggal 14 Mei 2018, bertempat di Gedung Layanan Bersama UB, Lantai 4, Ruang Rapat LP3M.

Sebagai salah satu bentuk komitmen universitas bagi Tim Task Force, maka Rektor UB memberikan bantuan operasional yang ditetapkan melalui Peraturan Rektor UB Nomor 84 Tahun 2017. Selain itu, masing-masing prodi juga didampingi oleh dua asesor pendamping.

Berikut ini beberapa dokumen/berkas yang terkait untuk proses penyusunan SAR (download link memerlukan otentifikasi menggunakan akun e-mail official):

Konversi SOP Universitas Brawijaya

Adanya Permenristekdikti Nomor 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi telah mengatur keberadaan dan format dokumen-dokumen SPMI PT, mulai dari Kebijakan Mutu, Standar SPMI, Manual SPMI hingga Standard Operating Procedure (SOP).
Sejak tahun 2007, UB telah merumuskan format SOP, dulu disebut Manual Prosedur (MP) yang diperuntukkan bagi kegiatan operasional serta untuk memenuhi persyaratan akreditasi dan SMM ISO 9001. Format yang lama ini, merupakan kreatifitas dan inovasi UB yang menjadi ciri khas implementasi SPMI di UB.
Seiring dengan berkembangnya beragam model implementasi SPMI yang tidak selalu sesuai dengan kebutuhan, terutama dalam mencapai Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN Dikti), maka pemerintah melalui Kemenristekdikti merumuskan acuan dan format baku dokumentasi SPMI yang diatur dalam permenristekdikti di atas. Regulasi ini harus menjadi acuan utama bagi PT dalam menyusun dan menyesuaikan (baca: konversi) dokumen-dokumen SPMI masing-masing.
Untuk itu, UB mengadakan kegiatan konsinyering dan pendampingan untuk konversi dokumen SPMI tingkat fakultas dan Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA), khususnya SOP. Kegiatan yang dilaksanakan pada hari Rabu-Kamis (2-3 Mei 2018) ini melibatkan tim GJM dari fakultas-fakultas dan tim UKPPA dari lembaga, biro, UPT serta unit.
Output kegiatan selama dua hari tersebut yaitu adanya SOP-SOP prioritas yang terkait proses bisnis utama yang siap disahkan dan diimplementasikan. Konversi SOP yang diutamakan adalah dalam hal format, kode dan kelengkapannya. Selain itu, hasil konversi SOP ini akan digunakan sebagai dokumen pendukung dalam Akreditasi Perguruan Tinggi (APT) UB dan juga persiapan upgrading ISO 9001 dari versi 2008 ke versi 2015.
Acara konsinyering ini dibuka oleh Ketua LP3M UB (Achmad Wicaksono, PhD.) dan dilanjutkan dengan arahan Ketua PJM (Dr. Shinta Hadiyantina), serta dilanjutkan dengan penjelasan teknis konsinyering oleh Kepala Bidang SPMI (Dr. Harsuko Riniwati).
Dalam kegiatan konsinyering ini, peserta konsinyering dibagi menjadi 5 kelompok besar yang masing-masing didampingi oleh fasilitator PJM. Tim-tim ini bekerja, berdiskusi dan tanya-jawab seputar lingkup konsinyering dan output kegiatan.
Berikut ini materi-materi yang disampaikan dalam konsinyering [download link memerlukan otentifikasi menggunakan akun e-mail official]:
1. Penjelasan Teknis Konsinyering Konversi SOP
2. Susunan Acara Konsinyering
3. Konversi Dokumen SPMI UB
4. Peraturan Rektor Nomor 24 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas
5. Skema Klasifikasi Arsip UB
6. Kode Dokumen SPMI UB
7. Template SOP

8. Contoh Daftar Dokumen di FKG

9. SNI ISO 9001:2008 Persyaratan

UB Sukses menuju Re-akreditasi Institusi 2018

Universitas Brawijaya (UB) sebagai salah satu perguruan tinggi unggul dan favorit di Indonesia, memiliki kewajiban dalam pemenuhan standar, persyaratan dan mematuhi regulasi yang ada di Indonesia, sesuai Permenristekdikti Nomor 32 Tahun 2016 tentang akreditasi program studi dan perguruan tinggi. Masa akreditasi institusi UB yang diperoleh tahun 2014 dengan peringkat “A” akan berakhir pada 16 Januari 2019. Sesuai persyaratan, maka UB harus mengajukan re-akreditasi pada 6 bulan sebelum berakhirnya masa akreditasi. Dengan demikian, maka pada pertengahan tahun 2018, yaitu tepatnya pada akhir Juni 2018, UB sudah mengunggah usulan re-akreditasi APT melalui Sistem Akreditasi Perguruan Tinggi Online (SAPTO).

Rektor UB telah menetapkan Tim Penyusun Dokumen Usulan APT melalui Surat Tugas Rektor Nomor 0729/UN10/KP/2018. Tim APT UB tersebut akan menyusun dan mereview dokumen usulan APT, serta meng-upload dokumen usulan APT melalui SAPTO. Tim APT UB yang diketuai oleh Prof. Dr. Kusmartono (Wakil Rektor Bidang Akademik) melibatkan semua unsur dan perwakilan unit yang ada di UB. Secara umum terdiri dari 5 tim, yaitu: Tim Pimpinan dan Pengelola (ketua, wakil ketua, sekretaris, bendahara dan sekretariat), Tim Asesor Internal, Tim Borang, Tim Evaluasi Diri dan Tim Penyedia Data.

Persyaratan dokumen usulan APT yang harus disusun, sesuai instrumen tahun 2011, yaitu terdiri dari 7 standar/kriteria sebagai berikut:

  • Standar 1. Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian
  • Standar 2. Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu
  • Standar 3. Mahasiswa dan lulusan
  • Standar 4. Sumber daya manusia
  • Standar 5. Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik
  • Standar 6. Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi
  • Standar 7. Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama

Dokumen yang disiapkan adalah (masing-masing tidak boleh melebihi 25 MB):

  1. Surat Pengantar dari Pimpinan Institusi
  2. Surat Pernyataan Pimpinan Institusi
  3. Borang Institusi
  4. Lampiran Borang institusi
  5. Evaluasi Diri Institusi
  6. Borang Data Kuantitatif, sesuai template BAN-PT

Berikut ini dokumen-dokumen terkait APT UB [download link memerlukan otentifikasi menggunakan akun e-mail official]

1. Surat Tugas Rektor UB Nomor 0729/UN10/KP/2018 tentang Tim APT UB

2. Panduan Penggunaan SAPTO untuk PT

3. Dokumen Usulan AIPT UB Tahun 2014:

  • Borang AIPT UB 2014
  • Lampiran Borang AIPT UB 2014
  • Evaluasi Diri AIPT UB 2014
  • Surat Pengantar Rektor
  • Surat Pernyataan Rektor

4. Berita Acara Asesmen Lapang AIPT UB 2014

5. Instrumen BAN-PT untuk APT UB 2018:

6. Materi Presentasi Lokakarya APT UB (Senin, 29 Januari 2018):

Monitoring dan Evaluasi Hibah Penguatan Kelompok Kajian dan Pusat Studi

Tahun 2017 pengelolaan program hibah untuk penelitian dilakukan oleh Lembaga Penelitian Dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM), dengan pengelolaan program hibah di bawah LPPM UB diharapkan dapat meningkatkan performa penelitian, baik dari sisi manajemen, fasilitas penelitian dan kualitas sumberdaya manusia.

Penerima hibah adalah Kelompok Kajian dan Pusat Studi yang telah lolos seleksi dan memiliki sasaran pada pusat studi-pusat studi yang telah resmi diakui oleh Rektor Universitas Brawijaya dan kelompok kajian-kelompok kajian yang diakui oleh Dekan/Direktur/Ketua Program. Pengakuan kelembagaan Pusat Studi dan Kelompok Kajian tersebut berdampak baik pada upaya pembinaan dan pendampingan penerima hibah.

Mengingat pendanaan program penguatan hibah kelompok kajian dan pusat studi tersebut melalui dana mandiri oleh Universitas Brawijay, tidak lagi didanai oleh Dikti pada program Program Hibah Kompetisi (PHK) Dikti, maka perlu dilakukan Monitoring dan Evaluasi (Monev) Program Penguatan Kelompok Kajian dan Pusat Studi oleh Pusat Jaminan Mutu dibawah Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu (LP3M).

Fokus Monev antara lain adalah 1) untuk mengevaluasi pencapaian tujuan program 2) untuk mengetahui pengelolaan atau manajemen pelaksanaan kegiatan, dan 3) untuk mengetahui dan menganalisa bagaimana hasil kegiatan Kelompok Kajian dan Pusat Studi penerima hibah dapat berdampak dan bermanfaat tidak hanya pada tim pelaksana yang terlibat, tetapi juga bagi UB.

Pada tahun anggaran 2017, UB mengalokasikan dana hibah kepada 34 penerima hibah sebagai bagian dari upaya pengembangan Kelompok Kajian dan Pusat Studi di UB. Aktifitas Monev tahun 2017 terbagi menjadi dua tahap, yaitu: tahap 1 dimana reviewer melakukan desk evaluation laporan akhir penerimaan 70% anggaran dan site visit di lokasi pengelola Kelompok Kajian dan Pusat Studi, dan tahap visitasi dimana reviewer melakukan klarifikasi hasil desk evaluation.

Berikut ini adalah beberapa dokumen yang digunakan reviewer dan penerima hibah (Kelompok Kajian dan Pusat Studi) dalam mempersiapkan dan melaksanakan program Monev PHK 2017.

  1. Buku Panduan Penyusunan Proposal
  2. Jadwal Visitasi Monev Kelompok Kajian dan Pusat Studi (Revised 17 Nopember 2017)
  3. Nomor Telepon Ketua Kelompok Kajian dan Pusat Studi
  4. Nomor Telepon Reviewer Monev Kelompok Kajian dan Pusat Studi
  5. Dokumen 00 Cross Reference untuk Penyusunan Borang Penilaian dan Komentar Terkonsolidasi Pusat Studi dan Kelompok Kajian
  6. Dokumen 01 Checklist Capaian Indikator Pusat Studi dan Kelompok Kajian
  7. Dokumen 02 Checklist  Kegiatan Monev Pusat Studi dan Kelompok Kajian
  8. Dokumen 03 Borang Penilaian Monev Pusat Studi dan Kelompok Kajian
  9. Dokumen 04 Borang Komentar Terkonsolidasi Monev Pusat Studi dan Kelompok Kajian
  10. Dokumen 05 Instrument Pemetaan Pusat Studi dan Kelompok Kajian
  11. Umpan Balik Reviewer
  12. Umpan Balik Penerima Hibah (Grantee)

AIM UKPA Siklus 16 Tahun 2017

Sejak tahun 2007, Universitas Brawijaya (UB) telah menyelenggarakan evaluasi internal untuk semua unit kerja, baik unit kerja akademik (UKPA) maupun non akademik atau supporting units (UKPPA). Kegiatan tersebut dikenal dengan Audit Internal Mutu (AIM), yang mengendalikan capaian mutu penyelenggaraan tri dharma perguruan tinggi, serta membangun budaya mutu melalui implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).
Kegiatan AIM untuk Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) tahun ini merupakan siklus ke-16 yang diperuntukkan bagi auditees tingkat fakultas, jurusan, program studi (prodi) dan laboratorium. Lingkup AIM UKPA Siklus 16 Tahun 2017 ditetapkan oleh Rektor UB berbeda-beda untuk tiap level unit.
Seperti tahun sebelumnya, ada pembagian tugas pelaksana kegiatan AIM, hal ini mempertimbangkan tingkat resiko kegiatan tri dharma UB. Lingkup dan unit yang masuk kategori resiko tinggi diaudit oleh auditor internal universitas dan dikoordinir Pusat Jaminan Mutu (PJM), yaitu lingkup audit kontrak kinerja fakultas dan prodi (dan jurusan yang memiliki prodi) terakreditasi “C”, “C Anugerah” dan melewati batas pengajuan usulan akreditasi. Kegiatan audit oleh PJM dilakukan dengan dua tahapan, yaitu desk evaluation dan site visit.
Untuk unit yang tidak termasuk kategori beresiko tinggi (mis. Prodi terakreditasi “A” dan “B”, serta laboratorium) diaudit oleh auditor internal fakultas dan dikoordinir Wakil Dekan I dibantu Gugus Jaminan Mutu (GJM) fakultas/program. Untuk audit unit kerja yang didelegasikan kepada GJM dilakukan dengan desk evaluation.
Seperti AIM sebelumnya, instrumen AIM UKPA Siklus 16 disusun oleh PJM dimana instrumen tersebut berbeda-beda untuk tiap level unit. Berikut ini matriks lingkup AIM UKPA Siklus 16 tahun 2017 dan pelaksana auditnya.

Lingkup AIM

Keterangan:

  1. Tidak termasuk lingkup audit jika unit kerja memiliki prodi dengan akreditasi “A” dan “B”
  2. Evaluasi Tinjauan Manajemen terdiri dari: Laporan, Lingkup Bahasan, Penyampaian Laporan kepada Atasan, termasuk Penanganan Keluhan dan IKM.
  3. Konversi dokumen SPMI terdiri dari perubahan format dan coding SOP. Target penyelesaian konversi sebanyak 10% dokumen SOP.
  4. Fakultas/Program/Jurusan yang memiliki prodi terakreditasi “C” ≥ 1, termasuk “C Anugerah”, kadaluwarsa atau prodi yang terlambat upload usulan akreditasi di SAPTO / LAMPTKes.
  5. Prodi lama yang terakreditasi ”C”, prodi baru yang terakreditasi “C”, prodi baru yang belum terakreditasi, atau prodi yang terlambat upload usulan akreditasi di SAPTO/LAMPTKes.

Untuk kebutuhan AIM UKPA Siklus 16, PJM menyediakan web ini sebagai media informasi untuk auditor internal dan auditees. Berikut ini download link berkas-berkas dan instrumen AIM yang bisa digunakan oleh auditor internal dan auditees. (download link menggunakan otentifikasi)

  1. Jadwal AIM
  2. Penjelasan AIM UKPA Siklus 16 untuk Auditee
  3. Materi Refreshing AIM UKPA Siklus 16 untuk Auditor Internal
  4. Daftar fakultas/jurusan/prodi dan pembagian tugas audit
  5. Daftar auditor internal fakultas/program
  6. Distribusi auditor internal PJM untuk tingkat program studi dan jurusan (baru)
  7. Daftar kontak auditor internal PJM (baru)
  8. Daftar contact person auditees tingkat program studi dan jurusan (baru)
  9. Instrumen AIM (fakultas/program, jurusan, prodi S-1, S-2, S-3, prodi diploma, laboratorium)
  10. Instrumen AIM khusus Prodi di Fakultas Kedokteran (fakultas, jurusan, prodi profesi, prodi spesialis, laboratorium)
  11. Form Rekap Data Dukung Kontrak Kinerja Dekan
  12. Target Capaian Kontrak Kinerja Rektor dan Dekan Tahun 2017
  13. Matriks Penilaian Akreditasi BAN-PT (fakultas, jurusan, prodi S-1, prodi S-2, prodi S-3, prodi Diploma)
  14. Form Laporan AIM
  15. Form Umpan Balik Auditee
  16. Form Umpan Balik Auditor Internal
  17. Template Tinjauan Manajemen (versi ISO 9001:2008)
  18. Penjelasan tentang konversi dokumen SPMI UB
  19. Template SOP dan Standar Mutu UB
  20. Kode Dokumen SPMI UB
  21. Peraturan Rektor Nomor 24 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas
  22. Peraturan Rektor Nomor 33 Tahun 2016 tentang Kode Unit Kerja di UB
  23. Skema Klasifikasi Arsip UB

Penguatan Implementasi SPMI dan SPME bagi Pengelola Prodi Baru

Universitas Brawijaya (UB) sebagai salah satu perguruan tinggi (PT) yang memiliki perkembangan pesat jumlah program studi (prodi) dituntut untuk selalu memelihara mutu layanan tri dharma PT, termasuk bagi prodi-prodi baru. Untuk itu, dosen, pimpinan prodi dan pengelola prodi baru perlu memahami kebijakan dan strategi pengelolaan dan pengendalian mutu internal secara sistemik melalui Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Dengan SPMI ini, pengelola prodi dapat menjalankan mandatnya sesuai visinya dan mendapatkan pengakuan yang baik, yaitu melalui akreditasi atau sertifikasi nasional/internasional yaitu melalui Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME).

Mengingat pentingnya SPMI dan SPME ini untuk prodi baru, maka pada hari Selasa, tanggal 24 Oktober 2017, Rektor melalui Pusat Jaminan Mutu (PJM) LP3M mengundang prodi-prodi baru di UB untuk menyamakan persepsi dan peningkatan kapasitas prodi baru mengelola mutu melalui implementasi SPMI dan meningkatkan kesiapan menghadapi SPME. Semua prodi baru di UB ini harus terakreditasi oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tingi (BAN-PT) atau Lembaga Akreditasi Mandiri (LAM) sebelum UB menyerahkan usulan akreditasi PT pada bulan Juli 2018.

Kegiatan ini bertempat di Ruang Sidang Kantor Pusat Lantai 8, dengan mengundang 80 orang dosen yang mewakili 16 prodi baru di UB. Acara ini dibuka oleh Sekretaris LP3M UB, Ir. Achmad Wicaksono, M.Eng., Ph.D., yang sekaligus menyampaikan materi pertama tentang Kebijakan Nasional SPM-PT. Selanjutnya materi kedua disampaikan oleh Dr. Shinta Hadiyantina, S.H., M.H. (Kepala Bidang SPMI PJM) tentang Roadmap SPMI UB. Materi terakhir tentang SPME disampaikan oleh Prof. Dr. Agus Suman, S.E., DEA. (Kepala Bidang Akreditasi Nasional PJM). Materi-materi tersebut dapat diunduh di bagian bawah berita ini.

Setelah materi tersebut disampaikan, kegiatan sosialisasi dilanjutkan dengan diskusi yang dipandu oleh Ketua PJM (Dr. Endang Arisoesilaningsih) yang sekaligus menutup acara ini.

Materi presentasi (klik link download berikut):

AIM UKPPA Siklus 10 Tahun 2017

Sebagai bentuk evaluasi terhadap penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Universitas Brawijaya, serta untuk mempersiapkan institusi dan unit kerja menghadapi Certificate Renewal ISO 9001:2008, maka dilaksanakan Audit Internal Mutu (AIM) bagi Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA) Siklus 10 Tahun 2017.

Seperti tahun sebelumnya, kegiatan audit internal untuk UKPPA tahun ini dititikberatkan pada pengelolaan (manajerial) unit kerja dengan tujuan utama untuk membantu unit kerja menerapkan sistem manajemen mutu dan memperbaiki kinerja, serta untuk persiapan menghadapi certificate renewal ISO 9001:2008 di UB.

Unit kerja yang dilibatkan dalam AIM UKPPA Siklus 10 ini berdasarkan Permenristekdikti Nomor 4 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja UB, terdiri dari:

  1. Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM)
  2. Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu (LP3M)
  3. UPT Perpustakaan
  4. UPT Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)
  5. UPT Pengembangan Karir dan Kewirausahaan (UPKK)
  6. UPT Laboratorium Sentral Ilmu Hayati (LSIH)
  7. UPT Laboratorium Sentral Sains dan Rekayasa (LSSR)
  8. Satuan Pengawas Internal (SPI)
  9. Biro Akademik dan Kemahasiswaan (BAK)
  10. Biro Umum dan Kepegawaian (BUK)
  11. Biro Keuangan (BK)
  12. Badan Pengelola Usaha (BPU)

Lingkup AIM UKPPA Siklus 10 tahun 2017 ini adalah:

  1. Tinjauan Manajemen. Lingkup ini ditujukan untuk persiapan menuju implementasi ISO 9001:2015 (baca: ISO 9001 versi 2015). Untuk itu, pada lingkup ini yang dievaluasi adalah keberadaan laporan dan lingkup bahasan sesuai persyaratan ISO 9001:2015. Untuk memudahkan unit kerja dalam menyusun laporan tinjauan manajemen, maka PJM telah menyiapkan template laporan tinjauan manajemen.
  2. Website. Lingkup ini tidak lagi mengevaluasi website berdasarkan standar, namun untuk memantau pembaruan (updating) website sesuai program/kegiatan UKPPA.
  3. Konversi SPMI UB. Sejak terbitnya Permenristekdikti Nomor 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, maka perguruan tinggi (termasuk UB) harus melakukan perubahan sistem dokumentasi SPMI sesuai pedoman dari Kemenristekdikti. Untuk itu, UB telah menyiapkan perubahan dan format baru sistem dokumentasi di UB yang menggabungkan persyaratan dari Kemenristekdikti, sistem kearsipan (ANRI) dan memenuhi persyaratan ISO 9001. Untuk itu, lingkup AIM ini dikhususkan pada konversi dokumen SPMI UKPPA (terutama SOP) sesuai template yang ada di UB. Informasi tentang konversi dokumen SPMI UB berikut template SOP dapat dilihat website ini tentang berita Sosialisasi dan Konversi Dokumen SPMI UB.

Kegiatan AIM UKPPA Siklus 10 ini disosialisasikan kepada para pimpinan unit pada hari Rabu, 18 Oktober 2017, bertempat di Ruang PJM (Gedung Layanan Bersama UB Lantai 4).  Selain sosialisasi pelaksanaan AIM UKPPA, acara ini juga menyampaikan pemahaman tentang pentingnya SPMI dan SPME kepada auditee, hal ini dilakukan mengingat pejabat-pejabat di UB sebagian besar mengalami mutasi dan pergantian sesuai OTK UB yang baru. Bahan-bahan sosialisasi dapat diunduh di melalui tautan berikut: