AIMInternal Quality Audit

Audit internal merupakan faktor kunci dalam manajemen suatu organisasi untuk dapat memberikan data yang bermanfaat bagi kepentingan evaluasi dan perbaikan/peningkatan efektivitas sistem yang dimiliki. Audit internal juga merupakan teknik mendasar yang hasilnya digunakan sebagai salah satu bahan masukan untuk aktivitas tinjauan manajemen sebagaimana yang dipersyaratkan oleh standar sistem manajemen.

Audit Internal Mutu (AIM) adalah pemeriksaan sistematik dan independen untuk mengetahui apakah implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) efektif dan sesuai perencanaan yang dilakukan oleh unit kerja di Universitas Brawijaya (UB). AIM di UB dilakukan untuk memeriksa kesesuaian antara standar mutu yang ditetapkan, dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) Akademik, Keuangan dan Administrasi dengan pelaksanaannya oleh unit kerja di UB.

Audit Internal Mutu (AIM) sangat bermanfaat untuk:

  • Membantu mengidentifikasi setiap ketidaksesuaian yang telah dan atau sedang terjadi, serta hal-hal yang kemudian hari mempunyai kecenderungan untuk menimbulkan masalah (terjadi ketidaksesuaian).
  • Menjamin kesesuaian sistem terdokumentasi terhadap persyaratan standar yang diacu.
  • Menjamin kesesuaian aktivitas yang diterapkan dengan sistem terdokumentasi.
  • Menjamin konsistensi penerapan sistem.
  • Memastikan keefektifan penerapan sistem.
  • Meningkatkan/mengembangkan sistem.

AIM di UB dilakukan dalam dua tahap, yaitu:

  • Audit Sistem: Audit terhadap kecukupan organisasi penjaminan mutu dan dokumen mutu untuk memenuhi persyaratan standar sistem audit mutu.
  • Audit Kinerja (Kepatuhan): Audit pada implementasi sistem penjaminan mutu yang telah ditetapkan/dijanjikan: Pemenuhan terhadap standar mutu dan kepuasan pelanggan.

Sedangkan metode AIM di UB dilakukan dalam dua cara, yaitu desk evaluation dan visitasi kepada auditee. Secara teknis, pelaksanaan AIM mengacu kepada Manual Prosedur AIM. Dalam pelaksanaannya, AIM di UB dilakukan oleh para auditor internal bersertifikat UB. Mekanisme AIM di UB adalah sebagai berikut:

Mekanisme-AIM

Mekanisme AIM di UB

Universitas Brawijaya (UB) sejak tahun 2011, melaksanakan dua macam AIM, yaitu:

Prosedur AIM di UB mengikuti tahapan-tahapan kegiatan berikut:

Prosedur-AIM

Bagan Alir Proses Kegiatan AIM di UB

Internal audit is a key role in management of organization to give supporting data for evaluation and improvement or increasing effective system. This process is a method to produce results that can be used as inputs for management review. The management review is essential for management system standard.

IQA is a systemic and independent evaluation to know whether implementation of IQAS is effective and meet the plans performed by unit at UB. IQA at UB is performed for evaluating conformity between quality standard and activities performing by units at UB in Quality Management System of academic, finance and administration.

IQA is very useful:

  • To help identifying every nonconformities of activities that have already done, is being done or for everything in the future that would give problems (nonconformities)
  • To assure conformity with documentation system and standard required
  • To assure conformity with applied activities and document system
  • To assure consistency of applied system.
  • To assure effectiveness of applied system
  • To improve or develop system

IQA at UB was performed in 2 steps:

  • System Audit: Audit on adequate organization of quality assurance and quality documents to meet the quality audit system standard requirements.
  • Performance Audit: audit on the implementation system of quality assurance: To meet the quality standards and customer satisfactions.

IQA Method at UB was carried-out in 2 steps: desk evaluation and visiting the audited unit. Technically, IQA refers to the Manual Procedure of IQA. IQA at UB was done by certified internal auditors. The IQA mechanism at UB is as follows:

Mekanisme-AIM

Figure: IQA process at UB

Since 2011, UB has been performing 2 categories of IQA:

  • IQA for UKPA/ASU (Unit Kegiatan Pelaksana Akademik/ASU) including faculty/study program, department and laboratory. .
  • IQA for UKPPA/ASSU (Unit Penunjang Pelaksana Kegiatan Akademik/Academic Supporting Unit) including bureau, institution, central laboratory and UPT/TU (Unit Pelaksana Teknis/Technical Unit)

IQA procedures at UB follows some steps below:

Prosedur-AIM

Flowchart of IQA activities at UB

Export date : Fri, 17 Nov 2017 17:35:48
Exported from [ http://pjm.ub.ac.id/layanan/audit-internal-mutu/ ]