SPMIInternal QAS

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dipandang sebagai salah satu cara untuk menjawab berbagai permasalahan pendidikan tinggi di Indonesia. Selain itu, SPMI dianggap mampu untuk menjawab tantangan pendidikan tinggi.

Secara umum, pengertian penjaminan mutu (quality assurance) pendidikan tinggi adalah:

  1. Proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pendidikan secara konsisten dan berkelanjutan sehingga pelanggan memperoleh kepuasan.
  2. Proses untuk menjamin agar mutu lulusan sesuai dengan kompetensi yang ditetapkan/dijanjikan sehingga mutu dapat dipertahankan secara konsisten dan ditingkatkan secara berkelanjutan.

Dengan kata lain, perguruan tinggi dikatakan bermutu apabila mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya (aspek deduktif), serta mampu memenuhi kebutuhan/memuaskan stakeholders (aspek induktif) yaitu kebutuhan masyarakat, dunia kerja dan profesional. Sehingga, perguruan tinggi harus mampu merencanakan, menjalankan dan mengendalikan suatu proses yang menjamin pencapaian mutu.

Untuk mewujudkan itu semua, diperlukan syarat-syarat normatif yang wajib dipenuhi oleh setiap PT. Syarat-syarat tersebut tertuang dalam beberapa asas, yaitu:

  1. Komitmen
  2. Internally driven
  3. Tanggungjawab/pengawasan melekat
  4. Kepatuhan kepada rencana
  5. Evaluasi
  6. Peningkatan mutu berkelanjutan

Tujuan penjaminan mutu adalah memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berkelanjutan, yang dijalankan secara internal untuk mewujudkan visi dan misi PT, serta untuk memenuhi kebutuhan stakeholders melalui penyelenggaraan tridharma perguruan tinggi.

Hal tersebut dapat dilaksanakan secara internal oleh PT yang bersangkutan, dikontrol dan diaudit melalui kegiatan akreditasi yang dijalankan oleh Badan Akreditasi Nasional (BAN) Perguruan Tinggi atau lembaga lain secara eksternal. Sehingga obyektifitas penilaian terhadap pemeliharaan dan peningkatan mutu akademik secara berkelanjutan di suatu perguruan tinggi dapat diwujudkan.

Landasan kebijakan implementasi SPMI di Universitas Brawijaya (UB) meliputi:

  1. Undang-undang nomor 20 tahun 2003 tentang  SISDIKNAS
  2. Higher Education Long Term Strategy (HELTS) 2003 - 2010
  3. Pedoman Penjaminan Mutu PT, Dikti 2003
  4. Pokja Penjaminan Mutu (Quality Assurance), Dikti 2003
  5. Peraturan Pemerintah nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan
  6. Peraturan Pemerintah nomor 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan
  7. Peraturan Pemerintah nomor 66 tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah nomor 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.

Selain kebijakan-kebijakan tersebut, SPMI di UB juga merujuk kepada instrumen akreditasi nasional yang diterbitkan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dan instrumen evaluasi Times Higher Education Supplement Quacquarelli Symons (THES-QS) sebagai standar internasional. Sehingga skema penjaminan mutu di UB dapat digambarkan sebagai berikut:

Skema Penjaminan Mutu UB

Gambar Skema Penjaminan Mutu UB
Skema tersebut memiliki tujuan antara lain:
  1. Mencapai visi-misi melalui pemenuhan standar mutu dengan cara perbaikan berkelanjutan/continous improvement (PDCA = Plan Do Check Act), menggunakan manajemen berbasis proses.
  2. Kepuasan pelanggan (customer satisfaction)
  3. Kepuasan pelanggan terpelihara (customer care)
Untuk menjalankan SPMI, UB menerapkan langkah-langkah yang disebut "siklus penjaminan mutu", yaitu OSDAT, singkatan dari:
  1. Menyusun organisasi penjaminan mutu(O)
  2. Menyusunsistem (Kebijakan, Sistem Dokumen (standar mutu, manual mutu, manual prosedur dsb) (S)
  3. Sistem dijalankan (sosialisasi dan menjadi acuan kerja) (D)
  4. Melakukan Audit Internal Mutu (AIM). (satu siklus penjaminan mutu) (A)
  5. Tindak Lanjut (T)
Siklus tersebut dapat digambarkan menjadi sebuah bagan sebagai berikut:

Siklus-SPMI-UB-1024x599

Siklus SPMI UB

Secara umum, organisasi penjaminan mutu di UB adalah lembaga fungsional yang melekat dengan lembaga struktural, sehingga dalam menjalankan tupoksi-nya selalu melibatkan pejabat struktural. Dalam hal ini, antara unit penjaminan mutu universitas (PJM), fakultas/program (GJM) dan jurusan/PS (UJM) tidak terdapat hubungan, karena masing-masing bertanggungjawab terhadap pimpinan unit kerja. Berikut ini adalah bagan struktur organisasi UB secara keseluruhan dan struktur organisasi penjaminan mutu di UB.

Struktur Organisasi UB

Struktur Organisasi BLU UB

Struktur-Organisasi-Penjaminan-Mutu-UB

Struktur Organisasi Penjaminan Mutu di UB

Sistem

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) UB memiliki tujuan sebagai berikut:

  1. Meningkatkan kinerja manajemen unit kerja di lingkungan UB dengan: (a) Memenuhi standar mutu atau sasaran mutu yang telah ditetapkan, sehingga visi dan misi UB dapat dicapai; (b) Meningkatkan pelayanan, sehingga dapat memenuhi harapan atau kepuasan pengguna jasa layanan.
  2. Meningkatkan akreditasi Institusi dan Jurusan (Program Studi).
  3. Mendapatkan pengakuan eksternal dengan melakukan sertifikasi ISO.
  4. Akselerasi World Class Entrepreneur University (WCEU).

Salah satunya adalah sistem dokumentasi yang mengacu pada sistem dokumentasi SPMPT (Dikti) dan sistem dokumentasi ISO 9001, sehingga sistem dokumentasi SPMI menjadi khas Universitas Brawijaya (UB). Sistem dokumentasi SPMI juga dimaksudkan dalam rangka persiapan audit eksternal, baik Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN PT) maupun The Internasional Organization for Standardization (ISO), selain audit internal yang dikoordinir oleh Pusat Jaminan Mutu UB. Berikut ini adalah struktur dokumen SPMI di UB.

Jenis-Dokumen-SPMI-UB

Struktur Dokumen SPMI di UB

Selain itu, di UB juga disusun sistem kode dokumen SPMI yang terdiri dari 10 (sepuluh) digit angka. Pemberian kode dokumen disusun dengan mempertimbangkan identitas unit kerja pemangku dokumen dan identitas jenis dokumen. Untuk itu, ditetapkan bahwa lima (5) digit pertama adalah kode unit kerja, yang urutannya telah ditentukan, sedangkan lima (5) digit berikutnya adalah kode jenis dokumen, dimana urutannya sesuai prioritas seperti yang ditunjukkan pada tabel di atas.

Layanan bidang SPMI dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu Pengembangan SPMI dan ISO.

Dokumen SPMI UB

  1. Visi-Misi dan Tujuan UB
  2. Statuta UB
  3. Organisasi dan Tata Kerja UB
  4. Rencana dan Strategi UB 
  5. Program Kerja Rektor UB
  6. Pedoman Pendidikan UB
  7. Manual Mutu UB 
  8. Standar Mutu UB dan Fakultas - Program
  9. Standar Mutu Jurusan-Program Studi
  10. MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman UB
  11. MP Pengendalian Produk Tidak Sesuai UB
  12. MP Tindakan Korektif dan Pencegahan UB
  13. MP Evaluasi Kepuasan Pimpinan dan Satuan Kerja
  14. MP Implementasi Renstra
  15.  MP Monev Implementasi Renstra

Kegiatan Bidang Pengembangan SPMI

Program dan kegiatan Bidang Pengembangan SPMI sebagian besar terkait dengan penyempurnaan dokumen SPMI di UB, baik di tingkat universitas maupun di tingkat unit kerja (UKPA dan UKPPA).

Pada tahun 2010, beberapa dokumen SPMI yang telah disusun PJM dilimpahkan menjadi dokumen universitas. Dokumen-dokumen tersebut adalah manual prosedur (MP) yang memiliki lingkup universitas, sehingga PJM hanya mengelola dan mengembangkan dokumen untuk lingkup PJM sendiri. Beberapa dokumen tersebut antara lain MP terkait kegiatan AIM, Pendampingan Akreditasi, Monevin PHK, UBAQA dan Penanganan Keluhan.

Namun, dengan pertimbangan bahwa pelaksana prosedur-prosedur di atas adalah PJM, maka di tahun 2011 dokumen-dokumen tersebut dikembalikan lagi ke PJM. Daftar dokumen yang saat ini dikelola PJM adalah sebagai berikut: dokumen SPMI PJM

Kegiatan lain yang menjadi lingkup Bidang Pengembangan SPMI adalah berpartisipasi dalam kegiatan pengembangan SPM di tingkat nasional dan internasional. Pada tanggal 3 s.d 5 Agustus 2011, PJM berpartisipasi dalam Workshop SPMI yang diadakan oleh Dikti, yaitu dengan mengirim Prof. Dr. Ir. Soebarinoto untuk mengikuti kegiatan tersebut. Selain itu, pada tanggal 25 dan 26 Mei 2011, PJM berpartisipasi dalam Workshop tentang Kriteria Malcolm Baldrige yang diadakan di Kuala Lumpur, Malaysia oleh IBN International. PJM mengirimkan dua orang wakil, yaitu Prof. Dr. Ir. Mohammad Bisri, MS. dan Ir. Achmad Wicaksono, MEng., PhD.

Bidang Pengembangan SPMI juga beberapa kali mengadakan workshop terkait awareness dan implementasi SPMI dan ISO 9001:2008. Workshop tersebut diawali dengan awareness tentang SPMI dan ISO 9001 bagi UKPPA (pimpinan unit dan kepala bagian) pada tanggal 25 Maret dan 1 April 2011. Kemudian dilanjutkan dengan workshop untuk implementasi SPMI berbasis ISO 9001:2008 yang diadakan dalam tiga tahap. Tahap pertama untuk personil Gugus Jaminan Mutu (GJM), tahap kedua untuk Tim PJM dan tahap ketiga untuk UKPPA.

(1)      Manual Mutu PJM (dalam proses revisi)
Internal Quality Assurance System is one of many systems to address some problems in higher education institutions in Indonesia. In general, quality assurance in higher education was defined as
  1. An establishment of  processes and compliance with the standard quality of education consistent and continuous to meet the customer satisfaction.
  2. Processes to assure the quality of the graduates meet the established competency  and the quality of the graduates can be maintained consistently and be improved continuously.
A qualified university is a university that is able to define and to realize its visions through the implementation of the missions (deductive logic) and is also able to fulfill/satisfy stakeholders/consumer needs (inductive logic) including public needs, world of work and professionalism. Therefore, a higher education should be able to planning, managing and controlling processes to achieve the quality standards. To achieve all the goals, it is necessary to accomplish the following requirements:
  1. Commitment
  2. Internally driven
  3. Responsibility and good supervision
  4. Compliance to the planning
  5. Evaluation
  6. Continuous Improvement of quality
The goals of quality assurance are to maintain and to improve the quality of higher education continuously which are conducted internally to achieve vision and mission university and to fulfill stakeholder needs through the implementation of "university three missions" (Tri Darma Perguruan Tinggi). To accomplish those goals, an university should be controlled and audited  by BAN-PT or by other external accreditation bodies. Therefore, objectivity of the evaluation of maintaining and improving of academic quality continuously at the university can be achieved. IQAS Implementation at UB was based on the following law:
  1. National Act number 20 year 2003 regarding SISDIKNAS
  2. Higher Education Long Term Strategy (HELTS) 2003 - 2010
  3. Quality Assurance Guideline for Higher Educations, DGHE 2003
  4. Quality Assurance  Task Force DGHE 2003
  5. Government Act number 19 year 2005 regarding Nasional Standard of  Education
  6. Government Act number 17 year 2010 regarding Management and Service of Education
  7. Government Act number 66 year 2010 regarding Alteration on Government Act number17 year 2010 regarding Management and Service of Education.
EQAS UB also refers to the accreditation instruments of BAN-PT and of Times Higher Education Supplement Quacquarelli Symons (THES-QS) as International standards. The quality assurance at UB is presented below:

Skema Penjaminan Mutu UB

Figure Quality Assurance at UB scheme

  The objective of scheme of Quality Assurance are:
  1. To achieve vision and mission through the compliance quality standards by continuous improvement of the quality standards (PDCA = Plan Do Check Act), using process-management-based.
  2. Customer satisfaction
  3. Customer care
To implement IQAS, UB undertakes "quality assurance cycles" known as OSDAT which is stand for:
  • Establishment of a quality assurance organization (O)
  • Setting up systems (Policy, Documentation System (quality standard, quality manual, manual procedure etc) (S)
  • Implementing system (socialization and guideline) (D)
  • Quality Internal Audit (one cycle of quality assurance) (A)
  • Follow up (T)
The cycles are presented below:

Siklus-SPMI-UB-1024x599

IQAS cycles at UB

In general, organization of quality assurance at UB is a functional institution attached to the structural institution organization so that implementing the job description of the QAC staff always involves structural staff. In this case, QAC, GJM (quality assurance unit at faculty) and UJM (quality assurance unit at SP level) are independent. Their responsible is restricted to their level institution. Below is organization structure of UB and QAC.

Struktur Organisasi UB

Organization Structure of BLU (Badan Layanan Umum) UB

Struktur-Organisasi-Penjaminan-Mutu-UB

Organization Structure of QAC-UB

System

The goals of IQAS UB are:

  1. Improving management performance of unit at UB (a) meet the quality standards or quality objectives to  achieve university vision and mission (b) Improvement of services to fulfill customer expectation and satisfaction
  2. Improving quality of accreditation of institution and SP's.
  3. Obtaining an external recognition from ISO
  4. Accelerating achievement as  World Class Entrepreneur University (WCEU).

Documentation system should refer to the SPMPT/HEQAS (Sistem Pejaminan Mutu Perguruan Tinggi/ Higher Education Quality Assurance System) and ISO 9001 documentation system. Documentation system of IQAS become uniqueness of UB. Documentation of IQAS was intended to preparation of external auditing by BAN-PT or ISO9001 bodies and internal audit coordinated by QAC UB. Below is document structure of IQAS UB

Jenis-Dokumen-SPMI-UB

Table of IQAS Documents UB

UB adopts IQAS document coding system consisting 10 digit numbers. The first of 5 digit numbers is code for unit and the next 5 digit numbers are type of documents, the numbers are arranged in order of priority. 

Services provided by IQAS division are IQAS developing and ISO 

IQAS Documents
  1. Vision, Mission and Goal of UB
  2. Statuta of UB
  3. Organization and Governance of UB
  4. Planning and Strategy of UB (old version)
  5. Rector Planning
  6. Handbook of UB
  7. Quality Manual UB (in revision process)
  8. Quality Standard of UB and Faculty-Program
  9. Quality Standard of Department -Study Program
  10. MP Documents and Records Controlling
  11. MP nonconformities product controlling
  12. MP Correction and Prevention Actions
  13. MP Evaluation of Rector Satisfaction and units
  14. MP Implementation Strategic Planning
  15. MP Strategic Planning Implementation Monitoring and Evaluation
Most of programs and activity division of IQAS are improving IQAS document at university or unit (ASU and ASSU) levels. In 2010, some IQAS documents developed by QAC were transferred to the university as university documents. These documents were some Manual Procedures (MP's) for university level, therefore, QAC only manages and develops document for QAC itself. Some of those documents were MP for IQA activities, Accreditation Assistance, CBF Monevin, UBAQA and Management Complaint.

However, in 2011, those documents were returned to QAC considering that QAC is the executor of the procedures.

IQAS also participates in developing quality assurance system at national or international levels. On 3-5 August 2011, QAC participated in Workshop of IQAS organized by DGHE. Prof. Dr. Ir. Soebarinoto represented UB. On 25 -26 May 2011, Prof. Dr. Ir. Mohammad Bisri, MS. and Ir. Achmad Wicaksono, MEng., PhD took part in Criteria of Malcolm Baldrige Workshop in Kuala Lumpur Malaysia organized by IBN international.

Division of IQAS organized workshop of awareness and implementation of IQAS and ISO9001:2008. Workshop was started with IQAS awareness and ISO 9001 for ASSU's (head and supervisor) on March 25 and April 1, 2011. The following workshop was implementation of IQAS of ISO 9001:2008-based consisting 3 parts. First part was workshop for GJM staff; second part was workshop for QAC staff and third part was workshop for Academic Supporting Service Unit.

(1)      Manual Mutu PJM (dalam proses revisi)

Export date : Sun, 24 Sep 2017 14:10:08
Exported from [ http://pjm.ub.ac.id/layanan/spmi/ ]