AIMA UKPA Siklus 5 2009Internal Quality Audit for Academic Services 5 2009

5th cycle of AQIA 2009

5th cycle AQIA 2009 was an academicinternal audit continuing from previous cycle.Some findings from previous AQIA which have already been corrected were evaluated in this cycle of AQIA. The scope of audit was the same as those in 2008. The differences were AQIA in 2009 focused on the implementation of Academic Quality Assurance Standard (AQAS). The audited items was achievement of implementation of 10 items of academic quality. Findings in every audited items were grouped into 3 of findings: 1) major nonconformities (KTS) 2) minor nonconformities (KTS) and observation (OB). Major and minor nonconformities (KTS) need clarification and actions whereas OB can be responded or not, it depends on the unit situation. The 10 academic qualityare :
  1. Curriculum of department/SP
  2. Human resources (lecturer and supporting staff)
  3. Students
  4. Teaching learning process
  5. Facilities
  6. Academic atmosphere
  7. Research and publication
  8. Public Services
  9. Academic management
  10. Academic information system
Participation academic unit in 5th cycle of AQIA 2009 was 100% meaning that all units implemented AQAS were ready to be audited. The level of compliances of Faculty were 75.39%, whereas those of unit of department/SP was 78.21%. This results showed that the level of compliances were decreased compared to those in 2008 which were 81% (Faculty) and 78% (Department/SP). These results were caused by nonconformities between academic standards established by faculty and standard achievement report of unit academic. Therefore, an understanding of academic standards need to be improved in Faculty or Department. The compliance of the unit with the academic standards still to be improved to achieve score of >80% (A). Most of academic standards have not been comply by faculty (>80%) andby department/SP(> 50% ). Corrective Action Request (CAR) 4th cycle in 2009 have already been done. Therefore, organization structure, documentation and implementation of AQAS have already been complied >90% except for document of faculty.

Rerata-Kepatuhan-Fak-Prog-AIMA-5 2009

The Average of Compliance Faculty/Program in 5th cycle AQIA 2009

Rerata-Kepatuhan-Jur-PS-AIMA-5 2009

The average of compliances of Department/Study Program in 5th cycle AQIA 2009
Developing and implementation of AQAS at every academic unit(faculty/department/ SP) was changing in rank and score. Some academic units showed decreasing in implementation of AQAS. The average score of developing of AQAS at units was less than 80% (Faculty 75,39% and Department/SP 78,21%) or categorized to be B (good)which was showing a decreasing rank from A (AQIAin 2009).

Nilai-SPMI-Fak-Prog-AIMA-5 2009

Score of Developing of AQAS at Faculty/Program
 Nilai-SPMI-Jur-PS-AIMA-5-2009
Score of Developing of AQAS at Department/Study Program
The scores in the figure above is the scores from auditor team at every unit. Clarification was carried-out because of nonconformities academic standards items of faculty and achievement of the items from the performance evaluation instrument (for both Faculty and SP). Academic standard of faculty was used as reference for evaluation of unit performance. Furthermore, AQIA results will be a basic selection to nominate 5 faculties/programs and 12 department/SP with best performance unit at UB in UB Annual Quality Award (UBAQA). This award aims to accelerate an increasing of academic quality at UB before implementation of IQAS in 2010.

Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) Siklus 5 tahun 2009 adalah audit internal bidang akademik yang merupakan kelanjutan dari AIMA Siklus 4 tahun 2009. Dengan demikian, hasil-hasil atau temuan yang telah ditindak-lanjuti di AIMA Siklus 4 tahun 2009 diperiksa kembali di AIMA Siklus 5 tahun 2009.

Dalam AIMA 2009, lingkup audit yang dijalankan masih ada kesamaan dengan tahun 2008, perbedaannya adalah AIMA tahun 2009 menitikberatkan pada implementasi SPMA. Substansi yang diaudit merupakan capaian dari implementasi 10 butir mutu akademik. Temuan dalam masing-masing substansi audit tersebut dikelompokkan menjadi tiga (3) jenis temuan, yaitu ketidaksesuaian (KTS) berat, KTS ringan dan observasi (OB). Sesuai kesepakatan pada penjelasan, KTS (berat dan ringan) perlu mendapat/ada penjelasan dan tindak lanjut, sedangkan OB bisa ditanggapi atau tidak, tergantung kondisi di masing-masing unit.

Adapun 10 butir mutu akademik yang menjadi obyek audit adalah:

  1. Kurikulum
  2. Sumberdaya Manusia (Dosen dan Tenaga Penunjang)
  3. Mahasiswa
  4. Proses Belajar Mengajar
  5. Sarana dan Prasarana
  6. Suasana Akademik
  7. Penelitian dan Publikasi
  8. Pengabdian Kepada Masyarakat
  9. Manajemen Akademik
  10. Sistem Informasi Akademik

Tingkat partisipasi unit kerja akademik dalam AIMA Siklus 5 tahun 2009 mencapai 100%, artinya semua unit yang menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) bersedia untuk diaudit.

Rata-rata tingkat kepatuhan unit kerja tingkat fakultas adalah 75,39%, sedangkan unit kerja tingkat jurusan/PS tidak berbeda jauh, yaitu 78,21%. Hal ini menunjukkan kecenderungan yang menurun dibandingkan tingkat kepatuhan di tahun 2008, yaitu 81% (fakultas) dan 78% (jurusan/PS). Penyebab utama kecenderungan penurunan nilai kepatuhan unit kerja (capaian kinerja dibandingkan dengan standar akademik fakultas) adalah ketidaksesuaian substansi standar akademik yang ditetapkan fakultas dengan laporan pencapaian standar akademik oleh unit kerja. Hal ini menunjukkan bahwa masih diperlukan peningkatan pemahaman unit kerja terhadap SA fakultas.

Kepatuhan masing-masing unit masih perlu ditingkatkan, karena standar kepatuhan unit kerja diharapkan >80% (A), sesuai Surat Keterangan No.3103/J.10/LL/2008 tentang kategorisasi nilai kepatuhan unit kerja dalam AIMA. Sebagian besar standar fakultas (80%) belum dipatuhi sesuai target, selebihnya ada 50% standar akademik yang belum dipatuhi oleh jurusan. Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) AIMA Siklus 4 tahun 2009 telah diperbaiki, sehingga organisasi, dokumentasi dan sosialisasi implementasi SPMA telah dipatuhi >90%, kecuali dokumen fakultas.

Rerata-Kepatuhan-Fak-Prog-AIMA-5 2009

Rerata Kepatuhan Fakultas/Program dalam AIMA UKPA Siklus 5 Tahun 2009

Rerata-Kepatuhan-Jur-PS-AIMA-5 2009

Rerata Kepatuhan Jurusan/Program Studi dalam AIMA UKPA Siklus 5 Tahun 2009

Dalam hal pengembangan dan implementasi SPMA di masing unit kerja akademik (fakultas/jurusan/PS), terjadi perubahan susunan peringkat dan nilai. Beberapa unit menunjukkan penurunan dalam implementasi SPMA, dalam hal ini capaian standar dalam implementasi SPMA.

Nilai rata-rata pengembangan SPMA di unit-unit kerja akademik masih kurang dari 80% (fakultas 75,39% dan jurusan/PS 78,21%). Dengan demikian sesuai Surat Keterangan No.3103/J.10/ LL/2008, baik fakultas dan jurusan memiliki peringkat rata-rata “B” (baik). Jika dibandingkan dengan nilai kepatuhan pada AIMA Batch I 2009, maka terjadi penurunan, karena pada AIMA Siklus 4 tahun 2009 rata-rata kepatuhan unit kerja adalah >80% dengan peringkat “A”.

Nilai-SPMI-Fak-Prog-AIMA-5 2009

Nilai Pengembangan SPMA Tingkat Fakultas/Program

Nilai-SPMI-Jur-PS-AIMA-5-2009

Nilai Pengembangan SPMA Tingkat Jurusan/Program Studi

Nilai pada gambar di atas adalah nilai hasil klarifikasi tim auditor masing-masing unit. Klarifikasi dilakukan karena adanya ketidaksesuaian butir-butir Standar Akademik (SA) fakultas dengan butir-butir capaian di dalam instrumen evaluasi kinerja (baik fakultas maupun jurusan/PS). SA fakultas menjadi acuan evaluasi kinerja unit auditee, sehingga hanya butir-butir capaian yang sesuai dengan SA yang dihitung.

Selanjutnya, hasil AIMA ini, akan menjadi dasar bagi penetapan 5 fakultas/program maupun 12 jurusan/program studi dengan kinerja terbaik di UB, yaitu program UB Annual Quality Award (UBAQA) yang akan mengakselerasi peningkatan mutu akademik di UB sebelum implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) secara menyeluruh pada tahun 2010.


Export date : Fri, 24 Nov 2017 20:03:48
Exported from [ http://pjm.ub.ac.id/layanan/audit-internal-mutu/aim-ukpa/aima-ukpa-siklus-5-tahun-2009/ ]