AIMA UKPA Siklus 4 2009Internal Quality Audit for Academic Services 4 2009

4th cycle of AQIA 2009

4th cycle AQIA is an internal audit in academic. Nonconformities and results from previous audit which have already been corrected was verified at this cycle. 4th cycle AQIA was grouped into 2 groups: 1) faculty/program, the auditingwas held on July 9-10, 2009 and2) department/SP, the auditingwas held on July 15-17, 2009, The auditors involvedwere existing auditors (certified auditors from 1st batchAQIA in 2007)and new auditors (certified auditors from AQIA on May 2007). Participation of the units on this cycle was 100% consisting 12 faculties/programs and 37 SPs. The scope of audit was the same as those in 2008 but this AQIA was focused on AQAS implementation. The audited items were organization, documentation, implementation of AQAS and corrective action of previous cycle of 3rd AQIA . The major or minor nonconformities need to be corrected and followed up. Whereas observation/OB can be responded or not, depending on the unit situation. The results from audit in 2008 and 2009 showed good progress of compliances of academic units at UB. These showed also increasing of AQAS understanding at units. Overall, audit in organization, documentation, implementation of AQAS and corrective actions of findings from previous audit in 2008 showed the same level of compliances of faculty and department/SP. This results showed an integrative implementation of AQAS at faculty/program and department/SP. However,  there were some nonconformities found in some units or different perception between faculty and department. The average score of academic unit in compliance with AQAS in 3rd AQIA, at Faculty/SP and Department/SP was higher than 70% meaning good (B) and Excellent (A). Those scores indicated thatAcademic unit managed well the implementation ofAQAS. The average score of academic unit in compliance with AQAS is presented in the figure below.

 Rerata-Kepatuhan-Fak-Prog-AIMA-4 2009

The average of compliances of Faculty/Program in 4th cycle 2009

 Rerata-Kepatuhan-Jur-PS-AIMA-4 2009

The average of compliances of Department/Study Program in 4th cycle AQIA 2009
The audit results showed that some units gave good progress in the implementation of AQAS and in the improving of quality standards including organization structure and documentation. Some other units did not have good progress because of unmanaged documentation of activities (management and database) and also lacking of data of corrective action of findings fromprevious cycle of auditing.

 Pengembangan-SPMA-Fak-Prog-AIMA-4 2009

Remarks of Implementation AQAS at Faculty/Program
 Pengambangan-SPMA-Jur-PS-AIMA-4 2009
Remarks of Implementation AQAS at Department/Study Program
Based on the results, the average score of AQAS implementation at academic units is above 80% (81,64% for Faculty/Program and 83,22% for Department and SP) which classified tograde A (excellent) (according to the Surat Keterangan No.3103/J10/LL/2008 regarding grading of score). Someunits have the score  less than 70% (C, sufficient). The results of AQIA were used to determine the best performance of the department/SP in the event ofUB Annual Quality Award (UBAQA). This award was intended to speed up the improving of academic quality to be ready in the implementation of IQAS in 2010.

Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) Siklus 4 tahun 2009 adalah audit internal bidang akademik yang merupakan kelanjutan dari AIMA Siklus 3 tahun 2008. Dengan demikian, hasil-hasil atau temuan yang telah ditindak-lanjuti di AIMA Siklus 3 tahun 2008 diperiksa kembali di AIMA Siklus 4 tahun 2009.

AIMA Siklus 4 tahun 2009 dilaksanakan dalam 2 tahap. Tahap 1, audit tingkat fakultas/program dilaksanakan pada tanggal 9-10 Juli 2009. Tahap 2, audit tingkat jurusan/PS, dilaksanakan pada tanggal 15-17 Juli 2009, dengan jadwal sesuai dengan kesediaan waktu dari auditor dan auditee. Berikut ini adalah jadwal pelaksanaan AIMA Siklus 4 tahun 2009.

Auditor yang terlibat terdiri dari auditor lama (tersertifikasi pada Pelatihan AIMA gelombang I pada tahun 2007) dan auditor baru (tersertifikasi pada bulan Mei 2008). Partisipasi unit kerja dalam AIMA Siklus 4 tahun 2009 ini mencapai 100%, terdiri dari 12 fakultas/program dan 37 jurusan/PS.

Dalam AIMA Siklus 4 tahun 2009 ini, lingkup audit yang dijalankan masih ada kesamaan dengan tahun 2008, perbedaannya adalah AIMA tahun 2009 menitikberatkan pada implementasi SPMA. Substansi yang diaudit meliputi organisasi, dokumentasi, implementasi Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) dan tindak lanjut temuan AIMA Siklus 3 tahun 2008.

Sesuai kesepakatan pada penjelasan AIMA Siklus 4 tahun 2009 pada tanggal 25 Mei 2009, ketidaksesuaian/KTS (berat dan ringan) perlu mendapat/ada penjelasan dan tindak lanjut, sedangkan observasi/OB bisa ditanggapi atau tidak, tergantung kondisi di masing-masing unit.

Lingkup audit yang sama di tahun 2008 dan 2009 tersebut telah dapat memperlihatkan kemajuan tingkat kepatuhan masing-masing unit kerja akademik di lingkungan UB. Hal tersebut juga memperlihatkan tingkat pemahaman SDM di masing-masing unit kerja akademik semakin meningkat.

Secara keseluruhan, audit bidang organisasi, dokumentasi, implementasi SPMA dan tindak lanjut hasil temuan di tahun 2008 (PTK AIMA Siklus 3 tahun 2008) menunjukkan kesamaan antara kepatuhan di tingkat fakultas/program dengan tingkat jurusan/PS. Hal tersebut juga menunjukkan adanya integrasi implementasi SPMA di fakultas/program dan di jurusan/PS. Walaupun di beberapa unit masih ada ketidaksesuaian data atau perbedaan persepsi antara fakultas/program dan jurusan/PS.

Nilai rata-rata kepatuhan unit kerja akademik dalam AIMA, baik tingkat fakultas/program dan jurusan/PS, sudah melebihi nilai 70%, artinya sudah baik (B) dan sangat baik (A). Nilai tersebut menjadi bukti bahwa implementasi SPMA di unit kerja akademik telah berjalan dengan baik. Rata-rata nilai kepatuhan unit kerja dalam AIMA, berdasarkan kriteria audit, dapat dilihat pada gambar berikut.

Rerata-Kepatuhan-Fak-Prog-AIMA-4 2009

Rerata Kepatuhan Fakultas/Program dalam AIMA Siklus 4 Tahun 2009

Rerata-Kepatuhan-Jur-PS-AIMA-4 2009

Rerata Kepatuhan Jurusan/PS dalam AIMA Siklus 4 Tahun 2009

Dalam hal pengembangan dan implementasi SPMA di masing unit kerja akademik (fakultas/program/jurusan/PS), terjadi perubahan susunan peringkat dan nilai. Beberapa unit menunjukkan kemajuan dalam implementasi SPMA, dalam hal ini ada perbaikan standar dalam implementasi SPMA (termasuk di dalamnya perbaikan organisasi dan dokumentasi). Sedangkan di sebagian unit terjadi kemunduran, terutama disebabkan karena dokumentasi kegiatan yang kurang baik (manajemen dan database) serta tidak adanya (kekurangan data) tindak lanjut terhadap temuan AIMA Siklus 3 tahun 2008.

Pengembangan-SPMA-Fak-Prog-AIMA-4 2009

Nilai Implementasi SPMA UKPA Tingkat Fakultas/Program

Pengambangan-SPMA-Jur-PS-AIMA-4 2009

Nilai Implementasi SPMA UKPA Tingkat Jurusan/Program Studi

Berdasarkan di atas, dapat dilihat nilai rata-rata pengembangan SPMA di unit-unit kerja akademik masih di atas 80% (fakultas/program 81,64% dan jurusan/PS 83,22%), dengan demikian sesuai Surat Keterangan No.3103/J10/LL/2008 tentang Kategorisasi Nilai Skor Kepatuhan, baik fakultas dan jurusan memiliki peringkat rata-rata “A” (sangat baik). Meski demikian, masih terdapat beberapa unit yang kurang menunjukkan hasil baik, terutama unit-unit yang memperoleh peringkat “C” (kurang baik) dengan skor kurang dari 70%.

Selanjutnya, hasil AIMA ini, akan menjadi dasar bagi penetapan 5 fakultas/program maupun 12 jurusan/program studi dengan kinerja terbaik di UB, yaitu melalui program UB Annual Quality Award (UBAQA) yang akan mengakselerasi peningkatan mutu akademik di UB sebelum implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) secara menyeluruh pada tahun 2010.


Export date : Sun, 24 Sep 2017 14:00:37
Exported from [ http://pjm.ub.ac.id/layanan/audit-internal-mutu/aim-ukpa/aima-ukpa-siklus-4-tahun-2009/ ]