AIMA UKPA Siklus 2 2008Internal Quality Audit for Academic Services 2 2008

2nd cycle of AQIA 2007

There was a lack of knowledge and understanding of the staff in applying education quality assurance, therefore, before 2nd cycle of AQIA started, there were assistance in finalizing the developing and implementing of quality documents by QAC. This was monitored by Vice Rector. AQIA 2nd cycle was carried out in 2 steps. The first step was a system auditing held on June 25, 2008 at the Main Building UB 8th floor. Second step was compliance audit (visitation) held on June 26- 27, 2008. The visitation schedule was agreed by audited unitsand auditors. Auditor involved consists of existing auditors (certified on AQIA training in 2007) and new auditors (certified in May, 2008). The number of auditors involved was 78 auditors (84%) from total UB auditors of 93 auditors. From 78 auditors involved, 50 auditors was new auditors, 28 auditors were existing auditors. The distribution of auditors was based on :
  1. The availability of auditors
  2. The availability of audited units
  3. The involvement of auditor in assistance of quality assurance units at faculty and SP levels (for established auditors)
The number of units participation in AQIA 1st cycle 2009 was 100% consisting of 12 faculties/programs and 37 departments. The resultsof 2nd cycle of AQIA was grouped into 2 groups: group of faculties/programs and group of SP's. This grouping made an easy evaluation because the audited unit documents are different between faculty and department/SP. Based on compilation of AQIA results, there are some findings :
  1. Academic quality assurance system (AQAS) organization
  2. Document format
  3. Document code
  4. Legalized document
  5. Document content
  6. AQAS implementation
Most of findings in faculty/program were incorrect document content and incorrect document code. In department/SP, most of findings were incorrect document format and incorrect document code.

 Frekuensi-temuan-di-Fak-Prog AIM UKPA Siklus 2 2008

Frequency of findings from 2nd cycle IQA academic service unit at Faculty/ Program

 Frekuensi-temuan-di-Jur-PS AIM UKPA Siklus 2 2008

Frequency of findings from 2nd cycle IQA academic service unit at Department/Study Program
The evaluation of AQAS prepared by audited units was used as areference for auditing. Based on these evaluation, the percentage of compliancewas obtained at organization of AQAS. The audited items were organization structure of AQAS at level of faculty/program, the existence ofAQAS documents, AQAS implementation and the delayed of collecting document. The level of compliance to the standards of the audited unit is presented below:

 Tingkat-Kepatuhan-Fak-Prog AIM UKPA Siklus 2 2008

The compliance to the standards in 2nd cycle IQA academic service unit at Faculty/ Program
 

Tingkat-Kepatuhan-Jur-PS AIM UKPA Siklus 2 2008

The compliance to the standards in 2nd cycle IQA academic service unit at Department/Study Program

The auditing process showed that Rector has a good commitment to achieve standards ofAQAS. In the future,academic activities at UB at Faculty/Program and Department levels are expected to be more clear as in good university standards.Moreover, this activity was relevant to meet theNational Education Standards(Peraturan Pemerintah No.19, 2005) and attempt to prepare UB to be world class entrepreneurial university.

Mengingat kemampuan wawasan dan pemahaman sumberdaya manusia yang melaksanakan jaminan mutu pendidikan masih kurang, maka sebelum AIMA Siklus 2 diadakan pendampingan finalisasi penyusunan dan implementasi dokumen mutu oleh PJM dan dipantau oleh Pembantu Rektor I.

Pelaksanaan AIMA Siklus 2 dilakukan dalam 2 tahap. Tahap 1 (Audit Sistem) dilaksanakan pada hari Rabu tanggal 25 Juni 2008 di Gedung Kantor Pusat UB Lantai 8, dibuka oleh Ketua PJM-UB pada jam 09.00 s.d 15.00 WIB. Tahap 2 (Audit Kepatuhan/Visitasi) dilaksanakan pada hari Kamis dan Jum’at tanggal 26 dan 27 Juni 2008, dengan jadwal sesuai dengan kesediaan waktu dari auditor dan auditee. Jadwal visitasi ke masing-masing Teraudit dibagi menjadi empat gelombang.

Auditor yang terlibat terdiri dari Auditor Lama (tersertifikasi pada Pelatihan AIMA gelombang I pada tahun 2007) dan Auditor Baru (tersertifikasi pada bulan Mei 2008). Jumlah Auditor yang terlibat sesuai surat kesediaan yang masuk adalah 78 orang (84%) dari total Auditor UB sebanyak 93 orang. Dari 78 Auditor yang terlibat, sebanyak 50 orang adalah Auditor baru, sisanya adalah Auditor lama (28 orang). Pembagian Auditor (distribusi) dilakukan dengan mempertimbangkan beberapa hal, yaitu:

  1. Kesediaan waktu Auditor dalam men-audit (khususnya dalam Audit Kepatuhan)
  2. Kesediaan waktu Teraudit untuk di-visitasi
  3. Keterlibatan Auditor dalam Pendampingan GJM-UJM Batch I (khusus untuk Auditor lama)

Partisipasi unit kerja dalam AIMA Batch I Tahun 2008 ini mencapai 100%, terdiri dari 12 Fakultas/Program dan 37 Jurusan/PS.

Hasil AIMA Siklus 2 Tahun 2008 dikelompokkan menjadi dua, yaitu kelompok Fakultas/Program dan kelompok Jurusan/Program Studi. Hal ini dilakukan untuk mempermudah interpretasi, selain itu juga karena dokumen yang diaudit berbeda antara fakultas/program dan jurusan/PS. Berdasarkan rekapitulasi hasil AIMA dari Auditor, didapatkan nilai frekuensi temuan sesuai lingkup audit yang disepakati, yaitu dalam hal:

  1. Organisasi SPMA
  2. Format Dokumen
  3. Coding Dokumen
  4. Pengesahan Dokumen
  5. Isi Dokumen
  6. Implementasi SPMA

Frekuensi temuan terbesar untuk kelompok fakultas/program didapati pada isi dokumen dan coding dokumen. Sedangkan untuk kelompok jurusan/PS, temuan terbesar pada format dokumen dan coding dokumen.

Frekuensi-temuan-di-Fak-Prog AIM UKPA Siklus 2 2008
Frekuensi Temuan AIM UKPA Siklus 2 di Tingkat Fakultas/Program

Frekuensi-temuan-di-Jur-PS AIM UKPA Siklus 2 2008

Frekuensi Temuan AIM UKPA Siklus 2 di Tingkat Jurusan/Program Studi

Isian Evaluasi Pengembangan SPMA, yang telah diisi oleh auditee juga menjadi acuan dalam penilaian audit, dari isian tersebut didapatkan nilai persen kepatuhan masing-masing unit kerja dalam hal kebijakan kelembagaan SPMA, struktur organisasi SPMA fakultas/program, keberadaan dokumen SPMA, implementasi SPMA dan keterlambatan pengumpulan dokumen. Tingkat kepatuhan masing-masing auditee disajikan dalam gambar berikut:

Tingkat-Kepatuhan-Fak-Prog AIM UKPA Siklus 2 2008
Tingkat Kepatuhan dalam AIM UKPA Siklus 2 di Tingkat Fakultas/Program
Tingkat-Kepatuhan-Jur-PS AIM UKPA Siklus 2 2008
Tingkat Kepatuhan dalam AIM UKPA Siklus 2 di Tingkat Jurusan/Program Studi

Pelaksanaan audit ini menjadi bukti komitmen Rektor dalam pencapaian standar pengembangan SPMA berkelanjutan. Dengan audit ini, diharapkan penyelenggaraan kegiatan akademik UB di fakultas/program dan jurusan/program studi akan lebih jelas, sesuai standar PT yang sehat, berdaya saing dan akuntabel. Selain itu, kegiatan ini sangat relevan dengan pemenuhan Standar Nasional Pendidikan (Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005), 14 standar Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) BAN-PT, sertifikasi dosen (Peraturan Pemerintah No.42 Tahun 2007) dan upaya meningkatkan persiapan UB menjadi world class entrepreneurial university.


Export date : Fri, 17 Nov 2017 17:36:36
Exported from [ http://pjm.ub.ac.id/layanan/audit-internal-mutu/aim-ukpa/aima-ukpa-siklus-2-tahun-2008/ ]