Audit Internal MutuInternal Audit

Internal Quality Audit is a systemic and independent evaluation to know whether the IQAS is implemented effectively and meet the planning and standards established by units at UB. IQA in UB is performed to evaluate conformities between implementation and quality standard established in quality Management System of academic, finance and administration at units. Internal Quality Audit is very useful :
  • to help in identifying every nonconformities of activities that have already done, is being done or for everything in the future that would be problems (nonconformities)
  • to assure conformity with documentation system and standard required
  • to assure conformity with activities and document system
  • to assure consistency of applied system.
  • to assure effectiveness of applied system
  • to improve or to develop system

 

The result of IQA

QAC was obliged to be evaluated through the Internal Quality Audit (IQA) as an Unit Academic Supporting Service Unit (ASSU). Since implementation of ISO9001-2008 in 2011, QAC has been audited for 4 cycles.

In the 1st cycle of IQA for ASSU in 2011 with the scope of design review and quality management system including the document availability and record, QAC who initiated ISO 9001 implementation at UB since 2008 was considered as  an unit that meet the ISO 9001 standards. Therefore, in 1st cycle of IQA for ASSU, QAC was excluded from the list of audited units.

In the 2nd cycle IQA ASSU, QAC was audited by 2 internal auditors of Tri Wahono and Pranatalia Pratami Nugraheni. In this audit, the auditors found 24 nonconformities and 4 observations/suggestions. Most of the findings were inappropriate quality documents (contents and format). QAC followed-up those findings by taking corrective actions to the quality documents as suggested by the auditors. .

In the 3rd cycle of IQA for ASSU in 2011, QAC was audited by internal auditors of Tri Wahono and Syaifuddin. In this audit, the auditors found 2 nonconformities and 2 observations/ suggestions. The findings were improvement of process of IQA at UB which is a mandate from UB and completion of activities record. Some findings were corrected but some others have not been corrected especially improvement to the system and documents.

 

AIM UKPPA Siklus 3

Figure: Visitation of Internal Auditor (Tri Wahono and Syaifuddin) on the 3rd cycle of IQA ASSU

In the 4th cycle of IQA for ASSU in 2012, QAC was audited by 2 internal auditors of Tri Wahono and Pranatalia Pratami Nugraheni. In this audit, 2 nonconformities and 3 observations were found. Those were improvement of  system and documents and records of activities. Some findings obtained from 3rd and 4th cycles have already been corrected. Nonconformities and observations regarding nonconformities of QAC product/service and code of  activity records and QAC facilities have not been solved.

AIM UKPPA Siklus 4

Figure: Visitation of Internal Auditor (Tri Wahono and Pranatalia P.N.) in the 4th cycle of IQA ASSU

In the 5th cycle IQA for ASSU in 2012, QAC was audited by 2 internal auditors of Syaifuddin and Titis Sari Kusuma. In this audit, the auditors did not find new findings. However, there were some nonconformities obtained from previous auditing such as QAC product/service and code of activity records and facilities have not been corrected.

AIM UKPPA Siklus 5

Figure: Visitation of Internal Auditor (Syaifuddin dan Titis Sari Kusuma) on the 5th cycle of IQA ASSU

Based on the result 6th cycle IQA for ASSU, QAC was regarded a consistent unit in implementing quality system management of ISO 9001:2008. Most of findings were suggestions (observation) and nonconformities have already been closed. Some observation findings were difficult to be closed for example expanding QAC room space and top management policy regarding the management review unit at UB. Those were considered to be closed because it's an uncontrolled external factor.

Audit Internal Mutu (AIM) adalah pemeriksaan sistematik dan independen untuk mengetahui apakah implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) efektif dan sesuai perencanaan yang dilakukan oleh unit kerja di Universitas Brawijaya (UB). AIM di UB dilakukan untuk memeriksa kesesuaian antara standar mutu yang ditetapkan, dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) Akademik, Keuangan dan Administrasi dengan pelaksanaannya oleh unit kerja di UB.

Audit Internal Mutu (AIM) sangat bermanfaat untuk:

  • Membantu mengidentifikasi setiap ketidaksesuaian yang telah dan atau sedang terjadi, serta hal-hal yang kemudian hari mempunyai kecenderungan untuk menimbulkan masalah (terjadi ketidaksesuaian).
  • Menjamin kesesuaian sistem terdokumentasi terhadap persyaratan standar yang diacu.
  • Menjamin kesesuaian aktivitas yang diterapkan dengan sistem terdokumentasi.
  • Menjamin konsistensi penerapan sistem.
  • Memastikan keefektifan penerapan sistem.
  • Meningkatkan/mengembangkan sistem.

Hasil AIM untuk PJM

Sebagai salah satu bagian atau unit kerja di UB, PJM juga diwajibkan untuk menjalani dan mengikuti AIM bagi Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA). Sejak diterapkan SMM ISO 9001:2008 di seluruh unit kerja di UB, yaitu tahun 2011, PJM telah mengikuti AIM sebanyak empat (4) siklus audit.

Pada AIM UKPPA Siklus 1 Tahun 2011, dengan lingkup audit yang masih mendasar yaitu tinjauan desain dan sistem manajemen mutu, termasuk ketersediaan dokumen dan rekaman, maka PJM yang telah mempelopori implementasi ISO 9001 di UB dari tahun 2008 dianggap telah memenuhi persyaratan ISO 9001. Sehingga pada AIM UKPPA Siklus 1, PJM tidak termasuk dalam daftar auditee.

Pada AIM UKPPA Siklus 2 Tahun 2011, PJM diaudit oleh dua orang auditor internal, yaitu Tri Wahono dan Pranatalia Pratami Nugraheni. Pada audit tersebut, PJM mendapatkan 24 temuan ketidaksesuaian (KTS) dan empat (4) observasi/saran. Temuan-temuan tersebut sebagian besar berupa perbaikan dokumen mutu (isi dan format). Temuan-temuan tersebut telah ditindaklanjuti dengan memperbaiki dokumen mutu sesuai masukan dari auditor internal.

Pada AIM UKPPA Siklus 3 Tahun 2011, PJM diaudit oleh dua orang auditor internal, yaitu Tri Wahono dan Syaifuddin. Pada audit tersebut, PJM mendapatkan 2 temuan ketidaksesuaian (KTS) dan dua (2) observasi/saran. Temuan dan saran pada audit tersebut adalah terkait perbaikan proses penyelenggaraan AIM di UB yang menjadi mandat PJM, selain juga ada temuan terkait kelengkapan rekaman kegiatan. Beberapa temuan penting dalam AIM UKPPA Siklus 3 tersebut telah dapat ditindaklanjuti. Sedangkan beberapa temuan yang lain masih belum dapat terselesaikan, terutama terkait perbaikan sistem dan dokumen yang masih dalam proses.

AIM UKPPA Siklus 3

Kunjungan Auditor Internal (Tri Wahono dan Syaifuddin) dalam rangka AIM UKPPA Siklus 3

Pada AIM UKPPA Siklus 4 Tahun 2012, PJM diaudit oleh dua orang auditor internal, yaitu Tri Wahono dan Pranatalia Pratami Nugraheni. Pada audit tersebut, PJM mendapatkan 2 temuan ketidaksesuaian (KTS) dan tiga (3) observasi/saran. Temuan dan saran pada audit tersebut adalah tentang perbaikan sistem dan dokumen serta kelengkapan rekaman kegiatan. Beberapa temuan terkait perbaikan sistem dan dokumen yang ditemukan pada AIM UKPPA Siklus 3 dan Siklus 4 telah dapat ditindaklanjuti. Temuan dan saran tentang rumusan ketidaksesuaian produk jasa PJM, tentang kode rekaman kegiatan dan tentang sarana-prasarana PJM masih belum dapat terselesaikan.

AIM UKPPA Siklus 4

Kunjungan Auditor Internal (Tri Wahono dan Pranatalia P.N.) dalam rangka AIM UKPPA Siklus 4

Pada AIM UKPPA Siklus 5 Tahun 2012, PJM diaudit oleh dua orang auditor internal, yaitu Syaifuddin dan Titis Sari Kusuma. Pada audit tersebut, PJM tidak mendapatkan temuan baru. Namun demikian dari hasil verifikasi, terdapat beberapa temuan lama yang masih belum terselesaikan, yaitu tentang rumusan ketidaksesuaian produk jasa PJM, tentang kode rekaman kegiatan dan tentang sarana-prasarana PJM.

AIM UKPPA Siklus 5

Kunjungan Auditor Internal (Syaifuddin dan Titis Sari Kusuma) dalam rangka AIM UKPPA Siklus 5

Dari hasil AIM UKPPA Siklus 6, PJM dianggap konsisten dalam dalam menjalankan Sistem manajemen Mutu (SMM) ISO 9001-2008. Temuan-temuan yang ada bersifat saran perbaikan (observasi), sedangkan ketidaksesuaian (KTS) terhadap sistem sudah ditindaklanjuti (closed). Beberapa saran perbaikan (observasi) yang sulit untuk ditindaklanjuti, seperti perluasan ruangan PJM dan kebijakan top management tentang tindak lanjut hasil tinjauan manajemen unit kerja di UB, dianggap dapat ditutup (consider closed), mengingat saran tersebut sangat tergantung dengan faktor eksternal PJM.


Export date : Fri, 24 Nov 2017 20:01:04
Exported from [ http://pjm.ub.ac.id/jaminan-mutu/internal-audit-and-external-audit/internal-audit/ ]