AIM UKPA Siklus 17 Tahun 2018

Sejak tahun 2007, Universitas Brawijaya (UB) telah menyelenggarakan evaluasi internal untuk semua unit kerja, baik unit kerja akademik (UKPA) maupun non akademik atau supporting units (UKPPA). Kegiatan tersebut dikenal dengan Audit Internal Mutu (AIM), yang mengendalikan capaian mutu penyelenggaraan tri dharma perguruan tinggi, serta membangun budaya mutu melalui implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).

Kegiatan AIM untuk Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) tahun ini merupakan siklus ke-17 yang diperuntukkan bagi auditees tingkat fakultas, jurusan, program studi (prodi) dan laboratorium. Lingkup AIM UKPA Siklus 17 Tahun 2018 ditetapkan oleh Rektor UB berbeda-beda untuk tiap level unit.

Seperti tahun sebelumnya, ada pembagian tugas pelaksana kegiatan AIM, hal ini mempertimbangkan tingkat resiko kegiatan tri dharma UB. Lingkup dan unit yang masuk kategori resiko tinggi diaudit oleh auditor internal universitas dan dikoordinir Pusat Jaminan Mutu (PJM), yaitu lingkup audit standar kinerja fakultas dan prodi lama (termasuk jurusan yang memiliki prodi) terakreditasi “B”, prodi terakreditasi “C” dan prodi baru (belum terakreditasi, serta 19 prodi terakreditasi/tersertifikasi internasional. Kegiatan audit oleh PJM dilakukan dengan dua tahapan, yaitu desk evaluation dan site visit. PJM akan menyempaikan hasil audit kepada Rektor.

Untuk unit yang tidak termasuk kategori beresiko tinggi (mis. Prodi terakreditasi “A” dan laboratorium) diaudit oleh auditor internal fakultas dan dikoordinir Wakil Dekan I dibantu Gugus Jaminan Mutu (GJM) fakultas/program. Untuk audit unit kerja yang didelegasikan kepada GJM dilakukan dengan desk evaluation. GJM akan menyampaikan hasil audit kepada Dekan/Pimpinan

Seperti AIM sebelumnya, instrumen AIM UKPA Siklus 17 disusun oleh PJM dimana instrumen tersebut berbeda-beda untuk tiap level unit. Berikut ini matriks lingkup AIM UKPA Siklus 17 tahun 2018 dan pelaksana auditnya.

No

Ruang Lingkup (Scope)

Pelaksana

UKPA

UKPPA

Fak/Prog

Jur.

Prodi

Lab.

1.

Tindaklanjut Temuan AIM Sebelumnya PJM/GJM

V

V

V

V

V

2.

Tinjauan Manajemen (TM) PJM/GJM

V

V

V

V

V

3.

Akreditasi Nasional Prodi dan Standar SPMI (Prodi Lama “B”, Prodi “C”, Prodi Baru) PJM

V

V

V

-

-

4.

Standar Kinerja PJM

V

-

-

-

-

5.

Konversi Dokumen SPMI (Manual Mutu) PJM/GJM

V

V

-

-

V

6.

Konversi SOP sesuai Permenpan-RB 35/2015 PJM/GJM

V

V

V

V

V

7.

Tindaklanjut Temuan Asesor Akreditasi/Sertifikasi Internasional PJM

-

-

V

-

-

Untuk kebutuhan AIM UKPA Siklus 17, PJM menyediakan web ini sebagai media informasi untuk auditor internal dan auditees. Berikut ini download link berkas-berkas dan instrumen AIM yang bisa digunakan oleh auditor internal dan auditees. (download link menggunakan otentifikasi)

  1. Jadwal AIM
  2. Materi Diseminasi AIM UKPA Siklus 16
  3. Materi Sosialisasi AIM UKPA Siklus 17
  4. Daftar fakultas/jurusan/prodi dan pembagian tugas audit
  5. Daftar auditor internal fakultas/program
  6. Instrumen AIM (fakultas/program, jurusan, program studi, laboratorium)
  7. Form Rekap Data Dukung Capaian Kinerja Fakultas
  8. Matriks Penilaian Akreditasi BAN-PT (fakultas, jurusan, prodi S-1, Prodi S-2, prodi S-3)
  9. Form Laporan AIM
  10. Form Umpan Balik Auditee
  11. Form Umpan Balik Auditor Internal
  12. Template Tinjauan Manajemen
  13. Template Lembar Identifikasi
  14. Template SOP sesuai Permenpan-RB Nomor 35 Tahun 2012
  15. Permenpan-RB Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan
  16. Kode Dokumen SPMI UB
  17. Peraturan Rektor Nomor 24 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas
  18. Skema Klasifikasi Arsip UB