Sejak tahun 2007, Universitas Brawijaya (UB) telah menyelenggarakan evaluasi internal untuk semua unit kerja, baik unit kerja akademik (UKPA) maupun non akademik atau supporting units (UKPPA). Kegiatan tersebut dikenal dengan Audit Internal Mutu (AIM), yang mengendalikan capaian mutu penyelenggaraan tri dharma perguruan tinggi, serta membangun budaya mutu melalui implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).
Kegiatan AIM untuk Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) tahun ini merupakan siklus ke-16 yang diperuntukkan bagi auditees tingkat fakultas, jurusan, program studi (prodi) dan laboratorium. Lingkup AIM UKPA Siklus 16 Tahun 2017 ditetapkan oleh Rektor UB berbeda-beda untuk tiap level unit.
Seperti tahun sebelumnya, ada pembagian tugas pelaksana kegiatan AIM, hal ini mempertimbangkan tingkat resiko kegiatan tri dharma UB. Lingkup dan unit yang masuk kategori resiko tinggi diaudit oleh auditor internal universitas dan dikoordinir Pusat Jaminan Mutu (PJM), yaitu lingkup audit kontrak kinerja fakultas dan prodi (dan jurusan yang memiliki prodi) terakreditasi “C”, “C Anugerah” dan melewati batas pengajuan usulan akreditasi. Kegiatan audit oleh PJM dilakukan dengan dua tahapan, yaitu desk evaluation dan site visit.
Untuk unit yang tidak termasuk kategori beresiko tinggi (mis. Prodi terakreditasi “A” dan “B”, serta laboratorium) diaudit oleh auditor internal fakultas dan dikoordinir Wakil Dekan I dibantu Gugus Jaminan Mutu (GJM) fakultas/program. Untuk audit unit kerja yang didelegasikan kepada GJM dilakukan dengan desk evaluation.
Seperti AIM sebelumnya, instrumen AIM UKPA Siklus 16 disusun oleh PJM dimana instrumen tersebut berbeda-beda untuk tiap level unit. Berikut ini matriks lingkup AIM UKPA Siklus 16 tahun 2017 dan pelaksana auditnya.
Keterangan:
- Tidak termasuk lingkup audit jika unit kerja memiliki prodi dengan akreditasi “A” dan “B”
- Evaluasi Tinjauan Manajemen terdiri dari: Laporan, Lingkup Bahasan, Penyampaian Laporan kepada Atasan, termasuk Penanganan Keluhan dan IKM.
- Konversi dokumen SPMI terdiri dari perubahan format dan coding SOP. Target penyelesaian konversi sebanyak 10% dokumen SOP.
- Fakultas/Program/Jurusan yang memiliki prodi terakreditasi “C” ≥ 1, termasuk “C Anugerah”, kadaluwarsa atau prodi yang terlambat upload usulan akreditasi di SAPTO / LAMPTKes.
- Prodi lama yang terakreditasi ”C”, prodi baru yang terakreditasi “C”, prodi baru yang belum terakreditasi, atau prodi yang terlambat upload usulan akreditasi di SAPTO/LAMPTKes.
Untuk kebutuhan AIM UKPA Siklus 16, PJM menyediakan web ini sebagai media informasi untuk auditor internal dan auditees. Berikut ini download link berkas-berkas dan instrumen AIM yang bisa digunakan oleh auditor internal dan auditees.
- Jadwal AIM
- Penjelasan AIM UKPA Siklus 16 untuk Auditee
- Materi Refreshing AIM UKPA Siklus 16 untuk Auditor Internal
- Daftar fakultas/jurusan/prodi dan pembagian tugas audit
- Daftar auditor internal fakultas/program
- Distribusi auditor internal PJM untuk tingkat program studi dan jurusan
- Daftar kontak auditor internal PJM
- Daftar contact person auditees tingkat program studi dan jurusan
- Instrumen AIM (fakultas/program, jurusan, prodi S-1, S-2, S-3, prodi diploma, laboratorium)
- Instrumen AIM khusus Prodi di Fakultas Kedokteran (fakultas, jurusan, prodi profesi, prodi spesialis, laboratorium)
- Form Rekap Data Dukung Kontrak Kinerja Dekan
- Target Capaian Kontrak Kinerja Rektor dan Dekan Tahun 2017
- Matriks Penilaian Akreditasi BAN-PT (fakultas, jurusan, prodi S-1, prodi S-2, prodi S-3, prodi Diploma)
- Form Laporan AIM
- Form Umpan Balik Auditee
- Form Umpan Balik Auditor Internal
- Template Tinjauan Manajemen (versi ISO 9001:2008)
- Penjelasan tentang konversi dokumen SPMI UB
- Template SOP dan Standar Mutu UB
- Kode Dokumen SPMI UB
- Peraturan Rektor Nomor 24 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas
- Peraturan Rektor Nomor 33 Tahun 2016 tentang Kode Unit Kerja di UB
- Skema Klasifikasi Arsip UB